Um relatório de gestão é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que deseja acompanhar seu desempenho e tomar decisões estratégicas de forma mais assertiva. Ele é uma espécie de “fotografia” da situação atual do negócio, mostrando seus pontos fortes e fracos, bem como suas oportunidades e ameaças. Mas como fazer um relatório de gestão eficiente?
Como fazer um relatório de gestão em 7 passos
A seguir, vamos mostrar um passo a passo simples e prático para elaborar um relatório completo e relevante, além de discutir a importância desse documento para as empresas. Acompanhe!
Passo 1: Defina o objetivo do relatório
Antes de começar a elaboração do relatório, é importante definir qual é seu objetivo principal.
Ele pode ser, por exemplo, apresentar os resultados financeiros da empresa no último trimestre, avaliar a satisfação dos clientes ou fazer uma análise do desempenho da equipe de vendas.
Ao definir o objetivo do relatório, é possível ter mais clareza sobre quais dados e informações serão necessários para sua elaboração, evitando que o documento se torne excessivamente extenso ou superficial.
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Passo 2: Escolha os indicadores adequados
Um relatório de gestão precisa apresentar indicadores que permitam avaliar o desempenho da empresa em relação ao seu objetivo.
Por exemplo, se o objetivo do relatório é avaliar a satisfação dos clientes, é importante escolher indicadores como o Net Promoter Score (NPS) ou o índice de reclamações.
Já se o objetivo do relatório é apresentar os resultados financeiros, os indicadores podem incluir faturamento, lucro líquido, margem de lucro, entre outros.
O importante é escolher os indicadores mais relevantes para cada objetivo, de forma a apresentar uma análise completa e objetiva da situação da empresa.
Passo 3: Colha dados e informações
Para elaborar um relatório de gestão, é preciso coletar uma série de dados e informações relevantes sobre o negócio.
Esses dados podem incluir relatórios financeiros, dados de vendas, informações sobre a satisfação dos clientes, entre outros.
É importante que esses dados sejam confiáveis e atualizados, de forma a garantir a precisão das informações apresentadas no relatório.
Passo 4: Analise os dados coletados
Com os dados e informações coletados, é hora de analisá-los de forma objetiva e imparcial.
Nessa etapa, é importante identificar padrões e tendências, bem como pontos fortes e fracos do negócio.
A análise deve ser feita com base nos indicadores escolhidos anteriormente, de forma a garantir que o relatório esteja alinhado com o objetivo definido no Passo 1.
Passo 5: Apresente os resultados
Com a análise dos dados concluída, é hora de apresentar os resultados de forma clara e objetiva.
O relatório deve conter gráficos, tabelas e outros recursos visuais que facilitem a compreensão dos dados, além de um texto claro e objetivo.
Nessa etapa, é importante lembrar que o relatório de gestão não é um documento meramente técnico, mas sim uma ferramenta de comunicação que deve ser compreensível para todos os stakeholders da empresa, incluindo investidores, funcionários e clientes.
Passo 6: Faça recomendações e planos de ação
Um relatório de gestão eficiente não se limita a apresentar os resultados, mas também oferece recomendações e planos de ação para melhorar o desempenho da empresa.
Essas recomendações devem ser baseadas na análise dos dados coletados e nos objetivos definidos no Passo 1.
Por exemplo, se o objetivo do relatório é avaliar a satisfação dos clientes e o indicador escolhido foi o NPS, as recomendações podem incluir ações para melhorar a qualidade do atendimento, oferecer promoções especiais para clientes fiéis, entre outras.
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Passo 7: Acompanhe e revise o relatório
Um relatório de gestão não é um documento estático, mas sim uma ferramenta de gestão que deve ser constantemente acompanhada e revisada.
Por isso, é importante definir uma periodicidade para a elaboração do relatório (mensal, trimestral, semestral, etc) e garantir que ele seja atualizado regularmente.
Além disso, é importante revisar o relatório periodicamente, de forma a avaliar sua eficácia na tomada de decisões e fazer ajustes caso necessário.
A importância do relatório de gestão para as empresas
Um relatório de gestão é uma ferramenta essencial para qualquer empresa que deseja acompanhar seu desempenho e tomar decisões estratégicas de forma mais assertiva.
Ele permite avaliar a situação atual do negócio, identificar pontos fortes e fracos, bem como oportunidades e ameaças.
Além disso, um relatório de gestão bem elaborado pode servir como uma ferramenta de comunicação interna e externa, permitindo que os stakeholders da empresa compreendam melhor sua situação e seus planos de ação.
Um relatório de gestão eficiente também pode ser utilizado como uma ferramenta de motivação e engajamento para os funcionários da empresa.
Quando os funcionários compreendem melhor a situação da empresa e seus planos de ação, tendem a se sentir mais engajados e motivados a contribuir para o sucesso do negócio.
Portanto, ao elaborar um relatório de gestão, é importante dedicar tempo e recursos para a elaboração de um documento completo, preciso e objetivo, que seja capaz de fornecer uma visão clara e precisa do desempenho da empresa.
Por fim, vale ressaltar que um relatório de gestão não deve ser visto como uma tarefa pontual ou um trabalho burocrático, mas sim como uma prática constante de gestão que deve ser incorporada à rotina da empresa.
Ao investir na elaboração de um relatório de gestão eficiente e em sua revisão constante, é possível obter uma vantagem competitiva significativa, tomar decisões mais acertadas e alcançar um desempenho superior no mercado.
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