Manter uma empresa funcionando é um dos grandes desafios de qualquer empresário hoje em dia. A burocracia em torno de qualquer atividade do empreendimento e a necessidade de um bom gerenciamento de todas as áreas, por muitas vezes, torna a atividade exaustiva e trabalhosa.
Para conseguir controlar tudo sem precisar se descabelar, é necessário buscar métodos e ferramentas que agilizem o dia a dia e ajudem a economizar tempo e dinheiro.
E um dos principais setores que merece a atenção de quem empreende é o setor de cobranças. Afinal, a boa gestão dessa área é o que garante a redução da inadimplência e a sustentabilidade da sua empresa.
Se esse é seu desafio, leia o conteúdo completo e veja as principais dicas para você escolher o melhor sistema de cobrança para o seu negócio.
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O que é um sistema de cobrança?
Antes de tudo, vale uma breve explicação do que é um sistema de cobrança. Trata-se de uma solução que busca otimizar o fluxo de caixa da empresa, garantindo agilidade e fluidez, onde é possível receber o montante e monitorar as finanças do negócio.
Com um sistema de cobrança bem integrado, é possível agendar novas cobranças, ter visão e controle das contas a pagar e a receber, entender o que é lucro, o que é necessário para pagar contas e definir o que são despesas fixas e variáveis da empresa.
Além disso, ter uma boa ferramenta deixa o método de pagamento mais seguro para seus clientes e dispensa maiores burocracias, resultando em uma gestão financeira de qualidade. Isso garante uma boa experiência ao consumidor e evita até mesmo a inadimplência, situação comum na maioria das empresas hoje em dia.
E claro, ter um fluxo de caixa saudável contribui para a expansão do seu negócio, possibilidade de investir mais na aquisição de clientes, treinamento dos colaboradores, possibilidade de ofertar novos produtos, melhora na qualidade e, obviamente, mais lucro no fim do mês.
Mas atenção: antes de sair por aí contratando um software de cobrança, é preciso entender as necessidades e particularidades da sua empresa.
4 funcionalidades que um bom sistema de cobrança deve ter
No geral, um bom sistema de gestão de cobranças deve ter benefícios e funcionalidades muito claras que você deve considerar na hora de contratar.
Confira abaixo uma lista das principais funcionalidades e veja o quão útil ela será para o seu negócio.
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Régua de cobrança
A Régua de cobrança nada mais é que um fluxo de comunicação com o cliente até a quitação do débito. Ela é uma importante ferramenta da gestão de cobranças, que irá garantir um bom relacionamento com o seu cliente e ainda prevenir a inadimplência.
É importante destacar que o script de cobrança deve ser personalizado para as necessidades do seu negócio. Na hora de criá-lo, é necessário pensar no ramo de atividade da empresa, estágio e formas de pagamento oferecidas e até mesmo o perfil do seu cliente.
Nessa régua, é preciso definir:
- Canal de comunicação
- Mensagem
- Fluxo da ação
Ter esse fluxo bem definido ajuda ainda no bom relacionamento com seu cliente. O fato de enviar o boleto com antecedência e criar mensagens de alerta é necessário, mas pode soar como ofensivo. Esse cuidado proporciona uma boa experiência e garante que bons clientes se mantenham na sua carteira.
Leia também | Mensagem de cobrança: qual a forma adequada de cobrar o seu cliente?
2) Emissão de boletos online
Pensando em formas de pagamento, é necessário ter sempre bem claro o que é melhor para o seu negócio e o que faz sentido para seu cliente. Boleto bancário normalmente é o preferido, e ter um fluxo de emissão deste no seu sistema é de extrema importância.
O boleto é também um dos meios mais baratos para se realizar uma cobrança. É prático – seja para quem faz a emissão do documento ou para quem efetua o pagamento – e permite ao consumidor quitar o título de cobrança em qualquer banco, assim como em lotéricas e correspondentes bancários.
Sendo assim, ter a emissão de boletos online já integrada no sistema é o ideal.
3) Gestão de cobranças
Nessa fase, você está lidando com os inadimplentes e é necessária muita cautela. Na maioria das vezes, o cliente está devendo por necessidade e ter a empatia de ajudá-lo a cumprir com o pagamento é importante.
A gestão de cobrança permite administrar o processo desses clientes para a recuperação de crédito. Se não existir muito cuidado, o número de inadimplentes certamente irá aumentar.
Um sistema de cobrança certamente irá ajudá-lo no mapeamento de todas as contas a receber e a situação de cada uma, como:
- clientes com pagamentos pendentes
- clientes com faturas em aberto, mas dentro do prazo de vencimento
- clientes antigos com faturas fechadas
- cobranças recorrentes
Ter isso tudo muito bem mapeado é importante para não se atrapalhar. Afinal, você não gostaria de cobrar um cliente por uma fatura que já foi paga, certo?
4) Integração com ERP
Para deixar bem clara o que é essa etapa, antes é necessário entender o que significa ERP. Esta sigla em inglês significa Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido para Planejamento dos Recursos da Empresa.
Trata-se de um sistema de gestão empresarial que auxilia nos processos internos, eliminando operações manuais e transformando-as em processos automatizados que garantem a guarda das informações em seu banco de dados.
Ou seja, essa integração ao sistema de cobrança que você vai contratar para sua empresa é necessária para que todos os sistemas e ferramentas conversem de forma clara a fim de evitar erros e dificultar processos.
Gestão de cobranças na Cora
A etapa da gestão de cobrança pode ser ainda mais simplificada se você tiver um parceiro que vá além das necessidades básicas. É o caso da Cora.
Aqui, sabemos que tempo e dinheiro do empreendedor tem muito valor. Por isso, entendemos que gestão de cobrança precisa ser mais do que uma ferramenta de emissão de boletos. Afinal, queremos que a sua empresa tenha muito mais que um meio de pagamento, mas uma solução completa de cobrança, com acesso 100% gratuito.
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