As despesas fixas e variáveis são dois conceitos fundamentais na hora de fazer a gestão financeira da sua empresa. Isso porque é através delas que você será capaz de calcular o capital necessário para manter o negócio funcionando, além de, é claro, calcular a sua margem de lucro.
Portanto, saber esse tipo de informação permite que você tome inúmeras decisões importantes para a sustentabilidade do seu negócio, além de facilitar o processo de negociação com fornecedores, por exemplo.
Tendo isso em vista, elaboramos este conteúdo para esclarecer de forma simples e eficaz todas as suas dúvidas sobre despesas fixas e despesas variáveis, como calculá-las e como gerenciá-las da melhor maneira.
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Mas afinal, o que são despesas?
De maneira geral, as despesas são todos os gastos relativos à manutenção da empresa, ou seja, que não estão relacionados com a produção. Sendo assim, as despesas são os gastos que a empresa precisa ter para manter a estrutura organizacional funcionando, mas que não contribuem diretamente para geração de novos itens que serão comercializados.
Outro ponto parecido e que também envolve os gastos do seu negócio, é o conceito de custo. Diferente das despesas, os custos estão ligados aos desembolsos atribuídos ao produto final, ou seja, estão ligados à aquisição ou à produção de mercadorias. Após entender essa diferença, vamos aprofundar na classificação do que seriam despesas fixas e variáveis.
Quais são as despesas fixas?
Apesar de o nome sugerir tal associação, os valores das despesas fixas não são necessariamente intocáveis. A principal característica desse gasto é, na verdade, sua periodicidade. Assim, em outras palavras, as contas fixas são aquelas que ocorrem todos os meses, não sendo necessariamente ligadas ao volume de produção ou de vendas. E, independente do faturamento, esses gastos irão ocorrer e precisam ser considerados no fluxo de caixa do seu negócio.
Dentro dessa categoria, podemos citar como exemplos as contas de consumo que são recorrentes, como:
- Contas de água, energia e telefone;
- Salário dos funcionários;
- Aluguel do imóvel onde o negócio se localiza;
- Taxas bancárias e outros gastos frequentes da empresa.
Por fim, outra questão característica sobre as despesas fixas diz respeito à dificuldade de reduzir tais despesas. Apesar de ser possível pagar menos aluguel, é preciso estudar o impacto da mudança das instalações sobre a produtividade da sua empresa, e essa análise requer tempo de estudo e muita procura.
Quais são as despesas variáveis?
As despesas variáveis apresentam este nome por conta do valor gasto com elas ser variável, assim como pelo fato do seu valor mudar de acordo com a atividade do negócio.
Apesar de não terem relação direta com a produção e nem a quantidade vendida do produto, as despesas variáveis apresentam forte ligação com as atividades de vendas e de produção. Logo, elas costumam ser inconstantes, podendo mudar bastante de um mês para o outro.
Entre os principais exemplos, podemos citar:
- Fretes e multas por atraso na entrega de produtos aos clientes;
- Comissões de venda;
- Gasto com combustível dos veículos da empresa;
- Incidentes ou acidentes na produção;
- Reparo de avarias;
- Manutenções não programadas, entre outros.
Contudo, apesar de inconstantes, as despesas variáveis podem ser mais fáceis de reduzir do que as despesas fixas. Isso acontece porque as despesas variáveis podem ser negociadas ou reduzidas. Mas, o importante é entender que você só vai conseguir avaliar onde é possível reduzir, se você tiver uma visão completa e correta dos tipos de despesas.
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Como calcular despesas fixas e variáveis da sua empresa
Para calcular as despesas fixas e as variáveis do seu negócio você vai precisar de duas coisas: mapear todas as entradas e saídas de dinheiro e se familiarizar com alguns conceitos financeiros. Ninguém melhor para estar por dentro da definição e do cálculo dos gastos da sua empresa que você mesmo, concorda? Você conhece a sua operação melhor que ninguém!
Contudo, apesar de ser simples, grande parte dos empreendedores perde a oportunidade de se familiarizar com os termos financeiros e desconsideram essa ferramenta como uma importante tomada de decisão para o crescimento do negócio. Mas não se preocupe, o intuito desse artigo é justamente evidenciar para você essa importância e te auxiliar nessa virada de chave.
O ponto importante a ser ressaltado é: tenha em mente que, se você aprender a classificar suas despesas e a fazer o controle de quanto você ganha e gasta mensalmente, você se aproximará dos seus objetivos financeiros. E para isso, você precisa entender a definição financeira dos seus gastos (Custos e Despesas) e dos seus ganhos (Receita Líquida, Receita Bruta, Lucro).
Como já vimos a definição para os gastos, os termos de ganhos também são fáceis e te ajudarão a realizar esse mapeamento. Entenda cada uma dessas definições:
- Receita Bruta: é, basicamente, todo o dinheiro que entra na sua empresa;
- Receita Líquida: é resultado da Receita Bruta menos suas devoluções, impostos destacados na nota fiscal e os descontos comerciais.
- Lucro: é definido como a diferença entre Receita Líquida menos todos os Custos e Despesas.
Indo direto a questão, não é necessariamente melhor ou pior para uma empresa ter mais despesas fixas ou mais despesas variáveis. Tudo irá depender da combinação de como são feitas as movimentações de ganho e gasto para a produção do seu produto/serviço.
Conforme ressaltamos, em termos de controle e planejamento é mais fácil projetar despesas fixas no fluxo de caixa, contudo em termos de flexibilidade das despesas, as despesas variáveis saem a frente. Portanto, o recado é: se você se familiarizar com as definições financeiras e mapear todas as entradas e saídas do seu dinheiro, se tornará muito mais fácil calcular e planejar a vida financeira da sua empresa.
Não adianta apenas aplicar conceitos, é importante entender a definição e aplicá-la diariamente para produzir um bom fluxo de caixa. Só assim você irá identificar as dores e os pontos de melhoria!
Leia mais | O que é fluxo de caixa e por que é importante para o seu negócio
Como gerenciar essas despesas da melhor forma?
Depois do mapeamento e da classificação de todas as suas movimentações financeiras, o segundo passo é entender os pontos de oportunidades e desafios encontrados.
Por exemplo, se você for dono de um salão de beleza ou de uma barbearia, e supostamente a sua despesa fixa com aluguel está muito elevada, o que você faria? Você poderia cogitar mudar o endereço do seu negócio para um local mais barato e, assim, tornar o seu preço mais competitivo. Mas, será que essa seria uma boa opção?
Isso vai depender de vários fatores: o local é estratégico para seus clientes? Será que mesmo com a mudança eles continuariam consumindo o seu serviço? Quais seriam boas alternativas? Ou seja, com os custos mapeados você tem a opção de estudar todas as alternativas de redução que eles te oferecem.
Após esse estudo, você pode começar a traçar metas de 3 em 3 meses, por exemplo, para começar a atuar diariamente no planejamento. Além do mais, estabelecer sonhos e objetivos desafiadores mas que estejam dentro da realidade do seu negócio, também é uma boa dica.
Por fim, o terceiro ponto importante é o controle e o acompanhamento. Nenhum planejamento é feito sem o controle e disciplina. Uma das regras chaves da educação financeira e de um bom gerenciamento de despesas é o seu acompanhamento diário. Portanto, faça das finanças a maior aliada da sua empresa!
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Como a sua Conta PJ pode ajudar na gestão das despesas?
Vimos que ter planejamento financeiro e conhecer a definição das despesas é fundamental, certo? E, para você conhecer o seu negócio na ponta da língua, nada melhor do que ter uma conta só para ele, concorda? É nesse quesito que a conta PJ te ajuda e busca facilitar o seu controle financeiro.
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