Em um mundo cada vez mais regido pelas facilidades das novas tecnologias, a automação de processos se torna algo interessante para empresas que desejam mais praticidade para o seu dia a dia.
Neste artigo, você vai conhecer o significado desse conceito, além de entender por que e como aplicá-lo no seu empreendimento para que ele consiga crescer. Boa leitura!
O que é automação de processos e qual a sua importância?
Resumidamente, estamos falando sobre a ação de tornar operacional uma atividade que antes era executada de forma manual a partir da integração de dados e sistemas.
O seu objetivo é melhorar o fluxo de trabalho de uma organização, reduzindo custos, tempo, falhas e desperdícios, e aumentando a produtividade.
Com isso, a automação de processos envolve desde a programação de posts de mídias sociais por meio de ferramentas gratuitas, por exemplo, até a criação de formulários e etapas pré-definidas para facilitar as demandas da área de Compras.
Quando aplicado com excelência, esse conceito traz diversas vantagens para um empreendimento. Os principais incluem:
- Aumento da competitividade no mercado;
- Padronização da operação, o que amplia a eficiência em todos os setores;
- Controle do desempenho;
- Maior agilidade operacional e de mudanças;
- Tarefas mais acessíveis para todos os responsáveis;
- Facilidade na definição de prioridades e de tarefas para os times;
- Integração de sistemas;
- Geração de mais valor para os clientes.
Como citamos no começo deste artigo, vivemos em um mundo onde a oferta de soluções tecnológicas para diversos fins é cada vez maior. E saber como usá-las a favor do crescimento da sua empresa é algo que pode ajudá-la a se destacar frente a concorrência e conquistar mais consumidores e fãs da marca.
Sem falar que essas tecnologias podem contribuir para que você identifique investimentos que não valem mais a pena e como economizar dinheiro em pontos estratégicos.
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Como faço para automatizar a minha organização?
Adotar novas ferramentas para melhorar os processos da sua empresa envolve algumas etapas que precisam ser levadas em consideração.
Confira, a seguir, as nossas sugestões que você pode adaptar para a sua realidade:
1. Faça um mapeamento organizacional
Antes de tudo, realize um levantamento de todos os fluxos que existem na sua organização, separados por áreas de trabalho.
Em seguida, analise se eles estão funcionando com praticidade ou se possuem gargalos e atividades duplicadas e/ou que não agregam valor.
Após a identificação dos problemas, selecione aqueles que precisam se tornar mais eficientes para atuar em cima deles.
2. Pesquise, estude e selecione as possibilidades que melhor se encaixam naquele processo
Atualmente, a oferta de recursos para resolver questões de eficiência e produtividade é enorme. Portanto, é interessante fazer uma pesquisa para saber quais realmente fazem sentido para o seu modelo de empreendimento.
Procure responder às seguintes questões antes de tomar qualquer decisão: os valores investidos vão ser superados? Os erros serão de fato eliminados? Os custos vão ser reduzidos a longo prazo? A empresa terá outros ganhos?
3. Defina um cronograma e uma equipe para implementação
Uma vez que uma solução foi escolhida, chega a hora de definir quem serão os responsáveis pela sua aplicação e quanto tempo esse procedimento irá durar.
O ideal é que ele seja feito em etapas para que se possa acompanhar mais de perto se os resultados estão saindo dentro do esperado. E, conforme os novos processos vão sendo priorizados, é válido verificar as interseções com os outros já existentes.
Outra dica: considere no cronograma alguns momentos de testes para localizar e corrigir falhas antes que elas se acumulem e prejudiquem toda a implementação.
4. Organize treinamentos com os times que irão utilizar as ferramentas empregadas
Qualquer novidade dentro da empresa deve preferencialmente ser apresentada com calma para os colaboradores de forma que eles tenham tempo para se adaptarem a ela.
Assim, uma vez que a tecnologia selecionada tenha dado certo, programe treinamentos para que os participantes entendam as vantagens da solução e aprendam como utilizá-la no dia a dia de trabalho.
5. Esteja constantemente monitorando como a automação está se comportando dentro da organização
Peça feedbacks para os clientes internos e externos, realize levantamentos numéricos para acompanhar a evolução da produtividade nas áreas e localize pontos que precisam ser aperfeiçoados.
Cuidados como esses permitem que você tome decisões estratégicas sempre que necessário, trocando recursos quando preciso e tendo sempre em mente a melhora dos fluxos produtivos.
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Será que a minha empresa precisa passar por uma automatização de processos?
A verdade é que essa resposta depende muito da análise que você faz do momento atual do seu empreendimento.
Para ajudar você a tomar essa decisão, recomendamos que considere a automação de processos caso perceba:
- Ruídos constantes na comunicação, sobretudo entre diferentes setores;
- Ações desalinhadas com a estratégia geral do negócio, sinal de que as áreas não estão trabalhando em sintonia;
- Atividades sem padrão, o que aumenta falhas e desperdícios;
- Dificuldades para encontrar onde estão as origens dos problemas enfrentados;
- Tomadas de decisões sem embasamentos teóricos e numéricos.
Esses são alguns sintomas de que a saúde produtiva está precisando de uma atenção especial e que a automação de processos pode ser bem vinda.
Esperamos que este conteúdo tenha contribuído para você entender mais profundamente o que significa automação de processos e como empregá-la no seu dia a dia de trabalho.
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