Os custos invisíveis são aqueles que parecem tão inofensivos que passam despercebidos no dia a dia da empresa. O problema é que, no fim do mês, somam um valor expressivo, que prejudicam a saúde financeira do seu negócio mesmo que você nem se dê conta.
Se você imagina que esta situação pode estar acontecendo na sua empresa e não sabe como começar a mapear quais são estes custos e em quais momentos da rotina da empresa eles surgem, continue a leitura.
Aqui, vamos apresentar quais são os gastos invisíveis mais recorrentes nas empresas e, ainda, explicar como e quando fazer a revisão do orçamento e os cortes necessários.
O que são custos invisíveis e por que é importante ficar de olho neles?
Aquela reunião que deveria durar uma hora e dura duas. Aquela vaga de trabalho que está sempre aberta, porque todo mundo que é contratado pede para sair em menos de três meses. Aquele equipamento que está sempre em manutenção… Todas essas situações geram custos que não costumam ser contabilizados.
Podemos definir custos invisíveis como aqueles gastos que ocorrem na empresa e não são identificados. Por isso, eles acabam não sendo considerados em orçamentos, balanços, demonstrações contábeis e sistemas tradicionais de custeio, tornando-se ocultos, invisíveis, difíceis de rastrear suas origens.
É muito importante ficar atento aos custos invisíveis porque eles podem, silenciosamente, levar a empresa a enfrentar uma série de dificuldades.
Algumas delas são: desperdícios, redução de produtividade, baixa eficiência financeira, divergência na contabilidade da empresa, dificuldade de mensurar corretamente os custos do negócio e de saber a real situação da empresa (se está lucrando, por exemplo) e erros de precificação de produtos e serviços.
6 exemplos de custos invisíveis mais recorrentes
Agora que você já sabe o que significa custos invisíveis e quais os impactos que eles podem causar no orçamento do negócio, listamos os principais, aqueles que acontecem de forma mais frequente na maioria das empresas.
Mas vale lembrar que estes não são os únicos, certo?
1. Alta rotatividade de colaboradores (turnover)
Você já sabe que cada vez que um colaborador pede para sair da empresa ou é demitido, a empresa precisa arcar com uma série de custos trabalhistas, certo? Mesmo assim, muitas vezes ninguém se atenta ao custo da rotatividade.
Ele ocorre quando, em um mesmo mês, é preciso pagar em duplicidade o salário fixo e os benefícios referentes a uma mesma posição (para quem está entrando na vaga e também para quem está saindo). Estes valores podem acabar se tornando custos invisíveis.
E se existe na sua empresa uma vaga em que aparentemente ninguém fica, é preciso investigar o que pode estar acontecendo para que exista este alto índice de rotatividade na posição.
Isso pode ser resultado de um processo seletivo inadequado, um problema com o gestor direto, uma questão com os outros integrantes da equipe, salário incompatível com o mercado ou, ainda, do contexto geral da empresa que pode, por exemplo, não oferecer condições que estimulem a retenção de talentos.
2. Horas extras/adicional noturno
Uma empresa que paga hora extra “à vontade”, sem gerenciar de perto essa questão, pode estar perdendo dinheiro também sem perceber. E como estes valores são variáveis, é um custo que além de ser invisível é ainda surpreendente (você só vê quando a folha de pagamento chega no fim do mês). Ou seja, pode variar fortemente todos os meses sem você nem se dar conta.
Se essa situação acontece na sua empresa, uma saída pode ser contratar pessoas para outros turnos. Mas só é possível saber disso ao se colocar na ponta do lápis, ou seja, tornar este custo visível, para então conseguir calcular se novas contratações são mais vantajosas ao caixa da empresa do que manter essa cultura de horas extras livres.
3. Tarifas desnecessárias
Para que usar uma ferramenta de fluxo de trabalho paga se existe uma versão similar gratuita? Para que pagar taxas bancárias se existem bancos, como a Cora, que oferecem conta digital gratuita para quem tem negócio próprio?
Estes são apenas dois exemplos de tarifas desnecessárias que podem gerar custos invisíveis no dia a dia da sua empresa.
Imagine, por exemplo, se uma empresa que utiliza o Pix PJ para fazer pagamentos tiver que arcar com taxas a cada operação que faz? Essas tarifas “pequenas“ e inofensivas não somadas se transformam em um “valorzão” no fim do mês.
É preciso procurar alternativas gratuitas sempre que possível, para conseguir eliminar este tipo de custo da sua empresa e mantê-la mais lucrativa.
4. Tempo
Todo mundo diz que o tempo é muito precioso, que tempo é dinheiro. E é mesmo. Mas, na prática, na rotina das empresas, isso costuma ser esquecido quando, por exemplo, reuniões longas e pouco produtivas são marcadas constantemente.
Claro que os encontros para discussão de trabalho são importantes, mas é preciso ter foco, organização e objetividade. Convocar para reuniões, por exemplo, só quem realmente precisa estar ali.
Quando o tempo não é bem gerenciado, o resultado disso é quase sempre queda de produtividade. E, quando isso acontece, sua empresa pode acabar faturando menos naquele mês e nem conseguir entender os motivos disso.
Outra consequência disso é os funcionários não conseguirem cumprir todas as atividades dentro do expediente e precisarem fazer mais horas extras com mais frequência — e já vimos que isso pode ser muito prejudicial para o seu caixa.
É por isso que a má gestão do tempo gera um custo invisível e quase sempre impossível de ser contabilizado.
E uma observação: não são somente as reuniões longas que causam perda de tempo nas empresas. Processos que não são revisados e que continuam sendo feitos da mesma forma, ineficiente, também geram perda de tempo. Ou, ainda, retrabalhos constantes. Isso tudo pode gerar queda de produtividade, com um custo oculto embutido.
5. Equipamentos quebrados ou muito antigos
Uma impressora que funciona dois dias e fica parada cinco, em manutenção, gera custos invisíveis diversos.
Além do custo do conserto, se realmente for preciso imprimir materiais, a empresa terá que se locomover até uma gráfica ou pagar um profissional para retirar os documentos. E mais: a cada tentativa de impressão efetuada, sem sucesso, papéis e tintas são gastos à toa.
No fim do mês, sua conta com a assistência técnica está alta, bem como a conta na gráfica e a conta de materiais de escritório e você, mais uma vez, nem percebeu, pois só teve noção do problema quando o custo já estava consolidado.
Pode valer a pena investir na compra de uma nova impressora ou modernizar o processo, tornando a documentação toda digital, por exemplo.
O mesmo se aplica a outros equipamentos: às vezes, ao postergar uma compra, você pode estar gastando muito mais com manutenções.
6. Falhas em compras e no controle do estoque
Uma empresa que “compra errado”, sem fazer vários orçamentos para encontrar o melhor custo-benefício, ou ainda calcula com erro a quantidade de materiais que precisa, acaba gerando gastos invisíveis quando precisa, por exemplo, arcar com o custo de um novo frete de entrega, para completar o pedido original.
A ausência de controle de estoque também gera custos invisíveis. Erros como envios mais curtos de um fornecedor ou ainda entregar para um cliente mais itens do que ele adquiriu geram gastos imperceptíveis, que no fim das contas impactam negativamente o orçamento da empresa e reduzem seu lucro.
Otimizações nos processos, como um sistema de gerenciamento de inventário com códigos de barras e scanners, pode reduzir o risco de encolhimento de estoque e ajudar a minimizar estes custos ocultos.
O que fazer para cortar os custos invisíveis? 5 dicas práticas
Confira algumas dicas para começar a diminuir os gastos invisíveis na sua empresa e manter o orçamento do negócio saudável e rentável.
1. Mapeie quais são os custos invisíveis que ocorrem na sua empresa
Não tem jeito: você só vai conseguir mensurar os custos ocultos se quiser realmente enxergá-los e descobrir onde eles estão.
Para isso, é preciso mapear área por área, processo por processo, e registrar absolutamente todos os custos envolvidos. Lembre-se de observar os impactos menos óbvios, como queda de produtividade por tempo mal gerenciado.
2. Faça cortes em processos e em custos
Depois de mapear todos os custos, fica mais fácil começar a fazer mudanças que geram melhorias e cortes nos processos e nos custos.
Essas otimizações em processos “consagrados” podem trazer economia no longo prazo e, nessa hora, pode ser que você sinta a necessidade de contratar alguém para ajudar na missão. Este gasto pode ser visto como investimento, afinal, dará retorno (se você contratar uma pessoa realmente qualificada para a consultoria).
3. Melhore a gestão do tempo
Aumente a agilidade nos processos e reduza o tempo previsto com atividades que não agregam valor aos processos e serviços gerados pela empresa. Isso envolve aprimorar a comunicação e reduzir o tempo dedicado a reuniões, por exemplo.
4. Aprimore processos com ajuda da tecnologia
Utilize a tecnologia a favor do seu negócio, mesmo que isso signifique fazer alguns investimentos inicialmente.
É claro que, para investir em modernização para a empresa, é preciso planejamento e cálculo para saber em quanto tempo virá o retorno. Mas é importante buscar soluções que tornem os processos mais precisos, otimizados, seguros e com menos brechas para não gerar custos não previstos.
Assim, pesquise se para cada um dos problemas constatados não existe uma solução tecnológica acessível.
5. Controle o orçamento do negócio de perto
Identificou os custos que antes estavam invisíveis? Fez cortes e otimizações nos processos?
Então, agora é preciso manter um controle rigoroso das finanças do negócio para acompanhar se as novidades continuam trazendo o efeito esperado com o passar do tempo.
Monitorar é o caminho para modificar o que for preciso rapidamente, antes de perder mais dinheiro.
Também é preciso lembrar que, além de você, toda a sua equipe deve estar ciente das mudanças que serão realizadas. Reforce com cada colaborador a necessidade de otimizar custos, aproveitar os recursos da melhor forma no dia a dia e sinalizar qualquer oportunidade de economia encontrada. Com mais pessoas de olho nessa questão, fica mais difícil os custos escaparem — o que não elimina a necessidade de ficar atento a eles.
E agora, ficou mais fácil identificar os custos invisíveis na sua empresa? Esperamos que sim!
Que tal aprender de forma mais descontraída?
Depois de ler este conteúdo, se quiser continuar aprendendo sobre esse assunto de uma forma mais descontraída, a gente tem algumas dicas para você.
O filme “Walt antes do Mickey”, de 2015, mostra a importância de economizar sempre que possível para conseguir manter uma empresa em funcionamento.
O fundador de um dos estúdios de animação mais famosos do mundo cometeu sérios erros financeiros no início de sua jornada empreendedora e, por isso, chegou a perder tudo antes de se reerguer.
Já o livro “Empreendedores inteligentes enriquecem mais: inteligência financeira para quem já tem ou quer começar o próprio negócio”, de Gustavo Cerbasi, oferece dicas para quem empreende conseguir assumir o controle financeiro com estratégias para o crescimento sustentável do próprio negócio.
Até a próxima e bons negócios!
