Saber como escrever um e-mail cobrando um cliente é uma das melhores estratégias para reduzir a inadimplência no seu negócio.
De acordo com um estudo da Serasa, o número de inadimplentes no Brasil passou de 59,3 milhões em janeiro de 2018 para 70,1 milhões em janeiro de 2023. Ou seja: ações focadas em evitar o descumprimento de pagamentos são muito bem-vindas e beneficiam tanto o consumidor como a empresa.
Ao longo deste artigo, ajudaremos você a entender o que é um e-mail de cobrança e qual a sua importância. Além de trazer modelos de mensagens e ferramentas úteis para implementar esse tipo de ação no dia a dia.
Que tal continuar a leitura para conferir tudo?
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O que é um e-mail de cobrança e qual a sua importância?
Um e-mail de cobrança nada mais é do que uma notificação enviada ao cliente em relação a um pagamento que deve ser feito, sendo fundamental para prevenir casos de inadimplência.
Existem 3 principais tipos de e-mails de cobrança:
1. E-mail que antecede o vencimento
É como um lembrete com uma comunicação antecipada, demonstrando a preocupação da empresa com seus consumidores.
Trata-se de um e-mail no qual deve ser comunicado o valor devido e a data de vencimento do pagamento para evitar multas e juros.
Além disso, é sempre recomendado deixar o canal aberto para casos de dúvidas. Assim, o cliente se sente à vontade para entrar em contato se quiser ter maiores esclarecimentos sobre o pagamento.
2. E-mail próximo ou no dia do vencimento
Um segundo modelo muito utilizado é o e-mail que é enviado próximo à data limite do pagamento, como um dia antes ou na própria data do vencimento.
O objetivo é lembrar o cliente que o prazo de pagamento está chegando e orientá-lo em relação à importância de pagar em dia para evitar multas e juros.
Lembre-se de que não é uma cobrança de fato e sim um lembrete. Por isso, a linguagem deve ser amigável e mais informal.
3. E-mail após o vencimento
Diferentemente dos anteriores, este e-mail não é um lembrete e sim uma cobrança, sendo necessário utilizar um tom mais sério, formal e direto, mas também respeitoso e empático.
O cliente deve ser lembrado de que a sua dívida não foi quitada e que, quanto mais demorar para pagar, maiores serão as taxas e multas.
Ainda assim, isso tudo não significa que a linguagem deva ser ameaçadora. A empresa precisa se colocar à disposição para solucionar a questão, por exemplo, oferecendo diferentes formas de pagamento e extensão do prazo.
A educação sempre precisa vir em primeiro lugar, independentemente do assunto do e-mail. Ou seja, nada de gerar constrangimentos.
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Como escrever um e-mail cobrando um cliente?
Entender como escrever um e-mail cobrando um cliente é uma tarefa fundamental para evitar a inadimplência. Se bem executadas, estas notificações são capazes de trazer ótimos resultados.
Um dos pontos mais importantes, além de manter a educação e a gentileza em todo o processo, é o poder da negociação. Em alguns casos, o cliente não deixou de realizar o pagamento por falta de dinheiro, mas por esquecimento.
O papel da empresa, portanto, é sempre lembrar o consumidor sobre o pagamento em aberto, colocar-se à disposição para fazer esclarecimentos e, se necessário, negociar.
Para ficar mais claro como escrever esse tipo de e-mail, confira alguns exemplos:
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E-mail antes do vencimento
“Olá______.
Tudo bem?
Somos da empresa _______ e o motivo do nosso contato é para lembrar você que, no próximo dia_______, vence o boleto referente à compra do serviço de ____________ no valor de________.
Estamos enviando o boleto em anexo para facilitar o pagamento.
Caso tenha dúvidas ou precise de outros esclarecimentos, entre em contato. Estamos à disposição por aqui ou no seguinte número:_____________.
Se você já tiver efetuado o pagamento, por favor, desconsidere este e-mail.
Atenciosamente.
Nome da empresa.”
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E-mail no dia do vencimento
“Olá ____________.
Somos da empresa _______ e o motivo do nosso contato é para lembrar você que hoje vence o boleto referente à compra do serviço de ____________ no valor de________.
Para evitar multas e juros por atrasos, não deixe de realizar ainda hoje o seu pagamento. Basta utilizar o boleto bancário enviado em anexo.
E, caso tenha alguma dúvida ou precise conversar sobre outras formas de pagamento, entre em contato conosco respondendo este e-mail.
Se você já tiver efetuado o pagamento, por favor, desconsidere este e-mail.
Estamos à disposição.
Nome da empresa.”
-
E-mail de cobrança para pagamento em aberto há alguns dias
“Olá ____________.
Somos da empresa _________ e o motivo do nosso contato é para lembrar você que o seu boleto referente à compra do serviço de ___________ venceu no dia ___________.
Sabemos que o dia a dia é corrido e que imprevistos acontecem. Para te ajudar, estamos enviando este e-mail com o valor atualizado do boleto. Basta baixar o documento em anexo ou utilizar o seguinte código de barras:
(inserir o código)
Caso precise conversar sobre outras formas de pagamento, estamos sempre à disposição. Afinal, pagar juros e multas não é uma situação agradável, não é mesmo?
Se pudermos ajudar de alguma forma, entre em contato respondendo este e-mail.
Caso o pagamento já tenha sido efetuado, por favor, desconsidere este e-mail.
Atenciosamente.
Nome da empresa.”
Como cobrar o seu cliente de forma prática e automatizada?
Conforme você aprendeu ao longo deste artigo, cobrar os seus clientes é algo que leva tempo e precisa ser realizado de maneira adequada para evitar prejuízos.
E se houvesse um banco que ajudasse você, pessoa empreendedora, a gerir todas as cobranças do seu negócio?
Na Cora isso já é uma realidade!
Quem é cliente da Cora tem um grande benefício: emissão de boletos registrados (à vista, parcelados ou com recorrência) ilimitados e gratuitos no app.
Ao abrir uma conta digital PJ, você tem acesso a um dashboard de gestão de cobranças que permite o acompanhamento de todos os boletos emitidos, pendentes e pagos. Assim, fica muito mais fácil ter controle sobre o dinheiro que entra no caixa. Além disso, é possível visualizar gráficos comparativos de recebimentos entre o mês atual e o anterior.
E com o objetivo de facilitar ainda mais o seu dia a dia, oferecemos a possibilidade de enviar notificações automáticas de cobranças aos seus clientes. Isso vale para antes, depois ou na própria data de vencimento.
Com essa cobrança automatizada, você não precisa se preocupar em fazer tudo manualmente e construir uma mensagem do zero, o que reduz ainda mais os riscos de pagamentos em atrasos.
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Como enviar uma notificação automática de cobrança pela Cora?
O processo é muito simples e prático.
Para enviar as suas notificações de cobrança pela Cora, é preciso ativá-la no momento da emissão de um boleto. Confira o passo a passo:
- Ao emitir o boleto, habilite o botão de “Notificação de cobrança”;
- Escolha quais notificações devem ser enviadas: 2 dias antes do vencimento, no dia do vencimento, 2 dias após a data de vencimento (se não tiver sido pago) ou até mesmo envio de confirmação de pagamento assim que a cobrança for paga;
- Se preferir, faça o cadastro de outras notificações além das padronizadas, tanto antes como depois do vencimento;
- Verifique as notificações selecionadas na tela de confirmação das informações do boleto;
- Aguarde o envio das notificações, pois a Cora faz tudo automaticamente.
Leia também | Conheça as novidades da Cora para facilitar a cobrança de seus clientes
E aí, agora que você já sabe como a Cora torna os processos de gestão de cobranças da sua empresa mais simples e práticos, que tal abrir a sua conta digital PJ? Acesse o nosso site agora mesmo e confira todos os benefícios de ter uma conta na Cora.
