Fazer o controle de mensalidades é indispensável para escolas, academias, cursos e outros negócios que prestam serviços contínuos.
Nesse sentido, é preciso estruturar os processos de cobrança recorrente e gestão de recebimentos, além de adotar ações para prevenir e combater a inadimplência.
Pensando nisso, preparamos este artigo explicando como o controle de mensalidades funciona e seus benefícios. Nele, você também confere um passo a passo para automatizar sua rotina com uma ferramenta simples e prática.
O que é controle de mensalidades e como funciona?
O controle de mensalidades consiste em organizar e monitorar a cobrança e o recebimento de mensalidades em negócios com receita recorrente. Assim, este processo tem como ações básicas:
Cadastro de clientes
Coleta e armazenamento das informações essenciais dos clientes, como: nome, CPF, dados de contato e método de pagamento preferencial. Também é importante manter o cadastro de cada cliente atualizado.
Emissão e envio de cobranças
Emitir e enviar os boletos ou faturas aos clientes pontualmente, levando em conta os prazos de vencimento.
Controle de recebimentos
Registrar os pagamentos recebidos, atualizando o status das contas a receber e do fluxo de caixa.
Acompanhamento das mensalidades
Monitorar as mensalidades pagas e pendentes, identificando possíveis inadimplências.
Emissão de notas Fiscais
Geração e envio das notas fiscais referentes às mensalidades.
Além disso, o controle pode incluir medidas para evitar e combater a inadimplência. Por exemplo, enviar lembretes de vencimento e adotar a cobrança amigável para negociar débitos.
O controle ainda pode fornecer dados para a gestão obter indicadores e projeções financeiras do negócio.
Como fazer o controle de mensalidades?
A gestão de mensalidades pode ser feita manualmente ou usando ferramentas de automatização.
Assim, no controle manual, todas as informações precisam ser inseridas e atualizadas uma a uma, usando cadernos ou planilhas de registro.
Enquanto as ferramentas podem automatizar tarefas como o envio de cobranças, atualização de fluxo de caixa e cálculo de indicadores.
Portanto, o uso da automação ajuda a economizar tempo e a prevenir falhas humanas. Até porque, dependendo do número de clientes da empresa, pode ser inviável fazer o controle de mensalidades manual.
Quais os benefícios do controle de mensalidades?
Um controle de mensalidades eficiente aumenta a previsibilidade financeira do negócio. Pois, ao trazer uma visão clara e antecipada sobre as receitas mensais, ele facilita o planejamento e a tomada de decisões estratégicas.
Outra vantagem é a melhora na experiência do cliente, ao evitar erros no envio das cobranças e facilitar o pagamento das mensalidades.
3 dicas para otimizar o gerenciamento de mensalidades
Preparamos algumas dicas para você melhorar o controle de mensalidades no seu negócio. Confira a seguir:
1. Faça análises periódicas para otimizar o controle
Relatórios detalhados ajudam a entender padrões de pagamento e inadimplência. Com essas informações, você pode antecipar problemas e adotar ações preventivas.
Por isso, invista na análise os dados e aplique indicadores para melhorar seu planejamento financeiro, evitando surpresas desagradáveis.
2. Ofereça um suporte proativo
Um atendimento eficiente também ajuda no controle de mensalidades. Pois, muitas vezes, atrasos são causados por dúvidas ou dificuldades no pagamento.
Sendo assim, tenha canais de suporte ágeis e resolva problemas antes que eles se tornem inadimplências.
3. Automatize seus processos
Se você ainda usa processos manuais, provavelmente está perdendo tempo. Sem falar na maior chance de cometer erros no controle.
Então, considere automatizar sua rotina de controle de mensalidades, escolhendo uma solução adequada ao perfil do seu negócio.
Como automatizar o controle de mensalidades?
Com o boleto recorrente Cora, você automatiza o controle de mensalidades do seu negócio de um jeito simples e prático.
Assim, você configura o boleto de cobrança da mensalidade uma única vez e a Cora faz o envio automático para o e-mail do cliente, 7 dias antes do vencimento.
Inclusive, dá para gerar o boleto com um QR Code Pix, permitindo pagar a mensalidade com Pix, em vez de utilizar o código de barras.
E você ainda pode incluir juros, multa e desconto nos boletos. Sem falar nas notificações de cobrança, para combater a inadimplência sem complicação.
Além disso, você acompanha todos os boletos emitidos com a gestão de cobrança Cora. Nela, é possível visualizar as cobranças por data de vencimento e pelo status de pagamento.
Tudo isso contribui para reduzir o tempo gasto com tarefas repetitivas, evitar erros e ter um controle de mensalidades mais eficiente.
Passo a passo para usar o boleto recorrente Cora
Agora você confere o passo a passo para usar o boleto recorrente Cora na cobrança de mensalidades:
- Abra o app da Cora e clique em“ Cobrar”;
- Selecione o tipo de boleto que deseja usar;
- Clique em “Emitir par um novo contato”. Ou, selecione o contato na sua lista;
- Em seguida, selecione a opção “Recorrente (assinatura)”;
- Digite o nome completo do cliente;
- Selecione se o boleto será emitido para pessoa física ou jurídica;
- Insira o CPF/CNPJ do cliente;
- Informe o valor da cobrança (mensalidade);
- Escolha a frequência de repetição da cobrança;
- Digite a data de vencimento do primeiro boleto;
- Informe quantas vezes a cobrança se repetirá (de 2 até 24 meses);
- Dê um nome à cobrança;
- Se preferir, inclua uma descrição (opcional)
- Selecione se deseja emitir NFS-e para o boleto, incluir desconto, multa ou juros. Nessa etapa, você também pode configurar lembretes de vencimento via e-mail, WhatsApp e SMS;
- Selecione se o boleto será enviado para o e-mail do cliente, para o seu e-mail, ou ambos;
- Por último, revise os dados da mensalidade e clique em “Emitir boleto”. Pronto! Nas próximas cobranças, o boleto será emitido automaticamente, conforme as suas configurações.
Lembrando que você precisará configurar a cobrança uma única vez. Depois, o envio do boleto de mensalidade é automático, pelo período que você determinou.
Já pensou na economia de tempo, eliminando o trabalho de enviar os boletos um a um todo mês?
Depois, é só acompanhar os pagamentos na gestão de cobrança para fazer seu controle de mensalidades com mais rapidez e praticidade.
Conte sempre com a Cora para simplificar os processos e ajudar você a ter mais tempo para investir nas áreas estratégicas do seu negócio. Até a próxima!
