Como você avalia o controle de custos na empresa que você gerencia? Está bem organizado ou ainda precisa melhorar?
Se a segunda opção é a sua resposta, este conteúdo é para você. Continue a leitura para descobrir como melhorar o controle de custos do seu negócio. Vamos lá?
O que significa controle de custos na empresa?
O controle de custos de uma empresa é também conhecido como gestão de gastos. Trata-se do processo de organização administrativa que verifica, monitora e analisa todos os custos fixos e variáveis de uma empresa.
Lembrando que custo é diferente de despesa, certo? Enquanto o custo diz respeito ao volume, às vendas, à matéria prima e à mão de obra dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa, a despesa se refere aos gastos para que a atividade seja mantida. Por exemplo, os salários dos colaboradores é um custo fixo e o aluguel de um escritório é uma despesa fixa.
Dessa forma, quando falamos de controle de custos na empresa estamos focando especificamente em todos os gastos fixos e variáveis que se referem ao produto ou serviço oferecido. Mas, sem dúvida, é necessário considerar também as despesas fixas e variáveis para que seja possível enxergar de forma global a situação financeira da sua empresa.
Existem várias formas de fazer o controle de custos e despesas de uma empresa, mas independentemente da ferramenta ou método adotado, a constância é o mais importante. Por isso, tenha em mente: para que o controle de gastos seja eficiente, essa prática deve ser constante dentro da rotina de organização de uma empresa.
Qual é a importância do controle de custos na empresa?
Você já entendeu que o controle de custos e despesas é importante para o sucesso financeiro de uma empresa. Afinal, ele serve para garantir uma boa saúde financeira para o negócio, à medida em que ajuda a reduzir gastos desnecessários, controlar o fluxo de caixa, manter a produtividade e aumentar os lucros. Mas talvez você ainda esteja se perguntando o porquê exatamente.
Quando você analisa os gastos da sua empresa, consegue visualizar diversos dados sobre o negócio, cruzar com outros indicadores importantes e, assim, tomar decisões mais estratégicas. Por exemplo, saber se agora é a hora de abrir uma filial ou aumentar o quadro de colaboradores.
Outro benefício é que, ao administrar corretamente todos os recursos financeiros da empresa, fica muito mais fácil também evitar desperdícios e custos extras na produção ou comercialização dos serviços e produtos.
E mais: precificar estes produtos também fica mais fácil, afinal, você sabe o custo real para a produção deles (considerando, no preço final cobrado ao consumidor, o quanto é investido em sua produção, margem de contribuição, margem de lucro e ponto de equilíbrio).
No nosso guia completo de precificação, inclusive, você descobre como definir os melhores preços para produtos e serviços. Se achar que faz sentido, clique aqui e confira!
Por isso tudo é que fazer um bom controle de custos na empresa é tão importante. E isso para empresas de todos os portes, tá? Mas, claro, para a pessoa empreendedora individual é ainda mais fundamental acompanhar todos os custos na ponta do lápis, para evitar qualquer desequilíbrio que coloca em risco o sucesso do negócio.
Como fazer um controle de custos na empresa
Agora que você já sabe que fazer um controle de custos na empresa é importante, provavelmente quer entender melhor como fazer isso na prática, não é mesmo?
Abaixo, separamos algumas dicas que podem ajudar você neste processo. Confira!
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Use a tecnologia a seu favor
Em primeiro lugar, saiba que você não precisa fazer seu controle de custos sozinho. Além de pedir auxílio para seu contador, você pode e deve contar com a tecnologia para te ajudar neste processo.
Existem planilhas, softwares e aplicativos desenvolvidos especificamente para isso. Alguns são gratuitos, inclusive. Se você quiser conhecer um pouco sobre o que é gestão de ERP, recomendamos este artigo.
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Não misture contas pessoais com as contas da empresa
Eis um erro muito comum: utilizar somente uma conta bancária para administrar as finanças pessoais e as finanças da empresa. Quem faz isso dificilmente vai conseguir um dia enxergar os custos e os lucros reais de sua empresa. Nem vai saber identificar onde está o desequilíbrio e muito menos como resolver essa situação.
Se você faz isso no seu negócio, é fundamental parar agora e separar esses custos. Sua vida é sua vida, sua empresa é sua empresa! Estabeleça um pró-labore (seu salário) e organize suas contas pessoais comprometendo apenas essa quantia.
Outro passo importante nesse sentido é abrir uma conta bancária exclusiva para o seu negócio, de preferência sem taxas de abertura e manutenção.
Descomplicada, sem taxas abusivas, sem burocracia e com atendimento ágil pelo aplicativo.
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Cuidado com gastos desnecessários
Com a alta da inflação, os preços já estão muito elevados no Brasil. Para manter seu negócio a todo vapor, é preciso ter atenção redobrada com pequenos gastos, aqueles quase invisíveis mas que, de pouquinho em pouquinho, corroem todo o seu orçamento.
Quer um exemplo? Pagar taxa de conta bancária enquanto você pode ter acesso a excelentes contas PJ gratuitas, como a oferecida pela Cora, por exemplo.
Com ela, você não paga nenhum tipo de taxa de abertura ou manutenção e consegue emitir boletos, gerenciar suas cobranças, ter cartões exclusivos para a sua empresa (inclusive para sócios e funcionários), fazer transferências gratuitas e mais um monte de funcionalidades interessantes para o seu negócio.
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Precifique corretamente seu produto
Você não vai fazer um bom controle de custos se simplesmente somar todas as contas da sua empresa. Para que esse processo seja realmente estratégico, a precificação correta dos produtos e serviços é essencial! Afinal, o valor final para o cliente precisa ser suficiente para bancar custos de produção e despesas da empresa, além da margem de lucro.
Ao não precificar corretamente, sua empresa corre risco de prejuízos. E aí, se os preços estiverem muito baixos, ela não terá faturamento suficiente para cobrir todos os gastos. Por outro lado, se os valores de mercado estiverem muito acima, isso irá afastar os clientes.,
Leia também | Precificação: como definir os melhores preços para produtos e serviços
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Identifique o ponto de equilíbrio
O ponto de equilíbrio é o cálculo utilizado para identificar o quanto uma empresa precisa vender de produtos ou serviços para que a receita seja o suficiente para pagar todos os custos e despesas, ou seja, fique ao menos no “zero a zero”.
Assim, se o que você vende mensalmente não quita os custos e despesas, sua empresa está no prejuízo. Mas, se o que você vende quita os custos e despesas e ainda “sobra”, sua empresa está em lucro. Conhecer o ponto de equilíbrio também ajuda a encontrar a precificação ideal.
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Considere os valores a receber e os valores a pagar
Lembre-se que para fazer o balanço do fluxo de caixa da empresa e ter um panorama correto sobre o controle de custos você não deve apenas considerar o dinheiro físico ou o capital financeiro que a empresa tem no momento. É preciso considerar também todos os valores a receber (em cheque, em cartão de crédito, em boletos futuros) e os valores que você irá pagar (compras de matéria prima a prazo, boletos de fornecedores).
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Negocie com os fornecedores
Para oferecer o melhor produto para o seu cliente você precisa da melhor matéria-prima. Mas o cliente, muitas vezes, está em busca de preço (quer o mais barato, mas que seja bom).
Então, cabe a você pesquisar e encontrar os fornecedores que trazem ao seu negócio o melhor custo benefício, para que assim, você consiga repassar para seu cliente um produto que atenda as necessidades. Lembre-se de negociar!
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Prepare-se para imprevistos
Imprevistos acontecem! Quem já empreendia em 2020, por exemplo, quando a pandemia do coronavírus eclodiu, sabe muito bem do que estou falando, não é mesmo (e como esquecer?)?
Naquele momento, quem tinha uma reserva de emergência especificamente para a empresa, conseguiu lidar com a crise de maneira melhor, sem precisar aderir a empréstimos ou demitir em massa. Se trabalhava com loja física de roupas, por exemplo, tinha capital para construir um site rapidamente e seguir vendendo, mas de forma online.
Ou seja, quem tem empresa precisa sempre conseguir pagar os custos do seu negócio com o próprio dinheiro que entra, lucrar, retirar seu salário pessoal, guardar dinheiro em uma reserva de emergência e reinvestir no negócio para que ele continue crescendo. São várias “caixinhas”, não as misture!
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Nunca pare de controlar os custos da empresa
O monitoramento deve ser contínuo! Todos os valores que entram e que saem precisam ser atualizados em tempo real, de preferência, para você não correr o risco de esquecer de lançá-los depois. Uma das maneiras mais práticas de fazer isso é com a ajuda de um software de gestão, que possibilita essa instantaneidade.
E agora que você já sabe tudo sobre controle de custos na empresa, aproveite para entender melhor o que são e como calcular os custos fixos de um negócio.
E, claro, sinta-se livre para conhecer os serviços gratuitos que a Cora oferece para facilitar a vida de quem empreende por meio da nossa conta digital. Até a próxima e bons negócios!
Descomplicada, sem taxas abusivas, sem burocracia e com atendimento ágil pelo aplicativo.
