Saber exatamente quanto sai e entra de dinheiro na empresa é fundamental para se planejar e crescer. Daí a importância da conciliação financeira, processo que complementa o controle de fluxo de caixa.
Afinal, por mais atenção que se tenha, alguns erros podem acabar passando. Por isso, é necessário conferir periodicamente os registros financeiros do negócio para identificar falhas.
Neste artigo, vamos explicar o que é conciliação financeira, suas modalidades e funções, além de mostrar o passo a passo para fazer essa análise.
O que é conciliação financeira?
A conciliação financeira é o processo de verificar e comparar as transações registradas em diferentes fontes na empresa.
Tais fontes incluem extratos bancários, faturas do cartão de crédito PJ e registros do controle de fluxo de caixa.
Assim, o objetivo da conciliação é checar se todas as transações conferem com registros do negócio, identificando inconsistências, valores duplicados e não registrados, por exemplo.
Logo, se uma saída de dinheiro aparece no fluxo de caixa, como o pagamento de uma conta da empresa, esse mesmo valor deve constar no extrato da conta empresarial.
Mas se nos registros o valor do pagamento consta como R$ 300 e no extrato o valor da transação é de R$ 250, é preciso entender o que houve.
Portanto, a conciliação financeira é uma prática importante para garantir a precisão das informações financeiras, identificar e corrigir erros, prevenir fraudes e cumprir a legislação fiscal e tributária.
Quais são os tipos de conciliação financeira?
Existem diferentes tipos de conciliação financeira, dependendo das fontes de dados usadas na verificação. Alguns exemplos comuns incluem:
Conciliação bancária
É o processo de comparar as transações registradas no extrato bancário com as do controle de fluxo de caixa. Assim, seu objetivo é identificar discrepâncias, como transações duplicadas ou não registradas.
Leia mais | Aprenda como fazer conciliação bancária na empresa
Conciliação de cartões de crédito
É o processo de comparar as transações registradas nas faturas de cartões de crédito com as do controle financeiro do negócio.
Desse modo, se confere o lançamento de todas as transações do cartão de crédito, além de identificar transações fraudulentas ou não autorizadas.
Conciliação de contas a receber
É o processo de comparar as contas a receber da empresa com as contas pagas por clientes.
Portanto, seu objetivo é identificar discrepâncias nas transações. Da mesma forma, esse tipo de conciliação garante o registro correto de todas as receitas esperadas.
Conciliação de contas a pagar
Se refere ao processo de comparar as contas a pagar da empresa com as faturas recebidas de fornecedores. Assim, seu objetivo é identificar erros e garantir o registro correto de todas as despesas.
Conciliação de folha de pagamento
Consiste em comparar as informações da folha de pagamento com os registros contábeis da empresa.
Logo, seu objetivo é identificar possíveis erros, como pagamentos duplicados ou ausência de registros.
Estes são apenas alguns exemplos de tipos de conciliação financeira. Pois, o tipo de conciliação necessário dependerá das necessidades específicas de cada negócio e das fontes de dados de suas transações financeiras.
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Como fazer uma conciliação de contas passo a passo?
Vale dizer que os detalhes exatos do processo de conciliação financeira podem variar conforme as características de cada negócio. Ainda assim, abaixo você confere um passo a passo geral de como fazer essa conferência.
1. Reúna os registros e informações
Reúna os extratos bancários, faturas ou documentos relevantes para a conciliação. Então, confira se os documentos cobrem todas as transações do período a avaliar.
2. Compare as informações
Compare as transações registradas no controle de fluxo de caixa da empresa com os dados do extrato bancário e outros documentos. Isso pode ser feito manualmente ou usando alguma ferramenta de automação contábil.
3. Identifique inconsistências
Identifique se existem discrepâncias entre as transações dos registros internos e as do extrato bancário e outros documentos. Isso pode incluir transações ausentes, valores duplicados ou operações que não correspondem.
4. Corrija as inconsistências
Investigue as inconsistências achadas e busque soluções. Isso pode incluir um contato com o banco para esclarecer transações, atualizar os registros da empresa ou corrigir erros.
5. Reconcilie as contas
Reconcilie as transações dos registros internos da empresa com as operações nos documentos.
Então, certifique-se de que todas as transações estejam corretamente registradas e que o saldo do fluxo de caixa confere com o saldo atual da empresa.
6. Documente a conciliação
Documente todas as atividades de conciliação financeira, incluindo as discrepâncias encontradas e as ações tomadas para resolvê-las. Isso pode ser útil para fins de auditoria e para garantir a precisão das informações financeiras do negócio.
Qual a importância da conciliação para as finanças de uma empresa?
A conciliação financeira é uma atividade fundamental para a gestão financeira de uma empresa.
Isso porque o processo ajuda a garantir a precisão das informações e a identificar possíveis erros ou fraudes. Confira a seguir algumas funções da conciliação:
Identificar erros e fraudes
A conciliação financeira ajuda a identificar possíveis erros, como transações duplicadas, lançamentos incorretos ou omissão de operações.
Além disso, a conciliação também pode ajudar a identificar possíveis fraudes, como transações não autorizadas ou desvios de recursos.
Apoio à tomada de decisões
Ao garantir que as informações contábeis estejam precisas e atualizadas, a conciliação financeira pode ajudar a melhorar a tomada de decisões na empresa.
Tais decisões incluem investimentos, redução de custos e planejamento orçamentário empresarial.
Controle de fluxo de caixa
A conciliação financeira é fundamental para o controle do fluxo de caixa da empresa. Afinal, ela ajuda a garantir que todas as transações tenham sido registradas e que a atualização dos saldos.
Da mesma forma, a conciliação contribui para evitar problemas de liquidez, como pagamentos em atraso e o descasamento de fluxo de caixa.
Transparência e prestação de contas
A conciliação ajuda a garantir a transparência das operações financeiras da empresa, o que é importante para a prestação de contas a pessoas sócias, órgãos de fiscalização e parcerias comerciais.
Leia mais | O que é governança corporativa e como adotar na sua empresa
Facilitação de auditorias
Ao documentar todas as atividades de conciliação financeira, a empresa pode facilmente apresentar os registros e documentos solicitados em auditorias internas ou externas. Isso pode ajudar a agilizar o processo de auditoria, se necessário.
Esperamos que o artigo tenha descomplicado a conciliação financeira para você e ajude melhorar o controle financeiro empresarial do seu negócio.
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