Saber como controlar o estoque da empresa é fundamental para melhorar o controle financeiro empresarial, evitando o desperdício de recursos e prejuízos.
Isso porque, sem uma gestão eficiente nessa área estratégica, o negócio pode perder vendas e ter custos maiores com produtos vencidos ou danificados, além de não conseguir boas condições para negociar com fornecedores.
Mas, para te ajudar a evitar esses problemas, preparamos dicas práticas de como controlar o estoque da empresa, válidas para empreendimentos de todos os portes e setores.
Qual a importância de controlar o estoque da empresa?
O controle de estoque consiste na análise e monitoramento de todos os itens do estoque de uma empresa, sejam matérias-primas, produtos para revenda ou insumos para a prestação de serviços.
Sendo assim, a gestão de estoque engloba o controle do fluxo de entradas e saídas, a prevenção de perdas e o planejamento das compras para reposição.
Desse modo, uma boa administração do estoque ajuda a otimizar o controle de custos na empresa, minimizando perdas e controlando os gastos com despesas de armazenagem.
Da mesma forma, uma gestão eficaz evita que a empresa tenha suas operações prejudicadas por desabastecimento, o que pode impactar negativamente o fluxo de caixa e ainda levar à perda de clientes.
Portanto, saber como controlar o estoque da empresa contribui para melhorar sua gestão financeira.
Até porque, as boas práticas permitem um melhor planejamento das compras, ajudando a conseguir condições melhores de preço e prazo com fornecedores.
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9 dicas de como controlar o estoque da empresa
Fazer o controle de estoque na empresa com eficiência pode parecer uma tarefa complicada, ainda mais para negócios em início de atividade.
Mas, utilizando as dicas práticas a seguir, você consegue estruturar essa área estratégica sem complicação.
1. Mantenha um inventário de estoque
O inventário é uma relação de todos os itens do estoque e suas respectivas quantidades, que deve ser atualizada continuamente.
Assim, conforme as mercadorias entram em saem, é preciso registrar os detalhes de cada movimentação do estoque.
Quanto à forma de manter o inventário, é possível utilizar planilhas, um sistema informatizado ou até fazer manualmente. Porém, é necessário manter um padrão nos registros, independente do meio utilizado.
2. Estabeleça processos e regras para controlar o estoque
É recomendável ter um passo a passo detalhado para a entrada e saída de mercadorias, a fim de padronizar os procedimentos a seguir e prevenir falhas.
Da mesma forma, é importante que as pessoas colaboradoras responsáveis por controlar o estoque da empresa recebam treinamento adequado e orientações objetivas sobre as regras a seguir.
Além disso, é fundamental estabelecer padrões para o espaço físico do estoque, mantendo uma rotina de limpeza e organização.
É importante considerar ainda os requisitos de armazenamento (como temperatura ideal e ventilação), na hora de dispor os itens.
3. Busque o equilíbrio dos produtos em estoque
É importante que as quantidades dos produtos ou insumos em estoque estejam alinhadas às necessidades do negócio, prevenindo faltas e excessos.
Nesse sentido, analisar o histórico do inventário ajuda a entender os padrões de saída e sazonalidades do estoque, identificando as mercadorias que precisam de reposição mais frequente.
Assim, é recomendável ainda estabelecer um volume máximo e mínimo para cada item, considerando o volume médio de vendas, capacidade de armazenamento e disponibilidade de reposição.
4. Faça o planejamento das compras
Ao planejar as reposições de estoque na empresa, em vez de deixar para fazer os pedidos na última hora, você consegue negociar melhores prazos e condições de pagamento com fornecedores.
Portanto, você deve analisar os registros do inventário, além de considerar as características do seu público e modelo de negócio, para fazer um planejamento financeiro de compras eficiente.
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5. Dê saída a produtos sem giro
Produtos sem giro são aqueles que estão parados no estoque da empresa, podendo inclusive causar prejuízo, quando se trata de itens perecíveis.
Assim, é importante criar estratégias para facilitar a saída dessas mercadorias e minimizar as perdas. Oferecer descontos e promoções é um caminho para isso.
De todo modo, manter e controlar rigorosamente o inventário do estoque é fundamental para identificar produtos sem giro e fazer ajustes nas próximas compras do negócio.
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6. Defina um limite de perdas
Mesmo seguindo boas práticas de como controlar o estoque da empresa, é normal que ocorram perdas de mercadorias e danos, como produtos e insumos vencidos ou inutilizáveis.
Sabendo disso, é preciso estabelecer margens aceitáveis de perdas, e criar estratégias para se manter nesses limites. Dessa forma, os prejuízos são minimizados.
7. Controle os custos de armazenagem
Para controlar o custo da manutenção do estoque da empresa, o primeiro passo é calcular todas as despesas envolvidas.
Nesse cálculo entram os gastos relativos ao espaço físico do estoque (aluguel, climatização, limpeza, etc.), assim como as perdas e danos, e a mão de obra envolvida.
Então, conhecendo esse custo, é possível buscar estratégias para o negócio reduzir as despesas com armazenagem.
8. Considere automatizar o controle de estoque
Mesmo em pequenas empresas, vale a pena considerar a adoção de um sistema automatizado para otimizar o controle de estoque.
Dessa forma, além de reduzir o tempo gasto em tarefas operacionais, podendo redirecionar o trabalho da equipe para funções mais estratégicas, a chance de falhas nos processos é menor.
Existem diversas opções de sistemas automatizados com essa função no mercado, inclusive para setores específicos, como indústrias, lojas virtuais e negócios do ramo de alimentação.
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9. Tenha um processo para o preparo de pedidos
O momento de separar e preparar produtos do estoque para entrega merece atenção especial.
Inclusive, é recomendável ter um passo a passo padrão — reforçando aqui a importância de estabelecer regras e processos.
Pois, erros no momento da preparação do pedido podem levar a problemas como envio de produtos avariados, incorretos ou fora do prazo de validade.
Situação assim geram conflitos com as pessoas consumidoras, além de despesas com novas entregas, quando se trata de envios.
Essas foram as dicas de como controlar o estoque da empresa. Agora é hora de partir para a ação e usar o que você aprendeu para otimizar a gestão de recursos no seu negócio. E para cuidar ainda melhor das finanças empresariais, você pode aprender a eliminar as tarifas bancárias com o post que ensina como abrir uma conta PJ gratuita. Até a próxima!
