Toda empresa precisa definir objetivos para prosperar. E o planejamento operacional ajuda a atingir os objetivos estratégicos, mostrando o que precisa ser feito na prática para chegar lá.
Enquanto o planejamento estratégico se concentra em objetivos gerais e de longo prazo do negócio, o operacional é focado em delimitar as ações, recursos, processos e tarefas necessários para atingir esses objetivos.
Nesse artigo, vamos explicar o que é planejamento operacional e quais etapas você deve seguir para aplicá-lo na sua empresa.
O que é planejamento operacional?
Planejamento operacional é uma ferramenta de gestão para transformar os objetivos traçados no planejamento estratégico da empresa em ações, processos e tarefas a serem realizados a curto e médio prazo.
Entre os objetivos do planejamento operacional estão a elaboração de um plano de trabalho — esquema que lista todas as ações e etapas necessárias para concluir cada atividade. O plano operacional também detalha os recursos que serão utilizados.
Portanto, é a definição de um caminho prático para concretizar os objetivos e metas traçados na estratégia do negócio, a partir de perguntas como:
- O que deve ser feito (objetivo estratégico)?
- Quais são os recursos necessários para isso?
- Quais tarefas precisam ser divididas?
- Quem ficará responsável por cada tarefa? Se você não tem uma equipe, como irá dividir o seu tempo entre essas atividades?
- Qual é o prazo de conclusão das metas?
Os componentes do planejamento operacional incluem desde a gestão de pessoas, de tempo e de recursos financeiros, assim como a estruturação dos processos em cada departamento da empresa.
Sendo assim, o plano operacional descreve em detalhes o que deve ser feito, quando, por quem e de que forma, para garantir que os objetivos e metas traçados no plano estratégico saiam do papel.
Independentemente do tamanho e faturamento do seu negócio, é importante ter um plano operacional, pois com ele você elabora um passo a passo para seguir no dia a dia, estruturando seu fluxo de trabalho.
Por que é importante fazer o planejamento operacional?
O planejamento operacional é importante porque, como vimos, ele permite traçar um caminho prático para que seu negócio atinja os objetivos e metas estabelecidos. Portanto, ele é uma ferramenta para que a empresa alcance os resultados esperados.
E como o planejamento operacional detalha todos os recursos, processos e tarefas necessários para atingir os objetivos a longo prazo, ele também ajuda a identificar barreiras no fluxo de trabalho e possíveis soluções.
Então, resumindo, esse planejamento é importante porque viabiliza a realização do que foi traçado no plano estratégico da empresa. Afinal, é difícil atingir qualquer objetivo sem um plano de ação, não é mesmo?
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Planejamento operacional x estratégico: qual é a diferença?
O planejamento operacional pode ser considerado um desdobramento do planejamento estratégico. Isso porque é a partir dos objetivos de longo prazo definidos na estratégia da empresa que o plano operacional vai traçar um caminho a curto e médio prazo para sua realização.
Logo, uma das diferenças está na duração de cada planejamento: o estratégico geralmente abrange um período de três a cinco anos, enquanto o operacional costuma ser feito anualmente.
Vamos pensar no exemplo de uma empresa que definiu o aumento da produtividade como um dos objetivos no planejamento estratégico.
No planejamento operacional, serão estabelecidas as ações específicas para atingir esse objetivo, o que pode incluir a realização de treinamentos de qualificação para as pessoas colaboradoras.
Então, será feito o levantamento de recursos e atribuição de responsabilidades. O resultado do planejamento pode atribuir o projeto ao setor de recursos humanos, delegando tarefas específicas às pessoas colaboradoras encarregadas.
Também será preciso listar recursos materiais, como livros e equipamentos, o orçamento total e qual é a origem do recurso financeiro.
Pegando outro exemplo, vamos imaginar uma pequena marcenaria que estabeleceu o aumento da produção como objetivo estratégico. Nesse caso, a compra de equipamentos e treinamento para utilizá-los entram no planejamento operacional.
Portanto, podemos dizer que se tratam de níveis de planejamento diferentes: o estratégico visa a empresa na totalidade, enquanto o operacional é definido por área. Porém, ambos são necessários para uma boa gestão do seu negócio.
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Tipos de planejamento operacional
Existem dois tipos principais de planejamento operacional: single-use e ongoing.
O modelo single-use é usado para implementar ações mais específicas ou resolver questões pontuais, que requerem um prazo curto de execução.
Já o formato ongoing é voltado para projetos com tempo de execução maior, passando por alterações conforme as metas vão sendo atingidas.
Como fazer um planejamento operacional para sua empresa?
Confira as etapas que você deve seguir ao elaborar um planejamento operacional para sua empresa.
Lembrando que é necessário fazer primeiro o planejamento estratégico, para definir os objetivos gerais do negócio a longo prazo.
1. Defina o escopo do planejamento
Na primeira etapa, você deve definir quais metas devem ser alcançadas a partir do planejamento, ou seja, o que precisa ser feito.
2. Levante os recursos necessários
Aqui é preciso definir com clareza todos os recursos necessários para concretizar o planejamento.
Isso inclui recursos humanos — as pessoas funcionárias que vão trabalhar em cada tarefa, com a qualificação necessária para tal, e também recursos financeiros, que podem vir do fluxo de caixa da empresa ou investimento externo.
3. Distribua as responsabilidades pelas tarefas
Nesta etapa, você deve estabelecer com clareza quais são as pessoas envolvidas na execução de cada tarefa planejada e suas responsabilidades específicas. Como mencionamos no início, se você empreende sozinho, este é o momento de pensar em como irá dividir o seu tempo entre as atividades que precisam ser feitas.
4. Defina um cronograma
Agora é o momento de definir o tempo de conclusão de cada tarefa específica e o prazo total de execução do plano operacional.
5. Estabeleça os indicadores de performance
Defina quais métricas serão utilizadas para avaliar se o planejamento está dando certo. Os indicadores mudam conforme o tipo de negócio.
6. Faça o gerenciamento de risco
Busque prever os riscos que podem afetar o andamento do plano e formas possíveis de enfrentá-los. Também é importante definir estratégias para prevenir esses riscos.
Independentemente do tamanho e idade do seu negócio, o planejamento operacional pode e deve ser implementado para que os objetivos não fiquem só no papel.
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Até a próxima e bons negócios!
