A administração de uma instituição não é algo fácil, principalmente hoje em dia, com um mundo em crescimento tão acelerado. Essa ação requer trabalho duro e muitas vezes é demorado. No entanto, com um sistema de gestão escolar, esse processo se torna muito mais prático, automático e seguro.
E se você, como instituição, se atenta a isso, terá resultados positivos na sua jornada empreendedora. A resposta vem com alunos, pais ou responsáveis e funcionários satisfeitos.
A partir de um software de gestão escolar, a sua instituição ganha recursos que ajudam a melhorar o desempenho da instituição com o mínimo de esforço. Além disso, evita o trabalho manual em larga escala, automatizando inúmeras atividades acadêmicas e administrativas.
Neste post, destacamos todos os benefícios em ter um sistema automatizado de gestão escolar, além de mostrar quais os pilares de uma gestão eficiente e outras dicas importantes. Confira!
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O que é um sistema de gestão escolar
Um sistema de gestão escolar é um software que pode funcionar online ou offline e que ajuda a equipe de pessoal da instituição a acompanhar as atividades do dia a dia da empresa. A partir desse sistema, dá para obter informações importantes, gerar relatórios, acompanhar métricas e muito mais.
Basicamente todas as informações da escola podem ser armazenadas no software de gestão escolar. Dependendo da ferramenta que você utilizará, além da equipe de colaboradores, os pais e alunos também podem acessar as informações que são destinadas a eles, funcionando como um canal de comunicação rápida entre a instituição, os alunos e as famílias.
Em alguns casos, o sistema de gestão escolar ainda permite a personalização para que ele possa atender às suas necessidades, tornando-o ainda mais eficaz.
Como escolher o melhor sistema de gestão escolar
A escolha de um software que atue com gestor escolar não é uma tarefa tão simples, mas com cuidado e atenção é possível fazer. Abaixo deixamos algumas dicas que, com certeza, ajudarão você nesse processo:
- Reconheça as necessidades reais da instituição;
- Crie uma lista de prioridade de funções que o sistema ideal deve ter;
- Considere uma demonstração do sistema de gestão escolar antes de comprá-lo;
- Priorize sistemas online, por serem mais baratos e mais práticos;
- Envolva a sua equipe no processo de decisão, afinal todos usarão o novo sistema;
- Analise a segurança de informações que estarão guardadas em seu banco de dados;
- Confira como funciona o atendimento e suporte ao cliente.
Claro que muitos outros quesitos podem – e devem – entrar nessa lista, considerando os pontos que fazem muita diferença para a sua instituição de ensino.
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Os pilares da gestão escolar
A gestão escolar é uma forma estratégica de direcionar os recursos de forma correta e para as pessoas mais indicadas.
Para que você consiga desempenhar essa gestão sem erro, é importante considerar alguns pilares. Hoje, dependendo da instituição de ensino, essa lista aumenta. No entanto, deixamos os quatro principais e que não podem faltar no seu planejamento.
Gestão financeira
A gestão financeira, como o nome já indica, vai atuar estrategicamente no uso do dinheiro em caixa, de forma que ajudará todos os setores a tomarem decisões mais assertivas e sem oferecer risco para a instituição de ensino.
O gestor financeiro administra todo o financeiro da escola, mantendo o fluxo de caixa sempre organizado e controlando os índices de inadimplência. Para isso, é essencial que haja uma prestação de contas transparente e disponível para toda a comunidade escolar.
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Gestão de matrícula
Parte da gestão de matrícula está atrelada à gestão financeira. Essa demanda inclui o controle de confirmações de alunos, com acompanhamento do que foi pago e do que estar para se receber. Também faz parte da gestão de matrícula a captação de novos alunos.
Além da parte estratégica, que é feita pelo gestor responsável, investir em um software de gestão escolar permite gerir mais seguramente os recursos financeiros do início do ano letivo.
Esse controle impacta diretamente em toda a escola, pois direciona a estruturação da escola – como o número de salas, por exemplo -, além da compra de equipamentos e a quantidade de materiais utilizados pela secretaria e pelos alunos.
Gestão de evasão e retenção de alunos
A evasão de alunos é uma das métricas que mais preocupa os gestores escolares. É por isso que pensar em estratégias de retenção é uma das primeiras tarefas do ano letivo para esses profissionais.
A evasão escolar acontece por inúmeros motivos. Nesta pandemia, por exemplo, o Brasil registrou um índice de 650 mil crianças que abandonaram a escola ou não renovaram a matrícula entre 2020 e 2021. Os dados foram publicados pela Folha de São Paulo.
Existem diferentes formas de fazer a gestão desse pilar, como:
- Conhecer os alunos e o cenário social que eles vivem;
- Observar as tendências do mercado e apostar em novidades e mudanças;
- Ter uma cultura institucional sólida, com visão, missão e valores bem definidos;
- Ser empático com os alunos e responsáveis;
- Pensar na comunidade escolar ao tomar decisões estratégicas, entre outros.
O gestor de matrículas, basicamente, trabalhará com foco no relacionamento, para que os estudantes e responsáveis se sintam pertencentes à instituição.
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Gestão de cobrança
A gestão de cobrança é parte importante da gestão financeira e de matrículas. Ter um sistema de cobrança automatizado, que gere um controle eficiente, ajuda bastante na rotina da instituição de ensino.
Hoje, um gestor de cobranças passa parte do tempo dele imerso em tarefas operacionais, tentando “apagar os incêndios” do cotidiano da instituição. Um exemplo disso é a emissão de carta de cobrança ou um comunicado feito por e-mail ou telefone. Hoje, quanto tempo seu gestor leva para realizar essa tarefa?
Esse tempo poderia ser muito melhor administrado e focado em criação de estratégias que realmente funcionam e que podem sanar o problema. Um sistema de cobrança também trabalha com esse foco.
A Cora, por exemplo, possui um sistema de gestão, que emite cobrança recorrente, considerando a periodicidade que você programar. Com ele, é possível conferir todas as mensalidades – emitidas por boleto – pagas, a vencer e com vencimento em atraso.
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