Todas as empresas devem ter uma contabilidade, exceto o Microempreendedor Individual (MEI). Por isso, chega um momento em que é preciso decidir entre a contabilidade interna ou externa.
Assim, a questão é avaliar se vale mais a pena contratar uma pessoa contadora ou os serviços de uma empresa de contabilidade, que podem ser prestados de forma online, inclusive.
Essa escolha deve considerar as vantagens e desvantagens de cada formato, assim como a operação do negócio, portanto, já adiantamos que não existe uma resposta única sobre qual o melhor modelo.
Por isso, preparamos este artigo com uma visão geral sobre o papel da contabilidade na empresa e os principais pontos que você deve avaliar para decidir se é melhor ter uma contabilidade interna ou externa.
Qual a importância da contabilidade para a empresa?
O apoio de uma contabilidade faz diferença desde a abertura do CNPJ, para auxiliar em questões como a escolha da natureza jurídica, regime tributário e definição das atividades econômicas.
Pois, com exceção do MEI, que tem um processo de registro simplificado, gratuito e online, os demais tipos de CNPJ exigem algumas burocracias e decisões em que vale a pena ter ajuda profissional especializada.
Com a empresa já em funcionamento, a contabilidade passa a ser uma obrigação legal, com base no artigo 1.179 do Código Civil. A obrigatoriedade só não vale para o MEI.
Mas a importância da contabilidade vai além de cumprir essa exigência. Ela auxilia a empresa a se manter regularizada do ponto de vista fiscal e trabalhista, além de auxiliar na gestão financeira do negócio.
Assim, é tarefa da contabilidade fazer a apuração correta dos impostos e contribuições a pagar, além da elaboração e envio de declarações e demonstrativos obrigatórios à Receita Federal.
A emissão de notas fiscais e registro de notas de compra também fazem parte de suas atribuições.
Na parte trabalhista, a contabilidade atua no cálculo da folha de pagamento, mesmo que a empresa não tenha pessoas colaboradoras, pois existe o pró-labore, que funciona como a remuneração da pessoa empresária.
A contabilidade ainda é responsável pelo lançamento e conferência de todos os valores de receitas, custos e despesas do negócio, para concluir se houve lucro ou prejuízo.
Portanto, a contabilidade também facilita a obtenção de dados confiáveis sobre o desempenho financeiro da empresa para apoiar a tomada de decisões pelas pessoas gestoras.
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O que é contabilidade interna?
A contabilidade interna é aquela realizada dentro da empresa, ou seja, por uma pessoa contadora contratada para essa função.
Vale dizer que a profissão é regulamentada, logo, a pessoa contadora deve ter formação de nível superior ou técnico em Contabilidade, além do registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) do estado de atuação.
Quais as vantagens?
A principal vantagem da contabilidade interna é o atendimento exclusivo, já que a pessoa colaboradora vai se dedicar somente à contabilidade da empresa no horário de trabalho.
Assim, além de realizar as tarefas de rotina do setor, a pessoa estará disponível para atividades de consultoria e planejamento.
E as desvantagens?
A contratação de uma contabilidade interna pode trazer um custo maior para a empresa. Pois, além do salário da pessoa colaboradora, será preciso pagar encargos trabalhistas como FGTS, férias e 13º salário.
Os custos podem incluir ainda a assinatura de um software de contabilidade, para a informatização da rotina contábil.
O que é contabilidade externa?
A contabilidade externa é realizada por uma empresa terceirizada que presta serviços na área contábil.
Dessa forma, não existe vínculo empregatício, e sim um contrato de prestação de serviços entre as partes, com duração, valor e condições pré-definidas.
Vantagens
Em geral, contabilidade externa tem um custo menor, já que a prestadora pode atender várias empresas e tem um escopo de trabalho pré-definido.
Além disso, a contabilidade terceirizada não exige a contratação de um software especifico, eliminando esse custo do orçamento.
Também pode ser mais fácil encontrar um serviço especializado no ramo do negócio, como uma contabilidade voltada a empresas unipessoais ou contabilidade para restaurantes, por exemplo.
Desvantagens
A principal desvantagem da contabilidade externa é a falta de exclusividade. Desse modo, a empresa pode não estar disponível para resolver questões urgentes ou não previstas no contrato de prestação de serviços, por exemplo.
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Contabilidade interna ou externa: qual escolher?
Como adiantamos no início do artigo, essa escolha deve considerar o perfil do seu negócio.
Assim, ao avaliar a contratação de uma contabilidade interna, calcule todos os custos e analise se o benefício da exclusividade compensa.
Também é preciso conferir se o volume de operações e faturamento do seu negócio justifica a contratação de uma pessoa contadora.
Por isso, em geral, podemos dizer que a contabilidade interna é mais indicada para empresas com um certo grau de maturidade financeira.
Já a contabilidade externa pode ser a opção mais adequada para empresas em início de atividade, por trazer um custo menor.
De todo modo, se optar pela contabilidade externa, faça uma pesquisa sobre a reputação da empresa antes de fechar o contrato, afinal, a contratada vai lidar com informações e tarefas vitais da sua empresa.
Como a conta Cora auxilia na contabilidade?
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Já o extrato automático Cora permite configurar o envio automático do extrato para um e-mail cadastrado, com a frequência que você escolher.
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