Alcançar os melhores resultados gastando o mínimo possível de recursos é uma boa forma de definir, de forma bem simples, o conceito de eficiência operacional.
Mas é importante ter claro que eficiência operacional não quer dizer necessariamente produzir muito. Afinal, uma empresa pode ter um alto índice de produção, mas com processos pouco eficientes no fim do dia.
Assim, se você sente ou sabe que no seu negócio existe uma grande dificuldade de, por exemplo, entregar demandas em dia e com o padrão de qualidade esperado, saber mais sobre eficiência operacional pode auxiliar você a encontrar boas soluções para sua empresa. Continue a leitura para saber como.
O que é eficiência operacional?
A eficiência operacional está relacionada, no universo dos negócios, ao uso dos recursos da empresa de forma inteligente e otimizada, evitando desperdícios e mau uso desses recursos durante a operação.
Por recursos entende-se não somente dinheiro, como também o próprio tempo dos colaboradores.
Por exemplo, quando um processo que pode ser feito de forma automatizada em alguma etapa é produzido de forma manual em sua totalidade, a empresa pode estar com sua eficiência operacional prejudicada neste ponto, pois está destinando os esforço de uma pessoa, que poderia estar resolvendo outra questão mais relevante ou mais estratégica, em algo que já é desnecessário.
Assim, para alcançar a eficiência operacional é preciso acompanhar constantemente tudo que se faz dentro da organização, o desempenho dos envolvidos e estar sempre em busca de melhorias, com o objetivo de otimizar processos sem precisar, de preferência, fazer grandes investimentos.
Muitas vezes, apenas com rearranjos e mudanças no esquema de trabalho das equipes é possível melhorar a eficiência operacional do negócio, deixando toda a cadeia produtiva mais inteligente e eficaz.
Qual é a importância da eficiência operacional?
Para entender qual é a importância de eficiência operacional é preciso ter claro, primeiro, que eficiência operacional não é o mesmo que produtividade, por mais que sejam palavras utilizadas frequentemente como sinônimos, já que ambas são indicadores críticos de desempenho de negócios.
Objetivamente, produtividade é saber quanto se está sendo produzido e com que velocidade. Por muito tempo, inclusive, essa foi a métrica mais importante para determinar o sucesso de uma empresa.
No entanto, as medições de produtividade não fornecem uma visão completa das operações de uma empresa. E por isso, buscar a eficiência operacional é mais interessante, já que ela tem um olhar para a empresa de forma mais ampla, completa, integral.
Para ficar mais claro: muita produtividade, com alto custo, e lucro baixo não é eficiente; baixa produtividade, com baixo custo, e pouco lucro, também não é sustentável no longo ; já produtividade dentro de uma meta estabelecida, com custos condizentes, sem desperdício de recursos, pode gerar um alto lucro e aumentar a eficiência operacional.
É por isso que buscar essa eficiência nas operações de negócio é tão importante.
Então, quais são os benefícios trazidos pela eficiência operacional?
Os principais benefícios de ter uma empresa com eficiência operacional são:
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Melhora da produtividade
Buscar eficiência operacional reflete no aumento da produtividade das equipes. Um exemplo: ao trocar planilhas manuais por ferramentas de organização de trabalho digitais e automatizadas “sobra mais tempo” para os profissionais. E, este tempo, pode ser revertido para a busca de melhorias e novas estratégias para outras áreas da empresa.
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Redução de custos e desperdícios
Com a busca pela eficiência operacional, erros de processos que levam ao desperdício de recursos são mais facilmente evitados. E, com essa verba que “sobra”, é possível investir em outras ferramentas que irão tornar toda a empresa ainda mais eficiente.
Ou ainda, reverter esses recursos para programas de qualificação dos profissionais, por exemplo, o que pode ajudar a reter talentos (ou seja, otimiza também o trabalho do RH).
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Prevenção de erros
Operações mais eficientes são menos passíveis a erros que geram retrabalhos, gastam mais recursos (tempo e dinheiro) da empresa, comprometem a qualidade dos produtos finais e deixam as equipes envolvidas frustradas.
Ao mapear processos em busca da eficiência operacional, uma série de erros, que talvez estivessem ocultos, são evidenciados . E, por isso, podem ser corrigidos, melhorando todo o processo produtivo.
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Visão global dos negócios
Ao perseguir a eficiência operacional, os gestores passam a ter um conhecimento mais completo e integrado da organização.
Assim, os processos implementados ganham mais controle e se tornam mais previsíveis. E isso possibilita identificar gargalos mais facilmente e definir soluções de forma rápida e assertiva.
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Engajamento dos colaboradores
Quando se respeita o tempo do colaborador fornecendo, por exemplo, ferramentas que auxiliam e otimizam o trabalho dele, aumentam as chances desta pessoa ficar mais satisfeita e engajada na sua função e ainda buscar formas de colaborar ainda mais para o crescimento da empresa.
Até porque, se a eficiência operacional impactar no aumento de produtividade, de venda e de lucro, o colaborador também será impactado positivamente, seja por meio de bonificação financeira, seja por meio de novas oportunidades e desafios que surgirão dentro de um mercado em crescimento.
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Aumento da produtividade
Uma empresa que busca a eficiência operacional tem mais chances de competir em mercados que estão em constante evolução.
Fica antenada com as evoluções tecnológicas, implementa melhorias mais rapidamente e, com isso, pode agir mais prontamente e assertivamente, transformando-se e adequando-se para se manter relevante e competitiva no segmento em que atua.
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Crescimento da margem de lucro
Ao melhorar a eficiência operacional nas empresas e a qualidade dos processos, as margens de lucro também tendem a aumentar. Afinal, otimizar recursos pode gerar mais produção, com menos custos, e resultar em mais vendas.
6 dicas para melhorar a eficiência operacional na sua empresa
Agora que já ficou claro o que é e qual a importância da eficiência operacional, confira nossas dicas para melhorar este parâmetro no seu negócio.
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Mapeie processos
Só consegue ter operações mais eficientes quem conhece com profundidade todos os processos da empresa. Portanto, o primeiro passo é mapear de ponta a ponta estes processos.
Se já tiver gerentes, coordenadores, pessoas envolvidas na gestão de cada área, reúna-se com cada uma delas para compreender as etapas de produção, encontrar os gargalos e encontrar soluções para resolver os “problemas” e otimizar o que for “otimizável”.
Neste momento, vale a pena rever o que ainda faz sentido e o que não faz. Tudo bem excluir processos, etapas, mudar a metodologia de produzir algo. Desde que essa decisão tenha fundamentos e traga mais eficiência operacional para a empresa.
2. Padronize os processos e utilize ferramentas digitais
Aqui a ideia é ter um guia digitalizado dos processos da empresa e também usar ferramentas online para organizar o fluxo de trabalho.
A padronização gera uma otimização do trabalho (quando já se conhece o caminho, chega-se muito mais rápido ao destino).
E a tecnologia contribui para manter estes processos descritos e facilmente acessíveis para quem precisar consultar o material ou executar o trabalho de fato.
Outro ponto positivo da digitalização dos processos é a possibilidade de aplicar mudanças de forma mais rápida. Afinal, é importante ter em mente que processos, apesar de padronizados, não estão ‘escritos em pedra’. Podem e devem ser atualizados, modificados, melhorados sempre que possível.
Além disso, criar fluxos de trabalho organizando toda a rotina e atividades das equipes e projetos também é possível por meio dessas ferramentas. Assim, o andamento do trabalho fica visível para todos os envolvidos, gerando fluidez e clareza na execução das demandas (e ainda relatórios e indicadores de produtividade).
3. Automatize processos repetitivos
Máquinas são completamente eficazes para produzir trabalhos repetitivos. Utilize a mão de obra humana dos seus colaboradores em atividades mais qualificadas e desafiadoras e automatize os processos que são repetitivos. Ganha-se tempo e eficiência nas operações.
E, para isso, muitas vezes nem é preciso fazer altos investimentos em tecnologia.
Um exemplo de automação de processos de fácil implementação e baixo custo é a integração dos sistemas da sua empresa à APIs (Interface de Programação de Aplicação).
Na Cora, por exemplo, essa é uma possibilidade que auxilia a gestão da empresa ao permitir diversos tipos de transações financeiras em lote. Na prática, apenas para citar um uso dessa tecnologia, a pessoa que faz os pagamentos na sua empresa não vai mais precisar digitar os longos códigos de barras de cada um dos boletos que irá pagar.
4. Acompanhe e gerencie os processos
Depois de mapear os processos, melhorá-los, inserí-los em ferramentas digitais de acompanhamento de tarefas e investir em recursos tecnológicos, é hora de gerenciar as rotinas internas.
O objetivo é prevenir erros, retrabalho, desperdícios, otimizar o tempo, garantir as condições ideais para que os colaboradores tenham o melhor rendimento, sempre em busca de melhorar ainda mais a eficiência operacional. E, claro, verificar se o que já foi implementado realmente está funcionando.
5. Treine e incentive os colaboradores
Não adianta ter recursos que contribuem para a eficiência operacional se os profissionais que atuam diretamente na operação não estão aptos a utilizarem estes recursos por falta de conhecimento ou por ausência de engajamento.
Por isso é preciso trabalhar toda a cultura organizacional da empresa para que todos queiram buscar qualidade, eficiência e melhores resultados.
6. Monitore os índices de eficiência e busque a melhoria contínua
Defina métricas para saber como está sua eficiência operacional e as acompanhe no dia a dia. Este monitoramento revela se a eficiência dos processos internos realmente aumentou após as melhorias ou não.
E siga focado em busca de melhorias contínuas. Existem, inclusive, metodologias específicas que servem para direcionar as equipes à busca permanente por processos mais eficientes.
Um exemplo é o ciclo PDCA, um modelo gerencial que traz os termos em inglês plan, do, check e act (planejar, fazer, acompanhar e agir). Outro é o método Agile, que além de ser muito usado no desenvolvimento de softwares e na implementação de projetos, serve também para a otimização permanente de processos.
Por que é tão difícil alcançar a eficiência operacional?
Os principais entraves da eficiência operacional são:
- Excesso de trabalho manual;
- Processos desnecessários;
- Falta de clareza sobre os processos, sua importância e seus responsáveis;
- Tecnologia ineficiente;
- Equipamentos obsoletos;
- Falhas humanas.
É possível calcular a eficiência operacional da minha empresa?
Sim, é possível e recomendável calcular a eficiência operacional do seu negócio.
Para isso é preciso conhecer o valor das entradas (custos de produção, com mão-de-obra, etc) e saídas (receita com produtos/serviços) dos processos.
Com este dados, a eficiência é calculada com uma fórmula simples:
Eficiência Operacional = Despesas / Receitas
Quanto maior o resultado final, mais os custos estão se sobrepondo às receitas e mais longe você estará da eficiência operacional.
Mas lembre-se de analisar este valor no contexto geral, olhando sua evolução com o passar do tempo, e não de forma isolada.
Além deste cálculo, existem métricas e KPIs (Indicador-chave de desempenho) que também servem para calcular a eficiência operacional.
Um exemplo é o Overall equipment effectiveness (OEE), que mede a eficiência de um equipamento. revelando o quanto ele produziu comparado com a capacidade que ele tem de produzir e em relação ao tempo disponível.
Outro indicador muito utilizado é o OLE (Eficácia Geral do Trabalho), que serve para a indústria a medir a eficiência e a capacidade operacional dos colaboradores a partir da disponibilidade, do desempenho e da qualidade.
E agora, já sabe como melhorar a eficiência operacional do seu negócio? Esperamos que sim!
Que tal aprender de forma mais descontraída?
Depois de ler este conteúdo, se quiser continuar aprendendo sobre esse assunto de uma forma mais descontraída, a gente tem duas dicas para você.
O filme “Fome de Poder” conta como uma pequena lanchonete na Califórnia conseguiu se tornar uma gigante mundial do fast food, o McDonald’s, e fornece uma grande aula sobre eficiência operacional em vários momentos.
Primeiro, quando mostra a modificação do processo de produção dos lanches, que passa a ser inspirado no modelo fordista, o que torna a montagem dos hambúrgueres mais eficiente e automatizada , reduzindo o tempo de preparo de 30 minutos para 30 segundos.
Depois, ao mostrar como, mesmo vendendo muito, a lanchonete ainda estava em prejuízo, e quais as soluções encontradas para reverter este problema.
Já o livro “Procedimentos operacionais: Como implementar normas e mapear processos para uma gestão eficiente”, de Marcos Assi e Vlamir Garcia, fala sobre como mapear processos corretamente auxilia na obtenção de mais eficiência operacional para a empresa.
Até a próxima e bons negócios!
