Seja qual for o seu tipo de negócio, se você vende produtos ou presta serviços, fazer uma boa gestão de cobrança é fundamental. Mas, afinal, quais são as melhores frases para cobrar clientes inadimplentes, por exemplo? Como adotar o discurso certo e as melhores estratégias para reduzir os índices de inadimplência na sua empresa?
Certamente esta não é a mais fácil das tarefas, e muitas vezes pode causar desconforto tanto para quem cobra quanto para quem é cobrado. Por isto, saber como cobrar um cliente educadamente, garantindo que o relacionamento entre vocês não fique abalado, é muito importante.
Neste artigo, vamos mostrar algumas formas respeitosas e eficientes de abordar o consumidor sobre pagamentos atrasados, com modelos de frases para cobrar os clientes e dicas para criar suas próprias mensagens com o auxílio da IA (Inteligência Artificial).
O que considerar na hora de cobrar?
Quando chega o momento em que é necessário conversar com o seu cliente sobre valores em atraso, existem alguns pontos importantes a se considerar, como o perfil da pessoa ou empresa e a sua situação financeira.
Além disso, é recomendável adotar uma postura amigável e conciliadora, em vez de partir para uma cobrança muito direta. Inclusive, é válido oferecer propostas que facilitem a resolução do problema para ambos os lados.
Ser flexível e estar aberto à negociação de formas de pagamento da dívida pode ser uma saída. Por exemplo, aceitar parcelamento no boleto, ou cartão de crédito, se isto for possível para você. E se não for, é interessante mostrar que você entende pelo que o cliente está passando e que está disposto a fazer ajustes para que a dívida seja paga.
Outra questão importante é o meio de comunicação que você irá utilizar e isto também depende de quem é este cliente e como vocês costumam se comunicar.
Muitas vezes, o e-mail pode ser um canal mais formal para tratar um atraso de pagamento, mas é importante, neste caso, trabalhar o texto para que a mensagem de cobrança fique amigável.
Caso o cliente em questão já esteja acostumado a falar com você por WhatsApp ou telefone, pode ser interessante utilizar um destes canais para parecer mais informal e dar mais abertura para a conversa.
Não se esqueça também das punições descritas no artigo 71 do Código de Defesa do Consumidor, que trata deste tema:
“Utilizar, na cobrança de dívidas, de ameaça, coação, constrangimento físico ou moral, afirmações falsas incorretas ou enganosas ou de qualquer outro procedimento que exponha o consumidor, injustificadamente, a ridículo ou interfira com seu trabalho, descanso ou lazer: pena detenção de três meses a um ano e multa.”
Considerando tudo isso, é essencial se atentar:
- ao tom da mensagem: evite constranger o consumidor ou ser rude;
- ao horário: limite estas mensagens ao horário comercial e dê tempo para que o cliente responda;
- ao meio de comunicação: priorize meios de fácil acesso para evitar que o consumidor seja exposto.
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20 frases para cobrar clientes inadimplentes de forma amigável
Ao fazer uma cobrança, sempre leve em conta a importância de manter este cliente na sua carteira, se for o melhor para a sua empresa.
E reflita: é um consumidor que está com você há muito ou pouco tempo? Ele já esteve inadimplente antes ou é a primeira vez? Há chance de ter havido um simples esquecimento ou é provável que tenha sido uma questão de falta de recursos?
Com estas questões em mente, é hora de partir para a cobrança de fato. Elaboramos abaixo algumas opções de frases feitas para cobrar clientes. Fique à vontade para utilizá-las como referência e, claro, adaptá-las à realidade da sua empresa, se precisar:
12 frases para cobrar clientes em atraso há pouco tempo
“Olá, [nome do cliente]! Ainda não identificamos o pagamento da sua última fatura e gostaríamos de saber se aconteceu alguma coisa e como podemos ajudá-lo. Estamos à sua disposição!”
“Bom dia! Notamos que há uma pendência no seu pagamento e, para nossa organização, gostaríamos de combinar uma nova data para que o valor seja quitado. Quando seria melhor para você?”
“Olá, como vai? Poderia me informar qual a melhor data para efetuar o pagamento da sua fatura? Desde já, agradeço.”
“Olá, espero que esteja tudo bem! Percebemos aqui que seu boleto ainda não foi pago neste mês, por isso, estamos enviando outro com uma nova data. Ficamos à disposição para negociar outro prazo, caso prefira. Obrigado(a)!”
“Olá, [nome do cliente]! Tudo bem? Sua mensalidade do último mês ainda está em aberto. Aconteceu alguma coisa? Aguardamos seu contato para conversarmos e resolvermos juntos esta situação.”
“Olá, [nome do cliente]! Sua fatura referente ao mês de agosto está em aberto em nosso sistema. Você poderia confirmar se o pagamento já foi realizado? Em caso positivo, por favor, desconsidere esta mensagem.”
“Olá, [nome do cliente]! Verificamos que o pagamento da sua fatura ainda não foi compensado. Pode confirmar se houve algum imprevisto? Estamos à disposição para ajustar a data, se necessário.”
“Boa tarde, [nome do cliente]! Tudo bem? Notamos que o boleto referente à última compra ainda não foi pago. Gostaria de confirmar se recebeu o documento corretamente. Se precisar da segunda via, é só nos avisar.”
“Oi, [nome do cliente]! Tudo bem? Notamos que o vencimento da sua fatura passou recentemente. Caso já tenha feito o pagamento, por favor, desconsidere esta mensagem. Se ainda não conseguiu, podemos encontrar um novo prazo juntos.”
“Olá! Passando para lembrar que a sua fatura venceu recentemente. Se precisar de uma segunda via do boleto ou de um novo prazo para pagamento, é só nos avisar: estamos prontos para ajudar.”
“Oi, [nome do cliente]. Notamos que sua última cobrança ainda não foi quitada. Podemos ajustar o vencimento ou oferecer outra forma de pagamento, se preferir. Qual é a melhor opção para você?”
“Olá, [nome do cliente]! Tudo bem? O boleto referente à sua última compra venceu há poucos dias. Caso já tenha efetuado o pagamento, pedimos somente que nos confirme para atualizar o sistema. Obrigado!”
8 frases para cobrar clientes com dívidas antigas
“Como vai, [nome do cliente]? Sabemos que o momento atual não está fácil, por isso gostaríamos de conversar sobre suas faturas em aberto e negociar a melhor solução para todos. Conte com o nosso apoio para resolver esta questão!”
“Olá! Pensando em facilitar a regularização da sua fatura em aberto, estamos enviando um novo boleto atualizado. Caso precise de um prazo maior para quitá-lo, entre em contato com a gente para combinarmos uma data melhor.”
“Olá, [nome do cliente]! Estamos entrando em contato para informar que agora é possível realizar o pagamento de suas faturas por cartão de crédito ou transferência. Também estamos à disposição para negociar o valor que consta em aberto em nosso sistema. Assim que possível, entre em contato com a gente para chegarmos juntos à melhor solução.”
“Olá, [nome do cliente]! Ainda não identificamos o seu pagamento em nosso sistema. Que tal entrar em contato com nossa equipe para contar o que aconteceu e chegarmos a uma solução? Aguardamos seu retorno.”
“Olá, [nome do cliente]. Como vai? Identificamos alguns títulos pendentes em seu nome e, como você é um dos nossos melhores clientes, queremos resolver juntos essa situação. Esperamos seu contato para conversarmos e combinarmos a melhor solução.”
“Oi, [nome do cliente]! Vimos que ainda existem faturas pendentes em nosso sistema. Pensando em facilitar o pagamento para você, podemos negociar o parcelamento do valor ou oferecer um novo prazo para quitação. Qual é a melhor opção para você?”
“Olá, [nome do cliente]! Seu histórico como cliente é muito importante para nós. Por isso, gostaríamos de resolver as pendências que ainda constam em aberto. Podemos conversar para definir um novo plano de pagamento?”
“Oi, [nome do cliente]. Verificamos que há faturas antigas sem quitação. Que tal aproveitarmos o momento para negociar uma forma mais fácil de regularizar tudo? Nossa equipe está pronta para ajudar.”
Como criar frases e mensagens de cobrança com o apoio da IA
Escrever mensagens de cobrança exige cuidado. Afinal, o tom de cada frase deve equilibrar firmeza, empatia e respeito. Com isso, fica mais fácil resolver a situação sem prejudicar o relacionamento com o cliente.
E com o apoio da inteligência artificial (IA), fica mais simples e rápido criar textos personalizados, profissionais e alinhados à identidade da sua empresa.
Assim, ferramentas de IA generativa, como o ChatGPT, podem ajudar você a criar frases de cobrança originais.
Esse tipo de tecnologia ajuda inclusive a adaptar o tom de voz conforme o perfil de cliente, tempo de atraso e canal de comunicação.
Você só precisa fornecer algumas informações básicas no prompt (o comando ou instrução enviada ao sistema), e a ferramenta gera sugestões prontas para revisar/adaptar e usar.
Boas práticas para criar mensagens de cobrança com IA
Confira agora algumas dicas para aproveitar ao máximo o potencial da IA na criação de frases para cobrar clientes inadimplentes:
- Defina o contexto com clareza: informe o tempo de atraso, o tipo de cliente (por exemplo, pessoa física ou empresa), o canal de envio (e-mail, WhatsApp e, etc.) e o tom desejado (formal, cordial, descontraído).
- Use dados reais, mas com cuidado: não compartilhe informações pessoais ou sensíveis do cliente no prompt. Substitua nomes por campos genéricos, como [nome do cliente] ou [valor da fatura].
- Peça variações de tom e formato: isso ajuda a comparar versões e escolher a que mais combina com a sua marca.
- Revise antes de enviar: mesmo com boas sugestões, o toque humano é essencial. Ajuste detalhes de vocabulário e verifique se a mensagem está alinhada à política de cobrança da sua empresa.
Exemplos de prompts para gerar mensagens de cobrança
Agora você confere alguns prompts úteis para a criação de frases de cobrança.
1. Atraso recente (até 7 dias):
[Crie uma mensagem cordial e empática para lembrar um cliente pessoa física que o boleto venceu há poucos dias. Use um tom leve, sem parecer cobrança direta, e inclua um espaço para o nome do cliente e o valor da fatura.]
2. Atraso moderado
[Escreva uma mensagem educada, porém mais firme, para um cliente que está com uma fatura em aberto há () dias. A mensagem deve convidar o cliente a entrar em contato para negociar o pagamento.]
3. Dívida antiga
[Gere uma mensagem empática para um cliente com dívida antiga, oferecendo alternativas de pagamento, como parcelamento ou novo prazo. O texto deve reforçar o interesse da empresa em manter o bom relacionamento.]
4. Personalização por canal
[Crie uma mensagem curta e gentil para cobrança via WhatsApp, lembrando um cliente de uma fatura vencida há 10 dias. A linguagem deve ser próxima, mas profissional.]
Conte com a Cora para simplificar suas cobranças
Cuidar das cobranças pode consumir um bom tempo. Especialmente quando é preciso controlar prazos, enviar lembretes e acompanhar quem já pagou ou não.
Pensando nisso, a gestão de cobrança da Cora foi criada para automatizar e simplificar todo esse processo.
Para isso, ela reúne em um só local as principais ferramentas que um negócio precisa para cobrar com eficiência e sem complicação.
Com a gestão de cobrança da Cora, você pode:
Criar cobranças em segundos
Gere boletos bancários ilimitados e sem taxa de emissão, diretamente pela conta PJ. Você pode emitir boletos à vista, parcelados e recorrentes, definindo multas, juros e desconto, se preferir.
Sua empresa também pode receber via Pix com total praticidade e rapidez, sem taxas. Tem ainda o link de pagamento, para vender no cartão de crédito mesmo à distância, sem maquininha.
Acompanhar suas cobranças em tempo real
Na Cora, todas as cobranças ficam organizadas em um painel intuitivo, que mostra quem já pagou, quem está em atraso e quais valores ainda vão entrar no caixa. Isso facilita o controle financeiro e ajuda na tomada de decisões.
Programar notificações automáticas de cobrança
A Cora envia lembretes automáticos aos seus clientes, antes e depois do vencimento. Assim, você não precisa se preocupar em criar mensagens ou lembrar dos pagamentos um a um: deixe isso por nossa conta.
5 dicas para cobrar um cliente de forma eficaz
Depois de conferir opções de frases de cobrança, lembre-se: sempre que necessário, faça as adaptações nos textos para adequar o modelo de mensagem de cobrança ao canal e à pessoa que irá recebê-la.
Confira abaixo algumas dicas para tornar este processo mais fácil:
1. Não use a palavra “dívida”
A gente sabe que não é fácil, mas evite ao máximo o uso de termos que possam constranger o consumidor. No lugar de “dívida”, você pode usar termos como “débito” ou “pendência”, por exemplo.
Lembre-se: existem muitas causas por trás de uma inadimplência. Fazer o consumidor se sentir culpado não irá ajudá-lo a resolver a situação mais rapidamente e ainda poderá estremecer o relacionamento dele com a sua empresa.
2. Tente entender a motivação do atraso
É possível que seu cliente esteja passando por um período mais “apertado”. Se for o caso, flexibilizar o pagamento até ele poder quitar todo o valor devido pode ser a melhor saída para que, nos momentos mais “prósperos”, ele também se lembre da sua empresa e fique fiel à ela.
3. Pense em uma proposta de negociação ao abordar o cliente
Se mostrar aberto a negociação pode facilitar a comunicação com o cliente, fazendo com que ele pague a dívida e continue contratando seus serviços ou produtos. Mas também é importante levar em conta o quanto a sua empresa pode ceder.
Por isso, olhe com calma para suas necessidades e proponha uma solução que atenda você e o cliente. Lembre-se também que negociar não significa dar desconto. Você também pode oferecer extensão de prazos ou parcelamento do valor para facilitar a vida do consumidor.
4. Não leve a situação para o lado pessoal
Mostre que a sua empresa está disponível e interessada em conversar e negociar. Assim, a pessoa do outro lado também poderá entender que a sua cobrança não é uma forma de ofensa ou perseguição.
5. Adote scripts de cobrança
Para guiar sua equipe, pense em ter scripts de cobrança com mensagens padronizadas bem trabalhadas. Assim você melhora a comunicação com os clientes inadimplentes e seu time também se sentirá mais seguro na hora de estabelecer uma conversa deste tipo com os consumidores.
Pensando nestes momentos, a Cora desenvolveu um ebook que pode te ajudar a ter este script de cobrança. Esta é mais uma forma de facilitar sua gestão financeira e manter seus clientes satisfeitos sempre.
Gostou da ideia? Acesse e baixe gratuitamente o Modelo de Script de Cobrança da Cora feito especialmente para a sua empresa. Esperamos que este conteúdo seja útil para você!
