Todo negócio depende do fornecimento de produtos, insumos e serviços para funcionar, certo? Daí vem a importância de saber como fazer gestão de fornecedores, independente do tamanho da empresa.
Nesse sentido, é preciso definir critérios para a escolha das parcerias, como qualidade, prazos de entrega, preço e condições de pagamento, que devem estar alinhadas ao controle financeiro empresarial
Além disso, a gestão engloba o relacionamento com os fornecedores e acompanhar suas atividades ao longo dos contratos. Neste artigo, você confere oito dicas práticas para fazer a gestão de fornecedores no seu negócio.
O que é gestão de fornecedores
A gestão de fornecedores engloba os processos relacionados à seleção, avaliação e condução do relacionamento com fornecedores, além do acompanhamento de suas atividades.
Trata-se de uma área estratégica, pois, como foi mencionado, toda empresa precisa de fornecedores, seja para obter estoques de mercadorias para revenda ou para garantir matérias-primas e insumos para a fabricação de seus produtos.
Aliás, devemos lembrar que a gestão de fornecedores inclui ainda a contratação de serviços terceirizados, seja de empresas ou pessoas autônomas.
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Por que é importante para a empresa?
A relação da empresa com seus fornecedores pode ser determinante para a sua operação.
Afinal, o negócio depende de fornecedores para atender as necessidades de seu público relativas à qualidade, preço e disponibilidade dos produtos ou serviços oferecidos
Além disso, encontrar fornecedores que ofereçam custos e condições de pagamento alinhados à realidade da empresa é fundamental para uma boa gestão financeira.
Nesse sentido, os prazos de pagamento oferecidos por fornecedores devem ser compatíveis com os prazos médios de recebimento do negócio, por exemplo, para manter um fluxo de caixa positivo e o capital de giro.
Em resumo, uma boa gestão de fornecedores garante a continuidade das atividades que dependem dos produtos, insumos ou serviços fornecidos.
Por isso, é importante focar na seleção das melhores parcerias para o negócio, assim como na construção de relacionamentos pautados na confiança e em ganhos mútuos.
Dessa forma, a empresa tem mais chances de concretizar as metas estabelecidas no planejamento estratégico e crescer de forma sustentável.
8 dicas de como fazer a gestão de fornecedores
Como parte crucial da administração de um negócio, a gestão de fornecedores não pode ser neglicenciada.
A seguir você confere algumas dicas práticas para selecionar, avaliar e manter um bom relacionamento com fornecedores na sua empresa.
1. Pesquise a reputação de potenciais fornecedores
A seleção é um ponto essencial da gestão de fornecedores. Nesse sentido, você deve adotar medidas para avaliar a confiabilidade e reputação de uma empresa antes de iniciar uma parceria.
Assim, é recomendável fazer uma pesquisa pelo número do CNPJ do fornecedor, para saber se a situação cadastral está ativa na Receita.
Da mesma forma, é importante verificar se o fornecedor está regularizado perante outros órgãos de fiscalização, com todas as licenças e certificados necessários para operar.
Além disso, você deve checar a qualidade do atendimento do fornecedor. Comentários de clientes nas redes sociais da empresa e no Google, assim como reclamações em sites como o Reclame Aqui, ajudam a fazer essa análise.
2. Busque alternativas
Ainda que você só precise de um fornecedor único para determinado produto ou serviço, é bom avaliar opções igualmente vantajosas.
Desse modo, caso precise aumentar a demanda além da capacidade do fornecedor atual, ou mesmo encerrar um contrato de forma inesperada, você economizará tempo para encontrar uma nova parceria.
3. Analise e compare as propostas com cuidado
Na hora de analisar as propostas de fornecedores, compare diferentes aspectos para chegar à que oferece o melhor custo-benefício.
Ou seja, além do preço, analise pontos como a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, prazos de entrega, condições de pagamento e flexibilidade de negociação.
4. Formalize o escopo do fornecimento
Registrar formalmente todos os critérios que devem ser atendidos pelos fornecedores nas entregas traz mais segurança nas contratações.
É possível inclusive elaborar uma manual de fornecedores a fim de padronizar e sistematizar esses critérios e procedimentos.
De todo modo, ao formalizar o escopo das demandas, existe uma base objetiva para avaliações e cobranças, evitando conflitos na gestão de fornecedores.
Assim, os contratos são vantajosos para ambas as partes, já que também devem especificar as obrigações da sua empresa.
5. Acompanhe as entregas
O controle das entregas assegura o cumprimento das condições estabelecidas ao contratar um fornecedor.
Portanto, é preciso controlar o cumprimento de prazos e conformidade às exigências de qualidade na entrega dos serviços ou mercadorias.
Da mesma forma, é importante dar feedbacks aos fornecedores sobre possíveis pontos de melhoria.
6. Seja flexível ao negociar
Um dos objetivos de implementar uma gestão de fornecedores eficiente na empresa é estabelecer parcerias confiáveis e duradouras.
Por isso, a relação com fornecedores deve ser vantajosa para ambos os lados. Nesse sentido, é preciso entender as limitações do fornecedor e buscar soluções em conjunto, quando necessário.
Às vezes, o fornecedor pode oferecer um preço menor no pedido ou uma condição de pagamento facilitada, mas não as duas coisas juntas.
Nesse caso, exigir preço reduzido e pagamento facilitado seria uma postura intransigente.
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7. Faça avaliações periódicas
Avalie periodicamente seus fornecedores, verificando se as exigências propostas na etapa de seleção vêm sendo mantidas.
Ou seja, conformidade e consistência são critérios de avaliação contínua na gestão de fornecedores.
Dessa forma, você também facilita o processo de renovação da sua base de fornecedores, já que as avaliações periódicas ajudam a identificar quais parcerias devem continuar ou não.
8. Tenha cautela ao dispensar um fornecedor
Encerrar contratos também faz parte da gestão de fornecedores, ainda que todos os cuidados na hora da seleção e acompanhamento sejam seguidos.
Entretanto, nesse momento, é preciso reservar um tempo para comunicar a dispensa à pessoa responsável, apresentando os motivos da decisão.
Além disso, é importante conduzir o processo de forma amigável, pontuando que no futuro podem surgir oportunidades de retomar a parceria.
Essas foram as dicas de como fazer a gestão de fornecedores na sua empresa, esperamos que o conteúdo ajude a ter mais eficiência nessa área estratégica.
