Seria perfeito se todos os consumidores pagassem as contas em dia, não é mesmo? Mas, infelizmente, essa não é a realidade. Por isso, saber como negativar um cliente de forma eficiente é muito importante para quem tem um negócio.
Quer descobrir como fazer este processo e ainda aprender formas de gerenciar ainda melhor as cobranças na sua empresa? Continue a leitura!
Leia também | 11 frases para cobrar clientes inadimplentes
Na Cora, sua empresa emite boletos de cobrança sem taxa e sem burocracia
Como negativar um cliente?
Quando um cliente deixa de pagar uma dívida, a partir do primeiro dia de atraso, já pode ser negativado.
Na prática, a negativação ocorre quando essa empresa informa o não pagamento da dívida a um birô de crédito, que é um banco de dados que reúne informações sobre o perfil financeiro de todo consumidor (seja pessoa física ou empresa).
No Brasil, existem quatro birôs que podem fazer o processo de negativação de consumidores. São elas: Serasa, Boa Vista, SPC e Quod.
Os cadastros mais utilizados pelos lojistas para negativar os clientes são o SPC e a Serasa e cada sistema possui uma forma específica para incluir os nomes na lista de inadimplentes, porém são muito parecidas.
Mais adiante, a gente vai explicar a dinâmica do cadastro.
Leia também | Como cobrar um cliente por WhatsApp: 3 modelos de mensagens e dicas
Com quantos dias posso negativar um cliente?
Uma empresa já pode negativar seus clientes a partir do primeiro dia de atraso da dívida. No entanto, é preciso ficar atento: alguns estados têm regras próprias, por isso verifique se existe alguma particularidade na região onde você atua.
O Código de Defesa do Consumidor não especifica em nenhum de seus artigos o prazo para a realização do procedimento. Mas normalmente, por praxe do mercado, essa medida é adotada após 30 dias do vencimento da conta.
A partir disso, o nome do cliente fica na lista do órgão de proteção ao crédito pelo prazo de cinco anos. Se ele quitar a dívida antes desse período, a empresa precisa solicitar a retirada do CPF ou do CNPJ da lista de inadimplentes.
Caso passe esse intervalo de tempo, os valores continuam em aberto, ou seja, a dívida continua existindo, mas os dados deixam de constar na lista dos órgãos de proteção ao crédito.
Quando negativar um cliente?
É indicado adotar algumas boas práticas antes de negativar seu cliente. Afinal, a negativação é uma estratégia para conseguir reaver seu dinheiro, recuperar dívidas e avisar o cliente sobre a prestação atrasada para que ele tenha a oportunidade de quitar o valor.
Por isso, manter um bom relacionamento é importante. Procure entender as causas que levaram à falta de pagamento: pode ter sido uma demissão, a necessidade de um tratamento de saúde inesperado ou um simples esquecimento.
Em alguns casos, entrar em contato antes da negativação, com um simples aviso de atraso, já pode ser suficiente para que o valor seja pago.
Mas, se mesmo após este aviso a dívida não for quitada, aí sim a negativação é indicada.
Como negativar um cliente no SPC?
Para utilizar o sistema do SPC e negativar um cliente, primeiro é preciso preencher um formulário de contato, solicitando uma proposta.
É só preencher os dados online e aguardar o contato da instituição. Se aprovado seu cadastro, você já pode começar a utilizar o sistema do SPC Brasil. O serviço é pago.
Após se tornar um associado, o processo de negativação será realizado por meio do CNPJ da sua empresa. Essa operação permite que apenas empresas negativem pessoas ou mesmo outras empresas.
Serão necessários os seguintes dados para poder seguir o processo de negativar um cliente:
- Dados do devedor (nome completo, CPF, endereço etc.);
- Valor da dívida;
- Data da compra e de vencimento da dívida.
Após realizar esse cadastro, o devedor é informado por meio de correspondência física ou digital que está prestes a ser negativado.
Neste aviso, o cliente inadimplente tem alguns dias para pagar a dívida. Caso ele não faça o pagamento, aí sim se torna um negativado, ou seja, fica com o “nome sujo”.
E muita atenção: quando a dívida for paga na sua totalidade ou em parcelas, caso exista alguma negociação do débito, sua empresa é obrigada a seguir um protocolo para retirar o nome do cliente do cadastro de pessoas inadimplentes em até cinco dias úteis, contados da data do pagamento.
Se você se esquecer disso, corre o risco de ser processado por danos morais.
E como negativar um cliente na Serasa?
Para inserir o CPF ou o CNPJ de um cliente na lista de devedores da Serasa, é preciso se cadastrar na Serasa Experian.
Basta acessar o site e selecionar a modalidade de negócio e os serviços que deseja contratar.
Depois, é só preencher os seus dados e aguardar o retorno de um operador da Serasa Experian. A partir disso, você terá acesso ao sistema de negativação.
Com os dados da pessoa física ou jurídica inadimplente, você pode inserir as informações para que ele seja notificado.
E assim como ocorre no SPC, na Serasa também acontece uma tentativa de negociação de dívidas antes de efetivar a negativação do nome do cliente.
Principais cuidados ao negativar um cliente
É preciso tomar alguns cuidados ao negativar o nome de um cliente. Confira os principais:
1. Mantenha o cadastro do cliente completo na loja
Para negativar um devedor é preciso informar todos os dados da pessoa e da dívida, tais como valor, data de vencimento, data da compra, nome completo, CPF, endereço etc.
Por isso, procure confirmar todas as informações necessárias na hora da compra.
2. Verifique o tempo de atraso da prestação
Apesar de a lei permitir cadastrar alguém como inadimplente no dia seguinte ao vencimento da dívida, recomenda-se esperar no mínimo 30 dias para fazer a negativação.
Nesse período, é importante entrar em contato com o devedor, informá-lo sobre o débito e tentar renegociar a dívida.
3. Retire o nome do cliente assim que ele quitar a dívida
É fundamental não esquecer de descadastrar o consumidor do sistema dentro do prazo legal para que ele tenha novamente o “nome limpo” e possa voltar a comprar a prazo no comércio.
Se você demorar mais do que cinco dias para fazer isso, pode estar sujeito a uma ação por danos morais.
4. Utilize um sistema de gestão de cobranças eficiente
Um sistema de gestão de cobranças eficiente pode ser muito útil na hora de controlar o fluxo de pagamentos do seu negócio e até mesmo diminuir a frequência de negativação de clientes.
Quem possui conta PJ na Cora tem acesso gratuito a um sistema completo de gestão de cobranças. Descomplicada, sem taxas abusivas, sem burocracia e com atendimento ágil pelo aplicativo.
Algumas de suas funcionalidades são:
- Notificações automáticas de cobrança, que podem ajudar a reduzir a inadimplência em casos de esquecimento;
- Dashboard de gestão de cobranças, que facilita a visualização das cobranças realizadas e pagas;
- Cobranças com descontos, juros e multa, que podem servir como uma alternativa prévia à negativação, já que possibilita a emissão de boletos de forma gratuita e ilimitada, com juros e multas personalizáveis.
Na Cora, sua empresa emite boletos de cobrança sem taxa e sem burocracia
E agora que você já sabe como negativar um cliente e descobriu os cuidados que precisa tomar neste processo, aproveite para conhecer ainda melhor o sistema de gestão de cobranças da Cora. Até a próxima!
