Quem empreende precisa se informar sobre questões que envolvem o pagamento de tributos, incluindo saber o que é retenção de impostos e suas regras.
Isso porque, conhecer as obrigações fiscais da empresa é fundamental para manter em dia o pagamento de impostos empresariais, evitando multas e outras penalidades.
Portanto, entender o que é retenção de impostos é o primeiro passo para assegurar que seu negócio está cumprindo a legislação sobre o tema.
O que é retenção de impostos?
Para entender o que é retenção de impostos, precisamos começar abordando o conceito de contribuinte.
Assim, para a legislação tributária, o contribuinte é a pessoa física ou jurídica que, a princípio, tem a obrigação de pagar um tributo (imposto ou contribuição social).
Porém, a legislação pode determinar que outra pessoa fique responsável pelo recolhimento, como ocorre na retenção de impostos.
Desse modo, a retenção de impostos é a transferência da obrigação de recolhimento e repasse de tributos para outra pessoa que não o contribuinte.
Nesse sentido, um exemplo simples para explicar o que é retenção de impostos são os descontos em folha de pagamento: a empresa contratante faz a retenção de tributos do salário bruto e a pessoa funcionária recebe o valor líquido.
Essa mesma sistemática pode se aplicar quando a empresa contrata um prestador de serviços autônomo que atua como pessoa física, devendo reter tributos ao efetuar o pagamento.
A retenção pode ser obrigatória ainda em operações entre empresas, principalmente em atividades de prestação de serviços.
Sendo assim, vamos imaginar um serviço de R$ 1.000. Se houver uma retenção tributária de 5% sobre a operação, a empresa prestadora receberá R$ 950 como pagamento líquido.
Entretanto, a empresa tomadora terá que repassar os R$ 50 ao fisco. E os R$ 50 serão contabilizados como tributo pago pela prestadora.
Quem sofre a retenção de impostos?
O valor retido sai do pagamento do contribuinte (que pode ser uma pessoa física ou empresa), logo, é ele quem sofre a retenção.
Porém, quem tem a obrigação de recolher os valores, ou seja, de fazer a retenção de impostos, e fazer o repasse aos órgãos responsáveis é a empresa contratante.
Portanto, quando uma empresa faz a retenção de impostos, isso não gera um custo adicional, já que os valores devem ser abatidos do montante pago.
Já a pessoa física ou jurídica que sofre a retenção também pode abater os valores retidos do total de imposto a ser pago.
Objetivo da retenção de impostos
O objetivo da retenção de impostos é facilitar a fiscalização sobre o pagamento de tributos, para reduzir a sonegação fiscal.
Para isso, como vimos, o governo transfere a responsabilidade de reter e fazer o repasse do tributo a uma terceira parte, podendo ainda cruzar dados para melhorar a fiscalização — a partir da declaração de imposto de renda PJ, por exemplo.
E se a empresa não fizer as retenções?
Caso a empresa seja obrigada por lei a reter impostos e não o fizer, poderá ter que pagar os valores não recolhidos posteriormente, com multas e correções.
E se a empresa fizer a retenção, mas não repassar o valor ao fisco, pode ser enquadrada no crime de apropriação indébita.
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Como saber se há retenção de impostos em uma operação?
A retenção de impostos geralmente ocorre em operações entre empresas, com algumas exceções, como os descontos em folha de pagamento do INSS e IRRF, inclusive em folha de pagamento para autônomo.
Assim, é preciso considerar os tributos aplicáveis, já que as regras e percentuais de cálculo variam.
Além disso, quando a operação envolve prestação de serviços, a retenção de tributos vai depender da atividade, com base na lei 10.833/2003.
Portanto, nem toda prestação de serviços gera a obrigação de reter imposto na fonte para a empresa que contrata.
E também é preciso considerar o regime tributário das empresas envolvidas na operação.
Quais impostos podem ser retidos?
Os principais tributos que podem gerar a obrigação de reter impostos na fonte são:
- ISS (Imposto Sobre Serviços). Por ser de competência municipal, as regras de retenção e alíquotas variam, respeitando o limite de 2% a 5% previsto em lei.
Tributos federais sujeitos a retenção:
- Contribuição ao INSS (Instituto Nacional do Seguro Social);
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte);
- CSLL (Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido);
- PIS (Programa de Integração Social);
- Cofins (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social).
Leia mais | Banco PJ, o que é?
Diferença entre retenção e substituição tributária
Embora também seja uma forma de antecipar o pagamento de tributos, na substituição tributária, o recolhimento do ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) é feito no início da cadeia produtiva.
Sendo assim, uma indústria pode fazer o recolhimento do ICMS de um produto e fazer o repasse do valor para o restante da cadeia (varejistas e pessoas consumidoras).
Leia mais | O que é substituição tributária
Quais empresas devem reter impostos?
Como adiantamos, o regime tributário da empresa influencia da retenção de tributos. Sendo assim, empresas do Simples Nacional prestadoras de serviços são dispensadas da retenção de PIS, Cofins e CSLL, com base no art. 32 da Lei 10.833/2002.
Porém, pode haver retenção de ISS, segundo a legislação do município em questão, além de INSS e IRRF, em alguns casos.
Quando a empresa do Simples é tomadora de serviços, também há dispensa das retenções de PIS, Cofins e CSLL.
Já para empresas dos regimes Lucro Real e Lucro Presumido, a retenção de PIS, Cofins e CSLL é obrigatória na contratação de serviços previstos na Instrução Normativa SRF n.º 459/2004, com somatória das alíquotas de 4,65%, sendo:
- 1% de CSLL;
- 0,65% de PIS;
- 3% de Cofins.
Pode haver ainda retenção de ISS, IRRF e INSS, conforme a legislação específica de cada tributo.
O que é retenção de impostos na nota fiscal?
Por regra geral, a retenção de impostos deve ser detalhada na nota fiscal de serviços, especificando os tributos, alíquotas e descontos aplicados.
Sendo assim, a nota fiscal deve mostrar o valor bruto da operação e os valores descontados referentes a cada tributo retido na fonte.
Porém, mesmo que a nota fiscal não traga essas informações, a empresa tomadora continua sendo responsável por reter os tributos aplicáveis.
Esperamos que o artigo tenha sido útil para tirar suas dúvidas sobre o que é retenção de impostos.
Lembrando que, por ser um tema com legislação complexa, é recomendável ter o auxílio de uma contabilidade interna ou externa para garantir que sua empresa está fazendo as retenções corretamente.
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