A estrutura contábil é parte fundamental de uma empresa. Por isso, mesmo que a pessoa empreendedora não cuide diretamente da contabilidade, é importante conhecer seus conceitos e funções básicas.
Pois, além de manter em dia as obrigações tributárias do negócio, as rotinas contábeis fornecem dados para acompanhar seu desempenho financeiro e buscar resultados melhores.
Neste artigo, você confere como funciona a estrutura contábil de uma empresa, seus principais processos e a importância da contabilidade para um empreendimento.
O que é a estrutura contábil de uma empresa?
A estrutura contábil de uma empresa engloba todos os processos e atividades realizados pela contabilidade.
Sendo assim, essa estrutura inclui o controle de contas a pagar e a receber, a emissão de notas fiscais, assim como o envio de declarações e demonstrativos obrigatórios aos órgãos de fiscalização.
Lembrando que, com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), todas as empresas devem ter uma contabilidade interna ou externa.
Assim, a contabilidade interna é realizada na própria empresa, com uma pessoa contadora contratada para cuidar da estrutura contábil do negócio.
Já a contabilidade externa é feita por uma empresa ou pessoa autônoma prestadora de serviços contábeis.
Nesse caso, não existe vínculo de trabalho e as condições de prestação dos serviços ficam estabelecidas por um contrato.
De todo modo, a contabilidade é uma profissão regulamentada: seu exercício requer formação de nível superior ou técnico em Contabilidade e registro no CRC (Conselho Regional de Contabilidade).
Como estruturar a contabilidade da empresa?
Podemos dizer que a estrutura contábil de um negócio começa a ser formada ainda na etapa de registro do CNPJ.
Isso porque, nessa fase, a empresa precisa definir seu regime tributário — conjunto de regras que determina a forma de cálculo e pagamento de impostos, e as declarações e demonstrativos a serem apresentados ao fisco.
Além disso, na etapa de formalização, é preciso definir outras questões que afetam o pagamento de tributos e geram obrigações legais para o negócio, como as atividades econômicas (CNAE) e o porte empresarial.
Nesse sentido, embora contratar uma contabilidade para fazer a abertura da empresa não seja uma exigência legal, contar com uma assessoria desde o início pode fazer toda a diferença.
Confira agora 4 dicas para fazer a estruturação contábil da empresa:
Faça o controle de fluxo de caixa
O controle de fluxo de caixa, em resumo, é o registro de todas as entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa.
Esse registro permite avaliar se o negócio dispõe de recursos para quitar suas obrigações no curto prazo, além de proporcionar dados para o planejamento financeiro empresarial.
Além de registrar todos os valores, você também deve guardar notas, recibos, faturas e outros documentos que possam ser usados para conferência.
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Tenha um calendário de obrigações tributárias
Organizar todas as datas de apuração e pagamento de impostos evita esquecimentos, que podem resultar em multas e outras penalidades.
Do mesmo modo, o calendário deve incluir os prazos de envio de declarações, conforme o enquadramento tributário do CNPJ.
Aposte na automação contábil
A tecnologia pode ajudar a ter processos contábeis mais precisos e eficientes na empresa, gerando economia de tempo.
Um exemplo é o extrato automático da conta Cora — com esse recurso, você programa o envio automático do extrato da conta PJ para a contabilidade, podendo optar pelos formatos de arquivo CSV, PDF e OFX.
Tenha critérios ao escolher uma contabilidade
Como adiantamos, ter uma contabilidade é obrigatório para empresas já em funcionamento, com exceção do MEI.
Entretanto, a estrutura contábil não deve ser encarada apenas como mais uma burocracia ou despesa.
Por isso, na hora de escolher sua contabilidade, não olhe somente o preço. Procure uma assessoria que entenda seu modelo de negócio, se mantenha atualizada e ofereça contabilidade consultiva.
Qual a importância da estrutura contábil?
A estrutura contábil de uma empresa garante o controle de seu desempenho financeiro e evolução patrimonial, além do cumprimento de suas obrigações fiscais e trabalhistas.
No âmbito fiscal, como foi mencionado, a contabilidade atua na apuração e pagamento de tributos, garantindo que a empresa se mantenha na lei, pagando uma carga tributária adequada ao seu perfil.
Ainda no controle fiscal, a emissão de notas e registros de notas de compras também integram as atribuições da estrutura contábil.
Da mesma forma, o cálculo da folha de pagamento faz parte das rotinas contábeis, assegurando a aplicação correta de descontos e retenções de impostos na fonte.
A consolidação de todas as receitas, custos e despesas do negócio também são atividades básicas da contabilidade, fornecendo relatórios e dados confiáveis sobre o desempenho financeiro da organização.
Demonstrações financeiras da contabilidade
A estrutura contábil da empresa processa seus eventos econômicos e financeiros para produzir relatórios contábeis, que servem como base para a tomada de decisões pelas pessoas gestoras e investidores em potencial.
Entre os principais relatórios gerados, temos as demonstrações financeiras, que fornecem dados sobre a situação financeira e patrimonial da empresa, assim como de seu desempenho e fluxo de caixa.
Dessa forma, as demonstrações descrevem itens como os ativos da empresa (bens e direitos), passivos (obrigações), receitas e despesas, patrimônio líquido e lucro no período.
Entre as principais demonstrações financeiras da estrutura contábil de uma empresa, temos:
Balanço patrimonial: lista dos ativos, passivos e patrimônio líquido em uma data específica.
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DRE (Demonstração de Resultado do Exercício): resumo das receitas, custos e despesas em um período, mostrando se a empresa obteve lucro ou prejuízo.
Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados: apresenta o valor final entre os lucros ou prejuízos acumulados desde o início da empresa.
Demonstração dos Fluxos de Caixa: resumo dos recebimentos e pagamentos de caixa em um período especifico.
Notas explicativas: informações adicionais, elaboradas para explicar situações que não puderam ser evidenciadas nas demonstrações, mas essenciais para sua compreensão.
Como vimos, longe de ser só mais uma burocracia, a estrutura contábil é indispensável para que a empresa cumpra seus requisitos legais, além de fornecer informações vitais para uma gestão financeira eficiente.
Aliás, a conta Cora tem uma funcionalidade exclusiva para simplificar a contabilidade da sua empresa: o Perfil Contador Cora, que tal conferir?
