Como implementar e aprimorar os processos na sua empresa

Se na sua empresa parece que você ou os gestores passam mais tempo resolvendo imprevistos do que desenvolvendo atividades previamente planejadas, atenção: seu negócio provavelmente não conta com processos bem definidos, estruturados, claros e objetivos.

Por isso, neste conteúdo, vamos explicar como criar e organizar processos que funcionam, de forma simples e objetiva. Para que você pare de apagar incêndios e consiga colocar mais energia em atividades estratégicas, que irão contribuir para o crescimento da empresa. 

O que são processos? 

Um processo nada mais é do que um passo a passo de como fazer algo ou desempenhar uma tarefa. 

Ele serve para organizar e direcionar o fluxo de trabalho até a entrega final, garantindo eficiência na produção e sucesso no resultado, minimizando as chances de erros, imprevistos, problemas gerais que levam à ineficiência e geram custos extras e inesperados ao caixa do negócio (e ainda colocam a qualidade em risco).  

Uma receita de bolo de cenoura com cobertura de chocolate, por exemplo, é um processo. 

Quando explicado com clareza e objetividade, com todas as informações necessárias e seguido com rigor e atenção por quem executa (em posse dos equipamentos e materiais necessários), o resultado não é outro senão um belo e gostoso bolo de cenoura com cobertura de chocolate. 

Qual é a importância de ter processos bem definidos nas empresas? 

Utilizando o exemplo do bolo fica muito fácil apontar a importância dos processos e alguns dos principais erros que podem acontecer quando ele não é bem explicado. Quer ver?

Se na receita estiver escrito que você precisa de 3 cenouras médias, o que realmente isso quer dizer? “Média” é uma medida absolutamente variável, depende do olhar de cada um, do tipo de cenoura que existe na região em que se vive, se a cenoura é orgânica ou não (as cenouras orgânicas costumam ser menores). 

E por que o tamanho da cenoura é tão importante? Não posso só pegar as três que acho que são médias e pronto? 

A verdade é que não. O tamanho da cenoura impacta diretamente no resultado do bolo final, na qualidade dele, no sabor. Muita cenoura pode deixar o ‘bolo solado’, massudo, com aspecto ‘encruado’. Pouca cenoura, pode deixar o bolo “larajinha” apenas, sem sabor de bolo de cenoura de verdade. 

Ou seja, o processo descrito (a receita) apresentou falha, não foi claro, objetivo, preciso e, por isso, o resultado final é cada vez uma surpresa diferente (pode dar certo, pode não dar certo). 

E essa falha gera desperdícios: matéria prima jogada no lixo, tempo de quem produziu perdido, desgaste de equipamentos “à toa”, já que sua utilização não trará nenhum lucro.   

Para solucionar esta questão, bastaria a receita indicar o peso exato de cenoura: por exemplo, 270 gramas. E, claro, de todos os outros ingredientes também. 

E além da precisão nos itens e quantidades da receita (processo), para ter um resultado final satisfatório é fundamental também se certificar se:

• Quem executa compreendeu tudo o que precisa saber;
• Os insumo possuem qualidade;
• Os equipamentos são adequados e estão calibrados (tamanho da forma, forno funcionando). 

Percebe a importância de ter processos e as consequências da ausência deles? Quando uma empresa possui processos bem definidos e bem descritos, mesmo com a mudança da mão de obra de quem executa, por exemplo, o resultado final produzido terá a mesma qualidade.

E quanto mais um processo é repetido, mais é possível aprender sobre ele e melhorá-lo ainda mais, encontrando possíveis falhas, resolvendo e implementando mudanças quando necessárias. 

Quais os principais problemas da ausência de processos? 

A falta de processos ou a prática de processos ineficientes gera problemas como: 

• Falta de clareza sobre o que é para ser feito e quem é o responsável pela tarefa; 
• Redundância (mais pessoas fazendo a mesma tarefa e ainda de forma ineficiente);
• Procrastinação (tarefas também importantes são deixadas de lado por falta de conhecimento sobre o que priorizar;
• Desperdícios de recursos;
• Retrabalho;
• Desorganização e atrasos;
• Clientes externos insatisfeitos;
• Prejuízos financeiros. 

Quais são os erros mais comuns na criação de processos? 

Existem vários erros que podem acontecer no momento de criar processos para uma empresa. Os principais podem ser:

• Não mapear corretamente os processos que precisam ser definidos; 
• Ter os processos de ponta a ponta “somente na cabeça” do gestor ou empreendedor e não no papel ou em alguma ferramenta acessível ao colaborador; 
• Falta de clareza ou optar por modelos de processos (fluxogramas) muito complexos, que “ninguém” entende, só quem criou; 
• Não treinar as equipes para execução dos processos;
• Não acompanhar se os processos estão sendo seguidos e qual a qualidade dos resultados obtidos;
• Acreditar que os processos definidos estão perfeitos, prontos e acabados e deixar de implementar melhorias; 
• Não verificar se os processos criados condizem com a realidade da produção;
• Definir processos “lindos”, mas não disponibilizar recursos suficientes para execução deles.

Os processos mais eficientes são aqueles que são adequados à realidade da empresa, que são claros e objetivos, mas também completos (com todas as informações necessárias). 

Como criar processos do zero para aumentar a produtividade? 

O Sebrae (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas) sugere um passo a passo para criar processos nas empresas que segue as seguintes diretrizes. Confira:

1. Análise e planejamento

Planejar como a gestão de processos será realizada na sua empresa é o primeiro passo. Aqui o objetivo é verificar os principais problemas existentes e as melhores soluções para resolvê-los.

Uma dica é incluir a sua equipe nessa etapa. Afinal, ninguém melhor que eles, que vivem o dia a dia das situações, para listar os principais problemas.

2. Mapeamento de processos

É preciso conhecer a fundo cada processo da operação. Por isso essa etapa é uma das mais importantes, pois é a elaboração do Mapa Geral de Processos que vai estabelecer uma gestão de processos de sucesso. O objetivo é identificar quais fases da operação devem ser melhoradas e quais devem ser excluídas, a fim de otimizar todo o trabalho.

Neste mapeamento é preciso conter a descrição das principais atividades, assim como os responsáveis por cada tarefa. E também o resultado de cada processo e a avaliação de cada etapa. E quanto mais completo for o seu fluxograma (e claro), mais fácil enxergar onde estão os problemas. 

3. Execução

Depois de identificar as falhas e gargalos nos processos, é preciso desenhar um novo fluxograma e colocá-lo em prática. 

Na fase anterior foi possível entender o que está, ou não, agregando valor, o que pode ser melhorado, reduzido ou incluído, e se as ações estão gerando os resultados esperados. Agora é preciso avaliar se o que foi planejado funciona na prática e partir para a ação. 

Para esta ação, faz parte identificar quais recursos são necessários disponibilizar, pesquisar as opções, escolher, e inseri-los nos processos. 

4. Monitoramento e melhoria contínua

Já citamos que não dá para definir um processo e nunca mais olhar para ele, achando que já está perfeito. É preciso monitorar continuamente, a partir de métricas e indicadores de desempenho definidos previamente, e avaliar se os novos processos são eficientes. Entre as métricas que devem ser avaliadas estão tempo de duração, custo, capacidade de produção e qualidade.

5. Automatização

É preciso ter em mente que cada vez mais a tecnologia oferece soluções que podem contribuir para melhorar os processos. Então é preciso conhecer algumas das ferramentas que existem para cada uma das necessidades da sua empresa, avaliar seus custos, se fazem sentido para você e então incluí-las no seu processo. A automatização, sem dúvida, pode trazer escala para os negócios e precisa ser considerada quando se está criando processos. 

Defini um processo novo. Como representá-lo na prática? 

Existem várias possibilidades de representação de processos. Dos fluxogramas mais complexos aos mais básicos. 

Uma dessas possibilidades é a abordagem SIPOC. A sigla significa:

• Suppliers (fornecedores);
• Inputs (insumos – tudo o que é necessário para a produção);
• Process (processo);
• Outputs (resultados);
• Customers (clientes).

Confira um exemplo de um processo simples gerenciado conforme o SIPOC (para o processo de fazer um bolo de cenoura em uma residência, não em uma fábrica de bolos): 

E agora, já sabe como criar processos no seu negócio? Esperamos que sim! 

Que tal aprender de forma mais descontraída? 

Depois de ler este conteúdo, se quiser continuar aprendendo sobre esse assunto de uma forma mais descontraída, a gente tem uma dica para você.

A animação “Ratatouille”, de 2007, mostra a importância dos processos para que tudo ocorra com eficiência no negócio no contexto de um restaurante. A trama acontece por meio das aventuras de um rato que sonhava em se tornar chef de cozinha. Além dos processos, os impactos da liderança em uma organização também são ilustrados na animação. 

Já o livro “Jornada Ágil de Processos: como equilibrar controle e agilidade nos processos estratégicos, táticos e operacionais”, escrito por 44 especialistas e executivos com forte atuação no mercado, fala sobre a importância da disciplina, organização e direcionamentos em qualquer gestão empresarial e mostra ideias de como criar processos que de adequem à realidade de sua empresa, com cases reais de implantações bem-sucedidas, onde a “agilidade e processos convivem harmoniosamente”.

Até a próxima e bons negócios!