A automatização de processos contábeis traz uma redução considerável no tempo gasto com tarefas operacionais. Além disso, adotar ferramentas de automatização diminui a ocorrência de falhas humanas, resultando em menos retrabalho.
Portanto, a tecnologia deve ser vista como aliada de profissionais e escritórios de contabilidade. Afinal, ela permite otimizar o uso do tempo e das habilidades técnicas, que podem ser aplicadas em atividades mais estratégicas e rentáveis.
Continue conosco para saber mais sobre a aplicação e benefícios da automatização de processos contábeis. Conheça também algumas ferramentas para potencializar suas rotinas com o auxílio da automação.
Como funciona a automatização de processos contábeis?
A automatização de processos contábeis consiste no uso de ferramentas automatizadas para realizar tarefas com mais rapidez e eficiência na contabilidade. Aqui, as ferramentas podem ser aplicativos, programas ou plataformas.
Assim, as ferramentas de automatização podem realizar parte das atividades manuais repetitivas que integram os processos contábeis.
Um exemplo é a elaboração do fluxo de caixa: com a automação, os lançamentos podem ser importados direto da conta PJ do cliente, em vez de inseridos manualmente.
Dessa forma, a pessoa contadora pode se concentrar em análises de contabilidade consultiva. Além disso, o uso da tecnologia permite obter dados, indicadores e relatórios em tempo real com praticidade.
Confira outros exemplos de uso da automação em processos contábeis:
Conciliação bancária
Em vez de passar horas fazendo a conciliação bancária manualmente, sistemas automatizados podem agilizar o processo, identificando inconsistências e reduzindo falhas humanas.
Emissão de notas fiscais
A emissão de notas fiscais costuma consumir muito tempo na contabilidade. Porém, com a automação, é possível gerar e enviar notas fiscais eletrônicas instantaneamente.
Gestão de despesas
Ferramentas de automatização que importam e classificam as despesas dos clientes otimizam o trabalho da contabilidade ou BPO financeiro.
Projeções e relatórios financeiros
Também é possível usar a automação para elaborar projeções e relatórios financeiros com mais agilidade e precisão. Assim, a contabilidade pode focar na parte analítica.
Automatização de cobranças
A automação de processos permite enviar cobranças automaticamente. Além disso, é possível automatizar o envio de notificações de cobrança.
Isso contribui para manter o fluxo de caixa do cliente positivo e reduzir seu índice de inadimplência.
Quais os benefícios da automatização de processos contábeis?
Como principais benefícios da automatização de processos na contabilidade, podemos listar:
Otimização do tempo
Como foi citado, a economia de tempo é uma das principais vantagens da automatização. Em outras palavras: a tecnologia viabiliza produzir muito mais em menos tempo.
Nesse sentido, processos operacionais repetitivos podem ser realizados pelas ferramentas. Como vimos, dá para automatizar a emissão de cobranças, o registro de movimentações e a compilação de dados, entre outros.
Dessa forma, a contabilidade pode focar em atividades estratégicas, agregando mais valor à clientela e aumentando a lucratividade.
Redução de falhas humanas
Processos manuais aumentam a probabilidade de falhas humanas. Por exemplo: errar o valor de uma transação ou não registrar um lançamento.
Aqui, a automatização dispensa o registro manual de informações em vários processos contábeis. Isso porque as ferramentas podem importar os dados diretamente de fontes como o extrato bancário ou sistema de vendas.
Sem falar que os recursos de automatização conseguem realizar cálculos complexos de forma ágil e precisa. Tudo isso garante números e relatórios confiáveis, reduzindo ainda o retrabalho na contabilidade.
Acesso a dados e relatórios em tempo real
Com o auxílio da tecnologia, dados, gráficos e relatórios financeiros podem ser acessados a qualquer momento. Portanto, a contabilidade pode entender o cenário financeiro da empresa sem ter que esperar o fechamento do período.
Essa vantagem permite sugerir ajustes e direcionamentos ao cliente com mais agilidade. Da mesma forma, inconsistências podem ser identificadas com maior rapidez.
Maior escalabilidade dos serviços contábeis
Aumentar o número de clientes sem comprometer a qualidade do trabalho ou sobrecarregar a equipe é um desafio na contabilidade.
Porém, a automatização de processos contábeis ajuda a lidar com demandas maiores sem que isso resulte em erros ou atrasos.
Isso porque, como vimos, as ferramentas de automação liberam a equipe de tarefas manuais repetitivas. Logo, essa otimização do tempo possibilita atender mais clientes mantendo a qualidade.
Leia mais | Como atrair clientes para o escritório de contabilidade: um guia com 5 passos
Análise de dados facilitada
A automação contábil facilita a obtenção de padrões e tendências a partir dos registros financeiros. Por exemplo, fazer projeções de receita a partir do histórico de vendas para apoiar o planejamento financeiro do cliente.
Como implementar a automação na contabilidade?
Para implementar a automatização de processos, primeiro é necessário definir as necessidades da contabilidade.
Nesse sentido, a pessoa contadora ou escritório deve considerar pontos como o perfil de clientes atendidos, serviços oferecidos e orçamento disponível.
Além disso, é preciso levantar quais funcionalidades são indispensáveis em uma ferramenta de automatização.
Em seguida, é hora de pesquisar as opções no mercado e comparar o custo-benefícios de cada uma.
Também é recomendável checar a qualidade do atendimento e a reputação da empresa antes de decidir por um software, app ou plataforma.
Assim, após escolher e contratar a ferramenta, é hora de capacitar a equipe para aproveitar ao máximo os recursos oferecidos. Inclusive, é importante saber orientar a clientela sobre integrações e funcionalidades do sistema adotado.
Quais ferramentas de automatização contábil a Cora oferece?
A conta PJ Cora tem diferentes funcionalidades de automatização contábil nativas. Conheça agora nossas principais soluções para simplificar suas rotinas contábeis:
Perfil Contador Cora
Na Cora, é possível criar múltiplos Perfis de Acesso, incluindo o Perfil Contador. Com ele, a pessoa contadora tem acesso a funcionalidades como:
- Visualizar e baixar extratos;
- Acessar comprovantes de pagamentos;
- Compartilhar dados sobre movimentações.
O acesso deve ser autorizado pela pessoa proprietária ou sócios cadastrados na conta PJ. E, mediante autorização, o Perfil Contador ainda pode:
- Enviar e agendar pagamentos e transferências;
- Gerar QR Code Pix;
- Emitir e gerenciar boletos.
Assim, o Perfil Contador foi pensado para facilitar a comunicação entre a empresa e a contabilidade.
Gestão de fluxo de caixa
Nossa Gestão de Fluxo de Caixa permite acompanhar em detalhes o fluxo de caixa da empresa cliente. Nesse sentido, você acompanha os dados de entradas, saídas e lançamentos futuros com poucos cliques.
E também dá para fazer análises por período sem complicação, utilizando filtros comparativos. Tem ainda os lançamentos separados por categorias no extrato, para um acompanhamento preciso das despesas. As categorias também podem ser editadas para um controle mais personalizado.
Vale dizer que a Gestão de Fluxo de Caixa é um recurso do Cora Pro, o plano pago da Cora, que custa R$ 44,90 por mês.
Boleto recorrente
Enviar cobranças uma a uma pode demandar muito tempo. Ainda mais em modelos de negócios com receita recorrente, como escolas, academias e clubes de assinatura.
Mas, com o boleto recorrente Cora, basta configurar o envio das cobranças uma única vez. Depois, a Cora faz o envio automático para o cliente, na frequência escolhida (quinzenal, mensal ou personalizada).
Também é possível incluir juros, multa e desconto nos boletos, além de configurar lembretes de vencimento. E tem mais: você pode escolher entre boleto tradicional ou boleto + QR Code Pix.
Emissor de notas fiscais
Na Cora, é possível automatizar a emissão da NFS-e direto da conta PJ do cliente. Dessa forma, você garante o cumprimento dessa rotina contábil sem desperdício de tempo.
Por enquanto, a funcionalidade está integrada à emissão de boletos e disponível para algumas cidades. Mas, em breve, será possível usar o emissor de notas fiscais Cora em todo o Brasil e com outros meios de cobrança.
A propósito, o custo por NFS-e emitida é de R$ 0,99, independente do valor na sua NF. Mas, para clientes Cora Pro, o valor por nota emitida é menor: R$ 0,49.
Leia mais | Como configuro minha empresa para emitir Notas Fiscais na Cora?
Gestão de cobrança
A gestão de cobrança da Cora é uma solução gratuita e completa para emitir e acompanhar cobranças empresariais. Assim, os recursos da ferramenta incluem:
- Dashboard de gestão de cobranças: para acompanhar todas as cobranças em um único lugar.
Inclusive, as cobranças podem ser filtradas por vencimento e status de pagamento. Além disso, você visualiza gráficos comparativos por período.
- Notificações automáticas de cobrança: envio automático de lembretes de cobranças antes, depois ou na data de vencimento dos boletos.
Também dá para emitir boletos à vista, parcelados e recorrentes pelo app Cora ou Cora Web. Lembrando que é possível incluir juros, multa e descontos nas cobranças.
Exportação automática do extrato da conta PJ
Atrasos no recebimento dos extratos de clientes são um problema comum para contabilidades. Por outro lado, enviar o extrato da conta PJ é um trabalho a mais na rotina de quem empreende.
Mas a Cora tem uma solução para esse problema: a exportação automática de extrato. Funciona assim:
- O cliente configura a exportação do extrato na conta PJ, selecionando a frequência de envio (semanal, quinzenal ou mensal);
- Nessa etapa, o formato de exportação também é escolhido (CSV, PDF e OFX);
- Daí, é só cadastrar o e-mail da contabilidade, e o extrato passa a ser enviado automaticamente, na frequência escolhida.
Como vimos ao longo desse artigo, a automatização de processos contábeis é um caminho para otimizar o trabalho de pessoas contadoras, trazendo mais eficiência e rentabilidade.
E agora você já conhece as principais ferramentas da Cora para simplificar suas rotinas de contabilidade.
Ah, sabia que temos um programa de contabilidades parceiras? Fique à vontade para conhecer o Programa Coraliados. Até a próxima!
