Como cancelar nota fiscal eletrônica? Confira o passo a passo

É muito comum não saber como cancelar nota fiscal eletrônica. Afinal, existem pré-requisitos para que seja possível ou não efetuar o cancelamento do documento sem precisar lidar com multas ou outros prejuízos. 

Além disso, a forma de cancelar uma NF-e costuma variar dependendo do Estado onde a empresa está localizada. Ou seja, é preciso seguir as regras da Sefaz (Secretaria da Fazendo) local para não cometer erros. 

Já para quem emite as notas fiscais eletrônicas com o auxílio de um emissor de NF-e, pode encontrar mais facilidade na hora de fazer o cancelamento. Mas, ainda assim, é preciso entender as regras gerais para inutilizar os documentos fiscais de maneira correta.

Continue a leitura e confira neste artigo tudo sobre o assunto. Vamos lá? 

Como cancelar nota fiscal eletrônica?

É possível cancelar uma nota fiscal eletrônica que esteja com algum erro ou problema por dois caminhos:

• Diretamente pelo software emissor que deu origem à NF-e;
• Pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado ao qual a empresa está fixada; 

Mas isso, desde que todos os requisitos para cancelamento estejam adequados. Caso contrário, o cancelamento não será efetuado. 

Mas quais são os pré-requisitos para cancelar uma nota fiscal eletrônica? 

Para que uma empresa possa solicitar o cancelamento de um documento fiscal eletrônico é preciso cumprir os seguintes critérios: 

• Fazer o cancelamento em até 24 horas após a emissão da NF-e. Caso contrário, o procedimento não poderá ser efetuado e será necessário recorrer à Sefaz.
• Para nota fiscal eletrônica de produto, além do prazo, a mercadoria objeto do documento fiscal não pode ter saído do estabelecimento de origem.
• Além disso, o destinatário não poderá confirmar a ciência da NF-e emitida.

Por que uma nota fiscal eletrônica precisa ser cancelada? 

As razões que levam ao cancelamento de uma nota fiscal eletrônica são diversas. Mas, as quatro mais comuns, que acontecem com maior frequência, são: 

• Cancelamento de NF-e por preenchimento incorreto

Preencher uma NF-e de maneira incorreta é muito frequente, principalmente quando a empresa não utiliza um emissor de nota fiscal, que automatiza e agiliza o processo e evita que erros, até mesmo por digitação, ocorram.  

• Cancelamento de NF-e por erro no cálculo dos tributos 

Erros no cálculo dos tributos também são frequentes. Nesses casos, cancelar a NF-e é necessário para que a empresa não pague valores acima ou abaixo dos obrigatórios.

• Cancelamento de NF-e por emissão em data incorreta

Emitir o documento fiscal no dia incorreto é um erro frequente. Acontece por esquecimento ou falhas. Assim, é preciso corrigir a informação e cancelar a NF-e para evitar outros problemas na relação entre quem compra e quem vende.

• Cancelamento de NF-e por desistência da transação de uma das partes

Em caso de desistência do consumidor ou prestador de serviço de seguir com a negociação e cobrança ou pagamento de valor acertado, é indicado que se cancele a NF-e que mediava a relação comercial.

Como cancelar nota fiscal eletrônica por meio de um software emissor de NF? Passo a passo

O passo a passo pode variar dependendo do emissor de NF-e utilizado pela empresa. 

Mas, no geral, caso a nota fiscal esteja dentro dos pré-requisitos de cancelamento, basta seguir os passos: 

1. Localize a nota fiscal no emissor de notas utilizado;
2. Clique no botão “cancelar” da nota desejada;
3. Preencha o motivo do pedido de cancelamento;
4. Conclua a solicitação. Pronto, NF-e cancelada! 

Como cancelar nota fiscal eletrônica por meio da Sefaz? Passo a passo

O passo a passo para cancelar uma nota fiscal eletrônica por meio da Sefaz também pode variar dependendo do Estado. 

No geral, é necessário ter a Danfe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) em mãos, para acessar os dados necessários e depois, seguir os passos listados abaixo:

1. Acesse o site da Sefaz do seu Estado; 
2. Clique em “Gerenciar Emissão”;
3. Escolha o tipo de remetente (entre CPF e CNPJ);
4. Insira o número do documento correspondente;
5. Coloque o número da nota fiscal ou os dígitos da Chave de Acesso da DANFE;
6. Preencha o captcha (escreva no campo de texto as letras exibidas na tela) e clique em “Consultar”;
7. Selecione a nota fiscal que deseja cancelar;
8. Escolha a opção “Cancelar”;
9.  Confirme o cancelamento da nota fiscal eletrônica e pronto, NF-e cancelada!

É possível cancelar uma nota fiscal eletrônica depois de 24h? Tem multa? 

Após 24 horas da emissão do documento fiscal, o cancelamento de NF-e não pode mais ser realizado por meio do emissor de notas, mas apenas pela Sefaz. 

Nesse caso, pode sim ser aplicada alguma penalidade. Em São Paulo, por exemplo, é permitido o cancelamento da NF-e após 24h com a penalidade de uma multa por parte da Receita Federal que equivale a cerca de 1,5% do valor total da transação cancelada.

‍Mas, então, o que fazer quando não é mais possível cancelar a NF-e? 

Para cancelar uma nota fiscal eletrônica após 24 horas da emissão é possível fazer uma carta de correção eletrônica ou entrar com um pedido de anulação da nota.

Mas vale deixar claro que a carta de correção eletrônica não pode ser emitida para a alteração dos seguintes campos:

• dados que interfiram na base de cálculo dos tributos constantes da nota fiscal;
• dados substanciais do remetente ou destinatário;
• data de emissão do documento fiscal.

Já para entrar com um pedido de anulação da NF-e, o emissor precisa emitir uma nota de devolução por parte do destinatário, arcando com sanções previstas em lei e específicas para cada estado, tal como aguardando a autorização do documento fiscal por parte do Fisco.

A NF-e cancelada precisa compor o livro fiscal da empresa?

Sim, mesmo a nota fiscal eletrônica que foi cancelada precisa ser lançada no livro fiscal da empresa. 

A ausência de qualquer NF-e no livro, mesmo que esteja com status de cancelada, pode gerar multas e sanções para a empresa. Até porque, a numeração seguirá considerando a NF-e que foi cancelada.

Dessa maneira, é fundamental enviar todos os meses as notas fiscais emitidas ou canceladas para a empresa que faz a contabilidade do seu negócio. 

A Cora pode ajudar a minha empresa a emitir notas fiscais?

Sim! A partir de agora, você pode emitir suas notas fiscais de forma automatizada direto da sua conta Cora pagando apenas R$ 0,99 por nota. Para assinantes do Cora Pro, o valor é ainda melhor: R$ 0,49 por nota fiscal emitida. 

Leia também | Novidade: saiba como funciona o emissor de nota fiscal da Cora

Como emitir notas fiscais com a minha conta Cora?

Gostou da novidade? Confira, a seguir, o passo a passo para emitir notas fiscais com a sua conta Cora pela primeira vez. 

Ah! Vale lembrar que os dados da sua empresa e dos seus clientes ficam salvos para agilizar as próximas emissões: 

1. Na tela inicial, clique em Cobrar e, depois, selecione a opção desejada.
   2. Insira as informações necessárias para a cobrança (nome e CPF/CNPJ do cliente, forma de pagamento, valor e data de vencimento) e selecione a opção Emitir NF de serviço. 
2. Configure o seu certificado digital A1 e, em seguida, preencha as informações da sua empresa: regime tributário, regime especial e número da inscrição municipal. Os dados de regime tributário e inscrição municipal ficam salvos para as próximas operações. 
3. Escolha quando a nota fiscal deverá ser enviada — durante a emissão ou após a compensação do boleto, por exemplo. 
4. Digite os dados do seu cliente, que também ficarão salvos para as próximas emissões de NFs. 
5. Confirme seu CNAE, código de serviço e escolha a descrição que você quer colocar na nota fiscal. 
6. Revise os dados antes de finalizar e pronto! No momento escolhido por você, enviaremos o documento para o e-mail do seu cliente. 

Como ser um cliente Cora Pro e pagar apenas R$ 0,49 por nota fiscal emitida?

Para ter acesso à emissão de notas fiscais por R$ 0,49, o primeiro passo é fazer a contratação do Cora Pro no seu aplicativo ou desktop. 

Para isso, basta acessar o menu Conta e selecionar a opção Plano Cora Pro. Na tela, aparecerá um resumo das novas ferramentas que você poderá aproveitar no plano e o valor mensal. Aí, é só clicar em Continuar, revisar os dados da contratação, confirmar e começar a aproveitar as vantagens.

Lembre-se de ter pelo menos R$ 44,90 em conta para garantir a contratação do plano e, nos próximos meses, a renovação 😉

Em seguida, você já poderá começar a emitir suas notas fiscais. 

Quais outras vantagens o Cora Pro oferece? 

Além das ferramentas disponíveis no plano padrão, os assinantes do Cora Pro podem emitir notas fiscais pagando menos e têm acesso a outras funcionalidades exclusivas: 

• Boletos personalizados 

Customize seus boletos de cobrança incluindo o nome e logotipo da sua empresa. 

• Cobrança por SMS

Conte com mais uma alternativa para lembrar o cliente de realizar o pagamento do boleto e reduzir a inadimplência. 

• Gestão de fluxo de caixa 

Acompanhe o desempenho da sua empresa de forma fácil com gráficos de entradas, saídas e lançamentos futuros. 

• Acesso às APIs da Cora

Integre seus sistemas às nossas APIs e ganhe tempo com transações financeiras em lote.  

Agora você já sabe como cancelar nota fiscal eletrônica, e ainda conheceu as novidades da Cora para o seu negócio. 

Se ainda tiver dúvidas sobre o novo plano, entre em contato com a gente no chat ou por e-mail: [email protected]. 

Até a próxima!