Cumprir as obrigações fiscais é indispensável para qualquer empresa se manter regularizada. Nesse sentido, quem atua na prestação de serviços precisa saber como emitir Nota Fiscal de Serviços. Aliás, isso vale também para o MEI.
Por outro lado, sabemos que a parte burocrática costuma gerar dúvidas. Nessa hora, tudo pode parecer muito complexo, e a pessoa empreendedora nem sabe por onde começar.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo explicativo sobre a emissão de Nota Fiscal de Serviços. Também apresentaremos uma novidade para simplificar a geração de notas na sua empresa.
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Como emitir Nota Fiscal de Serviços?
Veja o passo a passo para emitir Nota Fiscal de Serviços:
A Nota Fiscal de Serviço (NFS-e) é um documento digital que comprova a prestação de serviços entre empresas ou entre uma empresa e um consumidor final.
E toda empresa tem a obrigação de emitir o documento em suas operações, inclusive o Microempreendedor Individual (MEI).
A obrigatoriedade só não se aplica quando o MEI presta um serviço para pessoa física. Nesse caso, emitir a NFS-e é facultativo.
Aliás, a Nota Fiscal de Serviço está diretamente relacionada ao Imposto Sobre Serviços (ISS). Pois cabe aos municípios cobrar esse tributo das empresas prestadoras de serviços.
Assim, para emitir Nota Fiscal de Serviços, a empresa deve seguir a legislação da cidade onde está cadastrada. Isso porque compete a cada cidade estabelecer as regras para gerar o documento.
Porém, geralmente as etapas incluem:
- Obter a inscrição municipal da empresa. Aqui, as exigências podem mudar conforme o setor e atividades do CNPJ;
- Fazer o cadastro no sistema de emissão de notas fiscais do município;
- Acessar o sistema e preencher os dados da Nota Fiscal de Serviço (como tomador, valor, descrição do serviço, etc.);
- Revisar os dados e emitir a nota fiscal.
Após fazer o cadastro inicial no sistema da prefeitura, também é possível automatizar a geração das notas a partir de um emissor de notas fiscais.
Mas vale dizer que o MEI prestador de serviços usa um processo diferente para emitir a NFS-e, que veremos em outro tópico.
Além de ser uma obrigação fiscal, a emissão de notas fiscais tem vantagens para o negócio, incluindo:
- Especificar os impostos a serem pagos;
- Evitar a sonegação fiscal (e as penalidades que ela pode acarretar);
- Identificar a quantidade de serviços prestados;
- Auxiliar a gestão financeira do negócio.
Como o MEI deve emitir Nota Fiscal de Serviços?
Desde setembro de 2023, o Microempreendedor Individual prestador de serviços deve emitir suas notas fiscais pelo Portal da NFS-e. Essa regra foi instituída pela resolução CGSN n.º 169/2022.
Assim, o MEI pode emitir suas notas fiscais eletrônicas de serviço pelo Emissor Nacional (versão Web) ou pelo Aplicativo NFS-e mobile. Mas, para utilizar o App, primeiro é necessário fazer as configurações no Emissor Nacional.
A propósito, o MEI tem três opções de login para acessar o Emissor Nacional:
- Acesso com usuário e senha, realizando o cadastramento pelo portal;
- Utilizando um certificado digital;
- Com a conta gov.br.
Configurações iniciais
Veja como acessar o Emissor Nacional e fazer as primeiras configurações:
- Acesse o Portal da NFS-e
- Clique em “Emitir nota fiscal”;
- Na página seguinte, escolha uma opção de acesso (certificado digital, conta gov.br ou CNPJ e senha);
- No primeiro acesso ao Portal, clique em “Fazer primeiro acesso” para se cadastrar. Ao finalizar o cadastro, você receberá um código por e-mail para acessar o Portal Contribuinte;
- No Portal Contribuinte, clique no ícone de engrenagem para acessar as configurações;
- Informe o e-mail e telefone que aparecerão nas notas fiscais;
- Na parte de baixo da tela, marque a opção “Não informar nenhum valor para os tributos”. Clique em “Salvar”.
Cadastrando os serviços favoritos
Para emitir notas pelo aplicativo NFS-e, você deverá cadastrar seus serviços favoritos na versão Web. Essa etapa também é obrigatória para fazer a emissão da NFS-e simplificada. Veja o passo a passo para incluir:
- No Portal Contribuinte, clique no ícone de estrela e no botão “+ novo serviço favorito”;
- Em seguida, cadastre o serviço, informando o município de prestação, um apelido, Código de Tributação Nacional e descrição. O campo “Item da NBS” é opcional. Clique em “Salvar”.
Emitindo a primeira Nota Fiscal de Serviço
Já com as configurações iniciais prontas, é hora de gerar sua primeira Nota Fiscal de Serviço MEI. Para isso:
- No Portal Contribuinte, clique no ícone da nota com um sinal de + em vermelho;
- Digite o CNPJ do cliente (campo opcional). Você também pode clicar na lupa para pesquisar a razão social ou nome do cliente pelo CNPJ/CPF.
- Selecione um dos serviços favoritos no campo “Serviço prestado”;
- Informe o valor do serviço;
- Clique no botão “Emitir NFS-e”. Pronto!
Para baixar o arquivo PDF da nota para enviar ao cliente, clique no botão “Baixar DANFSe”.
Aqui, explicamos a emissão simplificada, mas também é possível gerar a versão completa.
A propósito, a emissão completa é obrigatória para alguns tipos de prestação de serviços, como exportação e serviços cujo ISS é retido no local do tomador.
Mas e a nota fiscal avulsa, como funciona?
O prestador de serviço que não emite nota fiscal frequentemente pode optar pela Nota Fiscal Avulsa (NFA), que também é gerada em um sistema online. Esse modelo de nota fiscal pode ser emitido apenas por alguns perfis de prestadores de serviços, como:
- pessoas físicas não contribuintes;
- profissionais autônomos;
- artesãos;
- microempreendedores Individuais (MEI);
- micro e pequenos negócios;
- empresas inscritas exclusivamente no ISS e órgãos públicos, como repartições, autarquias e fundações.
A emissão da nota fiscal avulsa também depende do órgão e das leis municipais. Em algumas localidades, esse modelo não está mais disponível. Além disso, em casos de empresas sem CNPJ aberto, é preciso optar pelo Recibo de Pagamento Autônomo (RPA).
Para evitar problemas, a dica é procurar a Sefaz da sua cidade e verificar as regras para emissão da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica Avulsa.
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Existe prazo para emissão de uma nota fiscal de serviço?
Não existe um prazo determinado por lei para que o prestador de serviço faça a emissão da nota fiscal. A única exigência é que o documento seja gerado e tenha na descrição o período em que aquele valor foi gerado para a empresa.
O indicado, no entanto, é que o documento seja gerado sempre que o serviço é finalizado e o pagamento solicitado à empresa. Vale lembrar que quem é MEI não é obrigado a gerar nota fiscal para pessoas físicas, entretanto, é sempre importante fazer isso quando o cliente solicitar o documento.
Como calcular nota fiscal de prestação de serviços
Um erro que pode ser cometido por muitos prestadores de serviço, é esquecer de colocar no processo de precificação o valor referente à nota fiscal.
Nesse sentido, é preciso lembrar que toda nota gera imposto para empresa, independente se ela está enquadrada no Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real. Portanto, é importante colocar a alíquota do imposto pago no momento em que se calcula o preço de venda. Caso tenha dúvida, indicamos buscar um contador para fazer esse cálculo sem erros.
O que ocorre se a empresa não emitir a NFS-e?
Quando você descobre como emitir nota fiscal de prestação de serviço, percebe que esse processo envolve uma prestação de contas à Receita Federal sobre o que foi vendido pela sua empresa.
Ao gerar a nota fiscal, todos os tributos agregados ao serviço são devidamente recolhidos e a sua empresa fica com todas as obrigações fiscais em dia.
A omissão de valores pode acarretar no crime de sonegação de imposto e, nesses casos, há uma pena que varia de 2 a 5 anos de reclusão, além da aplicação de uma multa, relativa ao valor omitido.
A emissão da nota fiscal de prestação de serviço é simples e você não precisa comprometer o futuro da empresa por conta disso.
Conheça o Emissor de Nota Fiscal da Cora
Sabemos que emitir a NFS-e é obrigatório, mas o processo pode consumir um bom tempo, dependendo da quantidade de serviços prestados por mês. E o tempo é um recurso valioso para quem empreende!
Sendo assim, uma forma de simplificar e agilizar essa rotina é automatizar a emissão da Nota Fiscal de Serviço. Assim você ainda evitar erros no processo, trazendo mais eficiência à gestão do seu negócio.
A novidade é que você já pode emitir suas notas fiscais de serviços direto da conta Cora. Para ter essa facilidade, você paga só R$ 0,99 por nota. E assinantes do Cora Pro pagam um valor especial: apenas R$ 0,49 por nota fiscal emitida.
Ah, caso ainda não esteja disponível, você pode demonstrar interesse em ter a Nota Fiscal na Cora para a sua cidade entrando em contato pelos nossos canais de atendimento. Até a próxima!
