O setor de contas a pagar e receber é determinante para a empresa manter o financeiro saudável. Por isso, quem empreende deve ter pelo menos um conhecimento básico de suas funções e processos.
Pois, ao fazer uma gestão de contas adequada, fica mais fácil manter o fluxo de caixa positivo para o negócio crescer de forma sustentável.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo sobre o funcionamento e a importância do departamento de contas a pagar e receber. Seguindo a leitura, você também terá dicas práticas para fazer a gestão de pagáveis e recebíveis no seu negócio.
O que são contas a pagar e receber de uma empresa?
Contas a pagar e receber representam valores que a empresa tem a pagar e a receber de terceiros, respectivamente.
Contas a pagar
As contas a pagar de um negócio incluem as obrigações financeiras devidas a terceiros. Isso inclui fornecedores, órgãos públicos, prestadores de serviços, entre outras.
Assim, são exemplos de contas a pagar numa empresa:
- Faturas de fornecedores referentes a mercadorias, produtos e insumos;
- Pagamentos a prestadores de serviços PJ;
- Salários e benefícios de funcionários, e pró-labore dos sócios;
- Contas de consumo (energia, água, internet, etc.);
- Pagamentos de empréstimos, juros e tarifas bancárias;
- Impostos municipais, estaduais e federais;
- Manutenção de equipamentos;
- Seguros.
Contas a receber
Já as contas a receber englobam os valores que terceiros devem pagar à empresa. Aqui, temos como exemplos:
- Vendas a prazo (feitas com cartão de crédito ou boleto parcelado, por exemplo);
- Assinaturas (em negócios com receita recorrente);
- Notas promissórias;
- Aluguéis de imóveis que são propriedade da empresa;
- Resgates de aplicações financeiras;
- Impostos a restituir.
Contas a pagar e receber também é o nome do setor da empresa responsável pela gestão de seus pagáveis e recebíveis.
Qual a relação entre fluxo de caixa e contas a pagar e a receber?
O fluxo de caixa representa as entradas e saídas de dinheiro no caixa da empresa, em resumo.
Assim, quando a empresa tem recursos para honrar seus compromissos no prazo, dizemos que o fluxo de caixa é positivo.
E para manter o fluxo de caixa positivo, é preciso ter um alinhamento entre os prazos das contas a pagar e receber.
Pois, quando o prazo das contas a pagar é menor que o das contas a receber, ocorre o descasamento de fluxo de caixa. Esse descasamento leva a gastos adicionais com multas e juros.
Portanto, quando a empresa tem uma gestão eficiente dos pagáveis e recebíveis, o alinhamento de prazos previne a falta de recursos em caixa.
Ou seja, a probabilidade de ter dinheiro em caixa para quitar os compromissos do negócio em dia é maior.
O que faz o setor de contas a pagar e receber da empresa?
O mais comum é que um único setor fique responsável pela gestão de contas a pagar e a receber do negócio.
Porém, empresas de maior porte podem ter departamentos separados: o de contas a pagar e o de contas a receber.
Por outro lado, empreendimentos menores podem ter apenas um departamento financeiro (que pode ser composto por uma só pessoa, inclusive). Nesse caso, o financeiro cuida dos pagáveis e recebíveis.
Entre as principais funções de contas a pagar, temos:
- Gestão de fluxo: organizar e controlar o cronograma de pagamentos das obrigações do negócio para manter o caixa positivo;
- Conciliação: verificar os valores das saídas, cruzando os dados com o extrato da conta PJ e/ou cartão de crédito PJ;
- Geração de relatórios: elaborar relatórios que auxiliem a gestão a otimizar o uso dos recursos financeiros da empresa;
- Prevenção de fraudes: identificar fraudes relacionadas a contas a pagar (por exemplo, boletos falsos);
- Negociação com fornecedores: negociar prazos e condições visando manter o fluxo de caixa positivo.
Funções de contas a receber
Mesmo que exista apenas um setor responsável pela gestão de pagáveis e recebíveis, são funções específicas de contas a receber:
- Emissão de cobranças: o setor é responsável por emitir faturas e boletos nas vendas a prazo;
- Controle de recebimentos: verificar o cumprimento dos prazos acordados com clientes, identificando atrasos e inadimplências;
- Prevenção e combate à inadimplência: implementar ações para evitar atrasos nos recebimento e otimizar a cobrança de clientes inadimplentes;
- Projeções: a partir dos dados de contas a receber, o setor pode fazer estimativas para apoiar o planejamento financeiro empresarial;
- Política de crédito: estabelecer as diretrizes para a concessão de crédito a clientes;
- Conciliação de recebimentos: conciliar os valores faturados e efetivamente recebidos, mantendo os registros financeiros atualizados.
5 dicas para fazer a gestão das contas a pagar e receber
Estruturar o setor de contas a pagar e receber pode parecer complexo. Principalmente quando a empresa está começando e tem um time pequeno.
Pensando nisso, prepararmos algumas dicas para fazer a gestão dessa área estratégica:
1. Tenha um cronograma de contas a pagar
Ter um cronograma de contas a pagar é um passo básico para evitar multas, juros e outras penalidades por atraso. Aqui, o fluxo de pagamentos deve ser organizado por prazos.
2. Adiante pagamentos de forma estratégica
Algumas obrigações oferecem descontos quando pagas antecipadamente ou à vista. Isso pode valer para fornecedores e tributos, por exemplo.
Sendo assim, a gestão de contas pode usar essa estratégia para reduzir custos, desde que ela não prejudique o fluxo de caixa.
3. Negocie com clientes inadimplentes
Facilitar a quitação de dívidas é uma estratégia para o setor de contas a receber reduzir a inadimplência.
Nesse sentido, as condições especiais podem incluir descontos para pagamento à vista, abatimento nos juros e parcelamentos.
4. Alinhe os prazos
Vale reforçar que é preciso ter um alinhamento entre os prazos das contas a pagar e a receber para manter o fluxo de caixa positivo.
Pois, como vimos, um descasamento entre esses prazos resulta em falta de recursos para quitar as obrigações em dia.
5. Use a tecnologia para otimizar processos
Existem ferramentas para automatizar tarefas como emissão de boletos, controle de recebimentos e envio de notificações de cobrança, entre outras.
Com elas, você pode usar a tecnologia para aumentar a produtividade do contas a pagar e receber.
Leia mais | Notificação de cobrança por WhatsApp: como e quando fazer?
Aliás, sabia que a Cora permite emitir cobranças, enviar lembretes de pagamento e acompanhar seu fluxo de caixa direto da conta PJ? Você pode conferir mais detalhes num post completo sobre as vantagens da conta Cora.
Esperamos ter solucionado suas dúvidas e que as dicas sejam úteis para fazer o controle de contas a pagar e a receber na sua empresa. Até a próxima!
