Saber como cobrar clientes inadimplentes por e-mail é um passo importante para recuperar valores em atraso e assim reduzir o impacto da inadimplência nas finanças do negócio.
Inclusive, é possível usar essa forma de contato para enviar lembretes de cobrança, evitando os atrasos por esquecimento, sempre nos limites legais e mantendo o bom relacionamento com a clientela.
E para você aproveitar ao máximo os benefícios dessa estratégia de cobrança extrajudicial, preparamos dicas práticas de como cobrar clientes inadimplentes por e-mail.
4 dicas para cobrar clientes inadimplentes por e-mail
Preparamos algumas dicas práticas para fazer a cobrança de clientes inadimplentes por e-mail.
Com elas, você terá uma direção para usar esse canal de cobrança com mais eficiência, buscando manter o bom relacionamento com a clientela e respeitando os direitos do consumidor.
Afinal, diferentes motivos podem levar a pessoa consumidora a descumprir uma obrigação, desde o esquecimento da cobrança até imprevistos pessoais e familiares.
Então, confira na sequência os princípios básicos de como cobrar clientes inadimplentes por e-mail:
1. Atenção às regras de cobrança
Como em outras formas de cobrança, é obrigatório respeitar os limites fixados pelo Código de Defesa do Consumidor ao abordar clientes por e-mail.
Sendo assim, fica vedado qualquer tipo de ameaça, constrangimento ou exposição ao ridículo da pessoa consumidora.
Além disso, os e-mails de cobrança devem conter o CNPJ, nome e endereço da empresa que está informando sobre o débito.
2. Informe os detalhes da dívida
Para ter um bom retorno nas abordagens de cobrança e agir conforme a lei, é preciso passar com clareza todas as informações da dívida à pessoa cliente.
Sendo assim, os e-mails de cobrança devem contar:
- A data de vencimento do débito;
- O valor atualizado da dívida, se for o caso;
- Identificação da compra ou contrato que originou o débito;
- Formas de pagamento disponíveis;
- Canais de contato da empresa.
3. Mantenha a cordialidade nas mensagens
As mensagens do e-mail de cobrança podem ganhar um tom mais sério conforme o tempo de inadimplência.
Sendo assim, é possível enviar desde um lembrete de vencimento, visando prevenir um possível atraso, até comunicar medidas como protesto em cartório e cobrança judicial.
Porém, o tom cordial deve ser mantido sempre, visando não só preservar a relação com a pessoa consumidora, mas também respeitar os limites legais de cobrança.
Inclusive, é recomendável incluir sempre no final dos e-mails o seguinte aviso: caso o pagamento já tenha sido efetuado, favor ignorar essa mensagem.
4. Escolha um assunto adequado
O campo “assunto” merece um cuidado especial nos e-mails de cobrança, para aumentar as chances de abertura da mensagem e resolução do débito.
A propósito, como o e-mail é um canal individual de comunicação, você pode incluir a palavra “cobrança” no assunto, sem expor a pessoa destinatária. Diferente do que ocorreria em uma carta enviada pelos correios, por exemplo.
Então, além de incluir um assunto objetivo, você pode escolher a mensagem conforme o tempo de atraso da dívida:
- Antes ou no dia do vencimento: “Seu boleto vence hoje”, “Lembrete de vencimento”;
- Até 7 dias após o vencimento: “Não identificamos o pagamento do seu boleto”, “Ops, seu pagamento está pendente”;
- Após 7 dias de vencimento: “Seu boleto ainda está em aberto”, Regulariza sua dívida”, “Negocie seu boleto em aberto”.
Vale lembrar que os prazos acima são apenas sugestões, por dependerem da régua de cobrança da sua empresa.
Leia mais | Posso enviar mensagem de cobrança por WhatsApp para clientes?
Como cobrar clientes por e-mail: exemplos de mensagens
Como foi mencionado, é possível usar a cobrança por e-mail em diferentes etapas do ciclo de cobrança.
Assim, você pode cobrar clientes inadimplentes por e-mail e também usar esse canal para o envio de lembretes, visando prevenir a inadimplência. Então, confira alguns exemplos de mensagem de cobrança por e-mail a seguir:
Lembrete de vencimento
Olá (nome da pessoa cliente)!
Somos da empresa (_______). Estamos entrando em contato para que lembrar seu boleto referente à aquisição do produto/serviço (_______), no valor de (_______), vence nos próximos dias.
Para facilitar o pagamento, estamos enviando o boleto em anexo e o código de barras: (_______)
Se tiver qualquer dúvida ou quiser saber mais sobre outras formas de pagamento que aceitamos, é só entrar em contato conosco. Para isso, responda este e-mail ou nos mande uma mensagem pelo número (_______).
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor desconsidere este e-mail.
Ficamos à disposição!
(Nome da empresa, CNPJ, endereço, dados de contato, departamento responsável)
E-mail de cobrança de boleto vencido há poucos dias
Olá, (_______)!
Somos da empresa (_______). Estamos entrando em contato para lembrar que o seu boleto referente a aquisição do produto/serviço (_______) venceu no dia (data). Mas não se preocupe, nós entendemos que com a correria do dia a dia, imprevistos acontecem e por isso estamos enviando esse e-mail com o valor do boleto atualizado.
Para facilitar, esse é o código de barras (_______).
Sabemos que pagar juros e multas é uma situação ruim e por isso nos colocamos à disposição para te ajudar a quitar essa obrigação. Teria outra forma de pagamento que seria melhor para você? Seria do seu interesse parcelar essa despesa?
Se pudermos ajudar, não hesite em entrar em contato. Responda este e-mail ou nos mande uma mensagem pelo número (_______).
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail.
Ficamos à disposição!
(dados da empresa)
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E-mail de cobrança para boleto vencida há mais de 7 dias
Olá, (_______)!
Somos da empresa (_______). O motivo deste e-mail é para que você entre em contato o mais breve possível e deixe de receber multas e juros. Infelizmente, informamos que há débitos pendentes em seu nome e é do nosso interesse entender o que aconteceu e resolver com você essa situação.
Sabemos que ficar com as contas em atraso é extremamente ruim e gostaríamos, dentro do possível, de ajudar a quitar essa dívida. Para isso, entre em contato conosco para podermos negociar novas formas de pagamento e novos prazos de recebimento.
Você pode optar por responder este e-mail ou nos mandar uma mensagem pelo número (_______).
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail.
Conte conosco!
(dados da empresa)
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