Se deparar com o aviso de nota fiscal denegada é uma dificuldade que atrapalha a rotina de um negócio, já que pode atrasar ou mesmo impedir operações de compra e venda.
Por isso, é preciso entender os possíveis motivos para tal situação e saber como resolvê-la, livrando a empresa dos riscos trazidos pela venda sem nota fiscal.
Então, preparamos este post explicando o que significa ter uma nota fiscal denegada, por que isso acontece e como solucionar o problema.
O que significa ter a nota fiscal denegada?
A nota fiscal denegada ocorre quando a Secretaria de Estado de Fazenda — Sefaz (do estado onde a empresa está sediada) identifica alguma irregularidade na inscrição estadual do CNPJ emissor ou destinatário da nota.
Dessa forma, a nota fiscal denegada não pode ser corrigida, logo, ela fica inutilizável. Ainda assim, é preciso arquivar a nota denegada por cinco anos na estrutura contábil da empresa.
Isso porque pode ser necessário apresentar a nota denegada para fins de comprovação aos órgãos fiscalizadores, como a Sefaz e a Receita Federal.
Quais os motivos para a denegação de nota fiscal?
Como foi mencionado, a denegação é uma consequência de irregularidades no cadastro do emissor ou destinatária da nota fiscal.
Nesse sentido, a inscrição estadual da empresa emissora da nota, ou da destinatária, pode estar suspensa, cancelada, baixada ou em processo de baixa.
Além disso, no caso do Microempreendedor Individual — MEI, a denegação da nota pode ocorrer quando a empresa ultrapassa o limite anual de faturamento (R$ 81 mil por ano).
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O que fazer quando a nota fiscal foi denegada?
Já vimos que a nota fiscal denegada fica inutilizável, embora deva ser arquivada na contabilidade da empresa.
Sendo assim, notas denegadas não servem como comprovantes em operações de compra em venda, já que não é possível aproveitar a numeração do documento emitido.
Mas, como resolver o problema e emitir uma nota válida? Para isso, é preciso entrar em contato com a Sefaz e resolver as pendências que levaram à denegação da nota.
Desse modo, é mais simples resolver o problema quando a irregularidade está no cadastro da sua empresa, no caso, a emissora da nota fiscal.
Pois, como vimos, a denegação também pode ser motivada por pendências no cadastro estadual da empresa destinatária da nota.
Ainda assim, você pode informar à empresa destinatária sobre a dificuldade, para solucionar as irregularidades e poder emitir uma nota válida.
Além disso, é possível fazer uma consulta no site do SINTEGRA, clicando no estado onde o CNPJ destinatário da nota está sediado para fazer a consulta da situação cadastral.
Como evitar a emissão de notas denegadas?
Para evitar o problema de ter notas denegadas, é preciso manter a inscrição estadual da empresa regular junto à Secretaria de Fazenda.
Nesse contexto, é preciso ainda ficar de olho nas mudanças nas regras tributárias e fiscais do seu estado, que costumam ser frequentes. Para isso, contar com uma assessoria contábil ajuda a manter as obrigações em dia.
Também é importante trabalhar com parcerias confiáveis, que cumpram suas obrigações tributárias e fiscais, para evitar problemas com notas denegadas.
Afinal, problemas na inscrição estadual do destinatário também podem levar à denegação de notas, como vimos.
Até porque, embora seja possível resolver o problema, qualquer atraso nos processos da empresa acabam prejudicando sua produtividade.
Leia mais | Como emitir nota fiscal de prestação de serviços: guia prático
Qual a diferença entre nota fiscal rejeitada e denegada?
Embora sejam termos parecidos, nota fiscal rejeitada e denegada têm significados diferentes.
Assim, a nota fiscal rejeitada é aquele com algum erro no preenchimento de seus campos. Da mesma forma, pode ocorrer por algum erro no cadastro de empresa, como ausência de certificado digital ou numeração duplicada, entre outros motivos.
Contudo, a numeração da nota rejeitada pode ser utilizada posteriormente, caso o erro que levou à rejeição seja corrigido. O que não ocorre com a nota denegada, cuja numeração não pode ser reutilizada.
Para que serve a inscrição estadual?
Vimos que a denegação de nota fiscal ocorre por irregularidades na inscrição estadual de uma empresa. Sendo assim, vale a pena falar um pouco sobre esse cadastro.
Nesse contexto, a inscrição estadual é um cadastro obrigatório para empresas que precisam recolher o ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e serviços).
Logo, por regra geral, todas as empresas que comercializam produtos físicos, seja em lojas físicas ou pela internet, precisam obter a inscrição estadual.
Assim, quem realiza a inscrição estadual de uma empresa é a Sefaz do estado onde ela se localiza.
Portanto, empresas obrigadas a recolher o ICMS precisam obter também esse registro estadual, além de fazer a emissão do CNPJ na Receita Federal e tirar o alvará de funcionamento municipal.
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Agora você já sabe o que é uma nota fiscal denegada e como resolver esta situação.
E para aprender mais sobre a emissão de notas, que tal conferir o post que explica como emitir nota fiscal MEI?
