Na hora de cobrar um cliente que não paga, é importante tentar manter o bom relacionamento, priorizando a cobrança amigável.
Mas também é preciso ter ações eficazes para a empresa receber o que tem direito e não ficar no prejuízo.
Além disso, diferentes razões podem levar um cliente a descumprir uma obrigação. Logo, o perfil do devedor deve ser considerado na estratégia de cobrança.
Assim, por envolver vários aspectos, saber como cobrar um cliente que não paga costuma gerar dúvidas. Por isso, preparamos este post com dicas práticas e modelos de mensagens para te ajudar.
13 dicas de como cobrar um cliente que não paga
Preparamos dicas práticas para cobrar um cliente inadimplente, incluindo as medidas aplicáveis e como direcionar sua estratégia para melhorar os resultados. Confira agora:
1. Lembre o cliente de pagar o boleto no prazo
Muitas vezes, o cliente deixa de pagar um boleto por puro esquecimento. Logo, para evitar que isso aconteça, você pode adotar os lembretes de vencimento como uma forma de cobrança preventiva na sua empresa.
Assim, o lembrete deve ser enviado próximo ao vencimento da cobrança (2 dias antes, por exemplo). Além disso, você pode reenviar o boleto com o aviso e facilitar ainda mais o pagamento.
Vale dizer que os lembretes de vencimento não precisam consumir tempo nem dinheiro. Isso porque você pode usar uma ferramenta gratuita para automatizar o envio, como a gestão de cobrança da Cora.
2. Entenda por que o cliente não paga
Como foi mencionado no início do artigo, várias razões podem fazer com que o cliente não pague o que deve.
Nesse sentido, precisamos considerar situações que impactam a capacidade de pagamento da pessoa, como queda na renda e gastos inesperados.
Por outro lado, infelizmente, pode haver desinteresse do cliente em resolver a situação, mesmo que a empresa ofereça condições especiais.
Portanto, é recomendável analisar o histórico de relacionamento com a empresa, assim como as tentativas de contato já feitas, para entender o perfil do devedor.
3. Considere o perfil do devedor na abordagem
Essa dica de como cobrar um cliente que não pag a complementa a anterior: mudar a abordagem conforme o perfil de quem deve.
Sendo assim, se a empresa já fez várias tentativas de negociação amigável sem sucesso, o tom das mensagens de cobrança deve ser mais sério, sem perder a cordialidade.
Além disso, é válido alertar o devedor sobre os efeitos negativos da inadimplência em sua vida financeira (sempre com informações verdadeiras).
Por outro lado, se o cliente demonstra intenção de pagar, oferecer condições mais favoráveis, como parcelamento da dívida ou redução dos encargos, pode ser o melhor caminho para resolver o problema.
4. Escolha o melhor canal de contato
Vários canais podem ser usados para cobrar um cliente que não paga, sendo os principais:
- Ligações telefônicas;
- Aplicativo de mensagens (WhatsApp);
- SMS;
- E-mail;
- Carta impressa.
Assim, cabe avaliar qual canal é mais adequado, considerando o perfil do devedor e aspectos da dívida como valor e tempo de inadimplência.
Leia também | Como cobrar clientes inadimplentes por telefone: confira estratégias e exemplos de abordagens
5. Priorize a cobrança amigável
A cobrança amigável é aquela na qual a empresa se dispõe a negociar diretamente com o cliente que não paga, sem recorrer a medidas mais sérias como protesto em cartório e ações judiciais.
Nesse sentido, a cobrança amigável traz um desgaste menor na relação com o cliente. Com isso, as chances de que ele continue comprando da empresa e siga com uma boa imagem da marca são maiores.
Da mesma forma, a cobrança amigável costuma trazer menos despesas para a empresa, quando comparada às ações judiciais, por exemplo.
6. Fique de olho nas leis sobre cobrança
É bom lembrar que o Código de Defesa do Consumidor (CDC) estabelece limites para a cobrança de dívidas.
Logo, conhecer e respeitar a lei é fundamental ao cobrar um cliente que não paga, independentemente do valor da dívida e do tempo de atraso.
Assim, o CDC estabelece que o devedor não pode ser constrangido, ameaçado ou exposto ao ridículo. Também é vedado usar informações falsas ou enganosas na cobrança.
7. Saiba adaptar as mensagens de cobrança
O tom das mensagens de cobrança deve mudar conforme o tempo de inadimplência, mas sempre mantendo o respeito na comunicação.
Dessa forma, quanto maior for o tempo de atraso, mais séria e formal deve ser a comunicação.
É possível ainda informar o cliente sobre o que pode acontecer se a dívida seguir em aberto (passar para a cobrança judicial, por exemplo).
De todo modo, é sempre bom incluir no fim das mensagens um aviso como: “caso o pagamento já tenha sido efetuado, favor desconsiderar essa mensagem”.
Afinal, pode demorar algum tempo até a empresa identificar o pagamento, dependendo do meio utilizado.
8. Facilite o pagamento da dívida
Sabemos que os encargos por atraso (juros e multa) são uma forma de compensar o prejuízo pelo atraso no pagamento de uma dívida.
Além disso, é normal querer receber o valor total o mais rápido possível para aquecer o fluxo de caixa da empresa.
Ainda assim, se possível, ajude o cliente a resolver a pendência, oferecendo um abatimento nos juros para pagamento à vista ou um parcelamento especial, por exemplo.
9. Mande avisos de cobrança por e-mail
Um estudo da Serasa Experian mostrou que 63% das dívidas são regularizadas com o envio de lembretes de cobrança por e-mail.
Portanto, usar essa forma de cobrança pode trazer ótimos resultados ao lidar com clientes inadimplentes no seu negócio.
A propósito, com a gestão de cobrança da Cora você configura avisos de cobrança automáticos, sem pagar nenhuma taxa. Mais adiante explicaremos melhor como usar essa facilidade gratuita na sua empresa.
10. Explique as consequências da inadimplência
Além de cobrar as dívidas em aberto, também é importante investir em um trabalho educativo sobre os efeitos da inadimplência com o seu público.
Esse tipo de comunicação pode ser feita por canais como as redes sociais da empresa, em seu blog corporativo e com o envio de e-mails, por exemplo.
Nesse sentido, um ótimo tema para trabalhar é o mito de que a dívida “caduca” após cinco anos. Aqui, é interessante explicar que a dívida não “morre” e continua afetando negativamente o acesso ao crédito pelo cliente, até ser quitada.
Pois, na verdade, o “caducar” se refere apenas à retirada do nome do cliente dos cadastros de inadimplentes após esse prazo. Sem falar que o protesto em cartório só é retirado após o pagamento da dívida, sem prazo de prescrição.
11. Considere negativar o cliente devedor
Incluir o nome do cliente que não paga em cadastros de inadimplentes, ou seja, “negativar o CPF”, também é uma alternativa.
Isso porque a negativação traz restrições no acesso ao crédito, incentivando o pagamento da dívida para resolver a situação.
Assim, para negativar um cliente devedor, é preciso entrar em contato com empresas especializadas (birôs de crédito), como Serasa e SPC Brasil.
Também é necessário fornecer os dados do cliente inadimplente e comprovar a dívida para fazer a negativação.
Leia também | Como negativar um cliente devedor: tudo o que você precisa saber
12. Avalie protestar a dívida em cartório
O protesto em cartório deve ser uma das últimas ações para cobrar um cliente inadimplente, por trazer um desgaste maior à relação comercial.
Porém, o protesto tem vantagens como o baixo custo para a empresa e ser um processo simples, podendo ser feito pela internet, em muitos casos.
Aliás, como adiantamos, o protesto não “caduca”, ou seja: ele só é retirado após o cliente pagar a dívida, independentemente do tempo transcorrido.
Para fazer o protesto da dívida, é preciso ter algum documento para comprovar a venda (como um boleto de cobrança), além dos dados da pessoa devedora. O procedimento é feito em um cartório de protesto.
13. Cobrança judicial: o último recurso
Se você já esgotou as demais opções e o cliente continua sem pagar, existe a alternativa de entrar na Justiça.
Porém, como a cobrança judicial pode ser demorada e trazer custos para a empresa, é preciso ponderar se o valor da dívida e outros fatores justificam a medida.
De todo modo, a empresa pode recorrer ao Juizado Especial Cível sem contratar um advogado, caso se enquadre em certos requisitos e o valor da dívida não ultrapasse 20 salários mínimos.
Leia também | Como cobrar um cliente judicialmente: tudo o que você precisa saber
Como cobrar um cliente: exemplos de mensagens
Sabemos que pode ser difícil escrever uma mensagem para cobrar um cliente que não paga. Por isso, trouxemos alguns modelos para você adaptar e usar no seu negócio.
– Lembrete de vencimento
O lembrete de vencimento permite fazer a cobrança preventiva, evitando que o cliente deixe de pagar o boleto por esquecimento.
Olá [nome do cliente], o vencimento do seu boleto referente a [descrever o produto ou serviço] está próximo. Pagando até [data de vencimento], você evita juros e multa por atraso.
– Mensagem de pagamento não identificado
Esse modelo de mensagem pode ser usado quando o boleto está atrasado há poucos dias.
[Nome do cliente], não identificamos o pagamento do seu boleto referente a [produto ou serviço]. Segue anexo o boleto para pagamento e caso tenha alguma dúvida, é só entrar em contato conosco [informar os canais de comunicação].
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, pedimos que ignore esta mensagem.
– Mensagem de pagamento atrasado
Esta mensagem pode ser adaptada para situações em que o pagamento está em aberto há mais de uma semana.
[Nome do cliente], o boleto referente a [serviço ou produto] venceu em [data] e até agora não registramos o seu pagamento. Por isso, estamos enviando uma segunda via do boleto anexa e, caso tenha alguma dúvida, é só entrar em contato conosco [canal].
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor ignorar essa mensagem.
A propósito, não esqueça de colocar o nome e o CNPJ da sua empresa nas mensagens de cobrança, pois essa é uma determinação do Código de Defesa do Consumidor.
Do mesmo modo, inclua os canais de contato da empresa e o nome do setor ou pessoa responsável pela cobrança.
Leia também | Conheça as novidades da Cora para facilitar a cobrança de seus clientes
A Cora te ajuda a cobrar seus clientes
A Cora é uma conta PJ livre de taxas e cheia de recursos para simplificar a rotina financeira de pequenas e médias empresas.
Um desses recursos é a nossa gestão de cobrança, que você pode aproveitar de graça após abrir sua conta empresarial sem tarifas.
Assim, pela gestão de cobrança da Cora você pode emitir boletos ilimitados sem pagar nenhuma taxa.
E tem mais: você tem a opção de configurar lembretes automáticos de cobrança, economizando o tempo que seria gasto para escrever e enviar manualmente as mensagens.
Dessa forma, na hora de emitir o boleto, você escolhe quando quer que a Cora envie as mensagens para o cliente.
Além disso, você consegue acompanhar todos os boletos emitidos pela gestão de cobrança, agrupados por situação de pagamento (a vencer, pago ou em aberto).
Vale ressaltar que os boletos de cobrança podem ser usados para registrar um protesto em cartório.
Isso porque eles permitem emitir uma duplicata para comprovar a venda de um produto ou serviço.
Logo, essa é mais uma vantagem de usar o boleto de cobrança como meio de pagamento na sua empresa, mais ainda quando você não paga nenhuma taxa para isso.
Na Cora, sua empresa emite boletos de cobrança sem taxa e sem burocracia
Como configurar lembretes de cobrança na Cora
Você escolhe se quer enviar lembretes por e-mail, além de selecionar a frequência de envio, no momento em que faz a emissão de boletos pela gestão de cobrança da Cora.
Na prática, na hora em que estiver emitindo um boleto, você deve selecionar a opção “Notificação de cobrança”.
Então, o passo seguinte é escolher quando enviar os lembretes de vencimento ao cliente por e-mail, podendo ser:
- 2 dias antes do vencimento da cobrança;
- no dia do vencimento da cobrança;
- 2 dias após a data de vencimento do boleto, caso não tenha sido pago.
Também é possível programar uma notificação de confirmação de pagamento para seu cliente, quando a cobrança for paga.
E você ainda pode configurar lembretes de cobrança por e-mail para enviar 15, 10, 7 ou 5 dias antes do boleto vencer.
Da mesma forma, você consegue agendar lembretes de pagamento para 5, 7, 10 e 15 dias após a data de vencimento.
Mas, se ainda ficou alguma dúvida sobre como usar esse recurso prático e gratuito, você pode consultar um passo a passo de como configurar lembretes de cobrança na Cora, com imagens.
Inclusive, você pode deixar um modelo de boleto salvo, já com as notificações de cobrança e outros dados opcionais (como juros, multa e desconto).
Assim, na hora de emitir um boleto pela sua conta Cora, é só usar o modelo salvo para ter ainda mais rapidez e praticidade.
Agora você já sabe como cobrar um cliente devedor. Fique à vontade para continuar navegando no blog e aprender mais sobre gestão e finanças para o seu negócio! Até a próxima!
