Cobrar clientes não é uma tarefa fácil, por isso a inadimplência costuma ser um problema enorme para muitas empresas. Quando se trata da cobrança de mensalidade escolar atrasada, o processo acaba sendo ainda mais desafiador. Isso porque a falta do pagamento faz uma grande diferença para o caixa e a gestão financeira acaba ficando sem recursos para trabalhar. Se você está enfrentando esse problemas na sua escola, nosso texto vai te ajudar a criar um mecanismo de cobrança eficiente.
Na Cora, os boletos são completamente livres de tarifas, tanto na emissão quanto na compensação
Cobrança de mensalidade escolar: por que é assunto delicado?
De acordo com dados da Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) e do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC Brasil), quatro em cada 10 brasileiros adultos (38,45%) estavam negativados em abril de 2022. Isso significa que 61,94 milhões de pessoas estavam com as contas atrasadas no período, um crescimento de 5,59% em relação ao mesmo período do ano passado.
O cenário econômico conturbado de 2022 teve grande responsabilidade para o aumento dos números, já que a taxa de desemprego segue elevada, a renda da população ainda continua sofrendo com os reflexos da pandemia e a inflação segue crescendo. Esse contexto desafiador apenas contribui para que o número de pessoas com dificuldades para pagar suas contas siga também em crescimento.
Nesse contexto, as escolas particulares também vem sentindo os efeitos. Já no começo de 2020, o setor foi afetado pela urgência de adaptar as aulas para o formato remoto e readequar os valores de mensalidade. Mas mesmo aplicando reduções e descontos, os gestores não deixaram de lidar com o desafio já conhecido, a cobrança de mensalidade escolar em atraso.
No âmbito legal, tanto Código de Defesa do Consumidor, quanto a Lei nº 9.870/99, que dispõe acerca das mensalidades escolares e outras providências, proíbem qualquer sanção pedagógica contra o aluno. Ou seja, somente no fim do ano ou semestre letivo a escola poderá proceder com o desligamento do aluno que não tiver cumprido seu compromisso financeiro. Por isso, a escola acaba tendo poucos recursos para fazer a cobrança dos pagamentos em atraso.
Cobrança de mensalidade escolar em atraso: como fazer
Embora seja um processo desafiador, é possível cobrar famílias inadimplentes sem causar constrangimentos ao aluno ou correr o risco de infringir a lei. Confira as nossas 6 dicas para realizar a cobrança de forma ética, garantindo a manutenção do bom relacionamento entre as partes.
1. Tenha canais de comunicação diversificados
No mundo de hoje, as pessoas são bombardeadas por informações o tempo inteiro, por isso as chances de um pagamento acabar sendo esquecido são imensas. Para evitar que isso aconteça, uma boa estratégia é oferecer mais de um canal de comunicação para as famílias.
Assim, a escola aumenta os pontos de contato e também consegue programar diferentes mensagens de cobrança, sejam elas lembretes antes do vencimento ou cobranças quando o pagamento estiver em aberto.
2. Invista em um departamento de cobranças
Para saber como fazer cobrança de mensalidade escolar, é importante ter uma equipe preparada. Essa pessoas vão administrar os contratos firmados, cuidando desde a emissão dos boletos até a cobrança em caso de atraso.
Além disso, o contato deles também deve ser disponibilizado sempre nas mensagens de cobrança, para que os responsáveis financeiros pelos alunos tenham claro a quem devem recorrer caso precisem falar sobre valores ou negociar pagamentos e prazos.
Baixe gratuitamente nosso Guia Completo de Gestão de Cobrança e saiba como reduzir a inadimplência sem impactar o bom relacionamento com seu cliente.
3. Estabeleça um roteiro de cobranças
Ter protocolos definidos para cada situação ajuda muito no funcionamento da escola. No caso da cobrança de mensalidade atrasada, é fundamental ter um “roteiro de cobranças”. Isso contribui também para que o tratamento aos estudantes e suas famílias seja isonômico, isto é, igual e transparente, evitando qualquer mal entendido.
Sua escola pode ter um roteiro de cobranças para cada canal de atendimento: telefone, email, WhatsApp ou agenda digital. No caso de cobranças por telefone, por exemplo, que é mais delicado por ser totalmente pessoal, o roteiro poderia ser:
- cordialmente, informar o motivo do telefonema (constatação de atraso no pagamento da mensalidade); descobrir e registrar o motivo da falta de pagamento; combinar e registrar uma nova data para pagamento; enviar um e-mail para o cliente um dia antes do novo vencimento, relembrando o combinado.
Nesse sentido, ter modelos de carta de cobrança de mensalidade escolar prontos também ajuda muito neste momento.
4. Faça negociações humanizadas
Cobrar alguém nunca é agradável. Mas por mais que o dinheiro seja fundamental para o funcionamento da escola, é importante que a família inadimplente se sinta acolhida neste momento. Muito provavelmente, estas pessoas também não gostariam de estar em atraso com esta conta.
Por isso, demonstrar empatia e se certificar de que a negociação não irá impactar o aluno é muito importante. Invista em treinamento para que sua equipe saiba fazer isso da melhor maneira possível.
5. Ofereça novas condições de pagamento
Saber o motivo para a mensalidade escolar estar atrasada é fundamental. Dessa forma, fica mais fácil oferecer novas condições ou até mesmo alguns benefícios no momento da cobrança da mensalidade.
Desconto no pagamento à vista, desconto no pagamento realizado antes da data de vencimento do novo boleto, parcelamento da dívida, redução de taxa de juros e nova data de vencimento são algumas das possibilidades que podem ajudar seu cliente a manter o pagamento em dia.
Mas não se esqueça: cobrança de mensalidade escolar antecipada não é uma das possibilidades, já que esta é uma prática ilegal. Portanto, a mensalidade deve sempre corresponder ao pagamento do serviço prestado previamente.
6. Automatize processos
Atualmente, existem diversas plataformas on-line que ajudam sua escola a gerenciar as cobranças. Emissão de boletos, envio de link para pagamento, cobranças em cartão de crédito e cadastro de mensagens de cobrança automáticas são alguns dos serviços disponíveis neste tipo de plataforma. Dessa forma, a automatização cria um processo que deixa mais claro todo o histórico e o status dos pagamentos de clientes, além de analisar e gerar relatórios.
O mais importante de tudo é conseguir lidar com este assunto e resolver o problema sem afetar a qualidade de ensino, muito menos envolver o aluno diretamente. Assim, com cuidado e atenção, é possível fazer uma cobrança humana ética e respeitosa.
Agora que você já sabe tudo sobre cobrança de mensalidade escolar, pode aproveitar para conferir nossos conteúdos sobre margem de lucro e precificação, conceitos muitos importantes para quem presta serviços.
E se quiser conhecer um pouco melhor os serviços que a Cora oferece às pessoas empreendedoras por meio da nossa conta PJ sem taxa, é só clicar aqui.
