Provavelmente você já se deparou com a exigência de ter um Certificado Digital ao solicitar algum documento ou serviço para a sua empresa. Mas, o que é um Certificado Digital?
Em resumo, trata-se de um documento eletrônico que serve para comprovar a identidade de uma pessoa ou empresa virtualmente. Assim, ele permite autenticar e assinar documentos online com validade jurídica.
Para saber mais sobre o que é o Certificado Digital, seus usos práticos e como obter o documento para o seu negócio, continue conosco.
O que é Certificado Digital e para que serve?
O Certificado Digital é uma ferramenta de segurança criada para garantir a segurança de transações eletrônicas, funcionando como uma espécie de assinatura digital. Assim, ele confirma a identidade de pessoas físicas ou empresas.
Basicamente, ele é um arquivo digital que guarda informações como o nome, CPF ou CNPJ e endereço do titular. Esses dados são criptografados e têm a assinatura digital de uma autoridade certificadora.
A propósito, a autoridade certificadora é uma empresa credenciada que valida os dados incluídos no certificado digital. Isso garante a autenticidade das informações e a segurança dos processos.
Para que serve o Certificado Digital?
A função básica do Certificado Digital é permitir a assinatura de documentos eletrônicos com validade jurídica.
Isso inclui contratos, procurações e declarações, além do acesso a serviços do governo e da Receita Federal.
No contexto empresarial, o documento pode ser necessário para a emissão de notas fiscais eletrônicas, quando previsto na legislação aplicável, assim como para cumprir obrigações fiscais do CNPJ.
Tipos de Certificado Digital
Para quem precisa de um Certificado Digital, é importante conhecer os diferentes tipos disponíveis e suas aplicações específicas, confira:
e-CPF
- Destinado a pessoas físicas;
- Utilizado para assinar documentos digitais, declarar o Imposto de Renda, acessar serviços do governo (como e-CAC), entre outros.
e-CNPJ
- Para pessoas jurídicas;
- Utilizado para a emissão de notas fiscais eletrônicas, assinatura de documentos com validade jurídica e acesso a sistemas da Receita Federal.
e-PJ
- Utilizado por empresas com situação cadastral do CNPJ “inapta”.
- Permite comprovar autenticidade em situações específicas, mas não realiza operações na Receita Federal. No entanto, isso pode variar conforme a situação específica da empresa e do Certificado.
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Certificados Digitais A1 e A3
Além das categorias citadas, tanto o e-CPF quanto o e-CNPJ podem ser emitidos em duas versões: A1 e A3.
Assim o Certificado Digital do tipo A1 é armazenado digitalmente no computador. Sua validade costuma ser de 12 meses. Sendo assim, este tipo é recomendado para uso em um único dispositivo.
Já o tipo A3 pode ser armazenado em mídia física (como cartão ou token USB), ou ainda, em nuvem. Sua validade pode chegar a 5 anos.
Além disso, o A3 em mídia física é considerado mais seguro devido à necessidade de estar fisicamente presente para ser usado.
Em quais situações o Certificado Digital é exigido?
Como vimos, a função básica deste documento é comprovar a identidade de uma pessoa ou empresa em transações digitais. Veja alguns exemplos práticos de usos do Certificado no dia a dia de uma empresa:
Acesso ao eSocial
O eSocial é um sistema criado pelo governo para unificar várias informações, como a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) e o Sistema de Recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social.
Emissão de Nota Fiscal Eletrônica
O Certificado é necessário para emitir notas fiscais eletrônicas, exceto quando a empresa pode utilizar a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e). Porém, as regras específicas variam conforme a legislação de cada estado e cidade.
Utilização do e-CAC
O Certificado permite à empresa acessar os serviços disponíveis no portal do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal (e-CAC).
Cumprimento de outras obrigações fiscais
O documento também é necessário para enviar declarações e demonstrativos fiscais eletronicamente. Por exemplo, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).
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Como obter o Certificado Digital para a empresa?
Para obter um Certificado Digital, seja para uso pessoal ou para a sua empresa, você deve seguir os passos abaixo:
1.Escolha a autoridade certificadora
O primeiro passo para obter o Certificado Digital é entrar em contato com uma autoridade certificadora e fazer a solicitação.
Nessa etapa, não se esqueça de verificar se a empresa é autorizada legalmente e presta um bom atendimento.
2. Selecione o tipo de Certificado
Defina o modelo de Certificado Digital que melhor atende suas necessidades: e-CPF, e-CNPJ, ou e-PJ. Escolha também entre os tipos A1 e A3, conforme a utilização pretendida.
3. Envie a documentação
Você precisará enviar documentos básicos como: CNH, CPF, CCMEI (para MEIs) ou o contrato social da empresa, dependendo do tipo de Certificado Digital escolhido.
4. Agende e realize a videoconferência
Após enviar os documentos, você agendará uma videoconferência de validação. Esse processo costuma ser rápido, podendo ser feito pelo celular ou computador, habilitando a câmera e o microfone.
Então, durante a chamada, será necessário confirmar algumas informações e mostrar um documento oficial para comprovar sua identidade.
5. Receba e instale o Certificado Digital
Após concluída a validação, você receberá por e-mail as instruções para acessar e instalar o Certificado Digital no seu computador, caso tenha escolhido a versão A1.
O MEI precisa ter Certificado Digital?
Essa é uma dúvida comum, principalmente com as novas regras de emissão de notas fiscais para MEI. Nesse sentido, o MEI não é obrigado a utilizar um Certificado Digital.
Isso porque o Microempreendedor Individual pode acessar o Emissor Nacional com seu CNPJ e senha, ou com sua conta Gov.br (nos níveis prata ou ouro). Existem ainda sistemas para emissão de Nota Fiscal Avulsa que dispensam a certificação.
Mas, ainda que não seja obrigatório, o MEI pode utilizar o documento para ter mais segurança em suas operações, evitando fraudes e inconsistências.
Esperamos ter solucionado suas dúvidas sobre o que é Certificado Digital, como obter e os usos deste documento no dia a dia do seu negócio. E fique à vontade para conferir mais conteúdos no Blog da Cora. Até a próxima!
