Difícil não ter dúvidas quando o assunto é mandar mensagem cobrando um cliente. Pois, se de um lado a empresa tem que receber para manter suas finanças em dia, de outro existe o medo de perder o cliente e ainda ficar no prejuízo.
Porém, entendendo melhor cada canal para o envio de mensagens escritas, além de conhecer boas práticas para a criação dos textos, você consegue ter uma cobrança mais eficiente.
Para ajudar, preparamos este post com orientações de como mandar uma mensagem cobrando um cliente. Nele você também vai ver uma super dica para automatizar as mensagens de cobrança na sua empresa gratuitamente. Continue a leitura!
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Como mandar mensagem cobrando um cliente?
Os principais canais para enviar mensagens de cobrança para o cliente por escrito são: e-mail, WhatsApp, SMS e carta de cobrança impressa. Saiba mais sobre cada opção a seguir:
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E-mail
O e-mail é um canal para o envio de mensagens de cobrança com baixo custo, já que não demanda gastos com impressão e postagem.
Além disso, a entrega é praticamente instantânea e a empresa consegue acompanhar o histórico de envio e abertura das mensagens facilmente. Isso ajuda a avaliar e fazer ajustes na estratégia de cobrança.
Porém, existe o risco do e-mail de cobrança ser filtrado como lixo eletrônico. Ou, mesmo que o e-mail chegue à caixa de entrada do cliente inadimplente, pode ser ignorado.
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SMS
O SMS é outro canal possível, ideal para enviar mensagens de cobrança curtas para o celular do cliente.
Assim como o e-mail, o SMS tem entrega quase imediata, com a vantagem adicional de ter uma alta taxa de abertura, em comparação a outros canais.
Da mesma forma, o SMS é um formato acessível já que praticamente todos os celulares permitem receber esse tipo de mensagem.
Entretanto, as mensagens de SMS têm um limite de caracteres, restringindo as informações que podem ser incluídas no aviso de cobrança.
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WhatsApp
O aplicativo de mensagens WhatsApp é mais um canal que as empresas têm para enviar lembretes e avisos de cobrança a seus clientes.
Vale dizer que o WhatsApp foi apontado como a rede social mais usada no Brasil pelo relatório Digital 2023 Brazil. Logo, seu amplo alcance aumenta a chance do cliente receber e ler a mensagem de cobrança.
Da mesma forma, o WhatsApp pode permitir a comunicação direta com o cliente, tornando mais possível a resolução da dívida.
Por outro lado, o aplicativo é muito utilizado em tentativas de golpe, infelizmente. Por isso, o cliente pode ter dúvidas sobre a legitimidade da mensagem e acabar bloqueando o número por prevenção.
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Carta impressa
Mesmo com diferentes meios digitais disponíveis, a carta impressa ainda é um método válido para cobrar clientes.
Uma de suas vantagens é ter a presença física, o que pode ser mais eficaz para chamar a atenção do consumidor e transmitir uma imagem formal.
Dessa forma, ela pode despertar um senso maior de urgência para o cliente quitar a dívida, por aparentar um caráter mais sério e oficial.
Porém, a carta impressa traz custos com impressão e postagem, sem falar no tempo maior de entrega, se comparada aos canais digitais.
Além disso, ela não permite a interação imediata do cliente com a empresa ao receber a cobrança, o que pode atrasar a resolução da dívida.
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Cobrança em parceria com um birô de crédito
Alguns birôs de crédito, como a Serasa Experian, oferecem serviços de cobrança de clientes inadimplentes.
Nesse sentido, os birôs utilizam seus sistemas de dados para identificar melhor o perfil do cliente devedor e assim escolher o canal de cobrança mais eficiente e enviar as mensagens.
Desse modo, a empresa pode contratar os serviços de um birô para otimizar sua estratégia de cobrança. Porém, antes de recorrer à terceirização, é importante avaliar os custos e as garantias do serviço.
Em resumo, cada forma de cobrança tem suas próprias vantagens e desvantagens, e a escolha dependerá do perfil do cliente e da estratégia da empresa.
Portanto, é válido usar uma combinação desses canais para alcançar bons resultados na comunicação de cobrança.
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Dicas para criar uma mensagem de cobrança eficiente
Escrever uma mensagem cobrando um cliente parece difícil? Use as dicas abaixo para facilitar a criação dos textos:
1. A comunicação deve ser adaptada
É importante que as mensagens de cobrança considerem fatores como o tempo de inadimplência e até mesmo o perfil do cliente devedor.
Desse modo, uma dívida em aberto há menos de uma semana, por exemplo, pode decorrer de um simples esquecimento ou imprevisto financeiro.
Logo, o tom das mensagens pode ser mais informal e leve, a princípio, e se tornando mais formal e sério com o passar do tempo.
2. Informe os detalhes da dívida
É fundamental que as mensagens de cobrança tragam informações claras sobre a dívida, como valor, data da compra e produto/serviço de origem.
Da mesma forma, é preciso incluir o nome e CNPJ da empresa credora, além dos canais de contato para o cliente retornar, se necessário.
E, dependendo do tempo de inadimplência, é válido informar o cliente sobre possíveis consequências caso o débito não seja quitado, como a negativação de seu nome.
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3. Respeite os limites de cobrança
Ainda que seja preciso adotar um tom mais sério, as mensagens de cobrança nunca podem conter ameaças ou informações enganosas.
Até porque, além de causar sérios danos à imagem da empresa, tais práticas são vedadas pelo Código de Defesa do Consumidor.
Além disso, o cliente devedor não pode ser constrangido ou exposto ao ridículo em nenhuma hipótese. Sem falar que a cobrança em horários impróprios ou insistente pode ser considerada abusiva.
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Com ela, você pode emitir boletos de cobrança gratuitos e ilimitados, além de acompanhar todos os boletos gerados por situação de pagamento (a vencer, pago ou em aberto).
Além disso, ao gerar um boleto, você pode configurar o envio de notificações automáticas por e-mail, na frequência que escolher (2 dias antes ou depois do vencimento, por exemplo).
Então, nas datas que você agendar, o cliente vai receber as notificações com o boleto para fazer o pagamento.
Dessa forma, o tempo que seria gasto para escrever e mandar as mensagens de cobrança pode ser direcionado a atividades mais estratégicas. Lembrando que o serviço é gratuito, logo, essa otimização não trará despesas.
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Então, ficou mais fácil mandar mensagem cobrando um cliente com essas dicas? Esperamos que sim! Na Cora, sempre estamos em busca de soluções para simplificar a vida de quem empreende. Até a próxima!
