Sabemos que a gestão de escritório contábil costuma ser desafiadora, já que demanda tempo e organização, além de se tornar mais complexa conforme a carteira de clientes vai aumentando.
Mas, para ter sucesso com um empreendimento contábil, é essencial investir em conhecimentos e ferramentas para uma gestão eficiente, englobando as rotinas operacionais, finanças, recursos humanos e o atendimento ao público.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo com dicas práticas de como otimizar a gestão do escritório de contabilidade para ter mais eficiência e melhores resultados.
7 dicas para melhorar a gestão de escritório contábil
Melhorar a gestão do escritório de contabilidade passa pela otimização dos processos nos diferentes setores e por uma comunicação eficiente na equipe.
Além disso, a gestão das finanças não pode ser negligenciada, e também é preciso buscar estratégias para fidelizar o público atual e aumentar a clientela.
E mesmo que o negócio venha dando resultados satisfatórios, sempre é possível encontrar pontos de melhoria e testar soluções diferentes para alcançar ainda mais.
Assim, as dicas abaixo servem tanto para negócios já com um certo grau de maturidade quanto para quem ainda está pesquisando sobre como abrir um escritório de contabilidade:
1. Utilize recursos digitais e automação
A utilização de ferramentas digitais e de automação contábil ajudam a economizar tempo com tarefas operacionais repetitivas, além de reduzir o risco de falhas.
Assim, é possível recorrer a sistemas digitais de assinatura e gestão de documentos, por exemplo, eliminando a papelada e a necessidade de manter arquivos físicos.
Da mesma forma, adotar um sistema informatizado de gestão para o escritório contábil permite integrar os diferentes setores, mantendo as informações centralizadas e acessíveis, simplificando ainda a emissão de relatórios.
Vale dizer que existem muitas opções de ferramentas e sistemas voltados à área contábil no mercado, logo, é preciso considerar o porte e perfil do escritório na hora de escolher.
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2. Facilite a integração do time
Ainda que o escritório tenha uma equipe enxuta, garantir uma comunicação eficiente entre as pessoas colaboradoras é fundamental para uma boa gestão.
Afinal, quando a equipe compartilha metas e processos, é mais fácil atingir os objetivos traçados no planejamento estratégico.
Nesse sentido, é importante avaliar quais ferramentas de gestão de projetos fazem mais sentido para o negócio.
Do mesmo modo, é preciso decidir quais canais de comunicação funcionam melhor para cada setor.
3. Cuide da gestão financeira do escritório
Cuidar das finanças do escritório de contabilidade começa por fazer o básico: separar as finanças da empresa das de seus sócios, evitando misturar despesas pessoais e do negócio.
Sendo assim, um jeito simples de implementar essa separação é abrir uma conta PJ para o escritório.
A conta Cora, por exemplo, é sem tarifas, aceita todas as categorias de CNPJ e leva apenas 7 minutos para fazer a abertura.
Nesse sentido, otimizar a gestão financeira do escritório contábil também deve incluir as seguintes medidas:
- Precificar corretamente os honorários, equilibrando lucro e competitividade;
- Controlar custos e despesas;
- Fazer o controle de fluxo de caixa;
- Aplicar a análise financeira na gestão da empresa para mensurar os resultados.
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4. Busque oferecer um atendimento de excelência
Prestar um atendimento de qualidade é fundamental para fidelizar a clientela do escritório contábil, além de ajudar na captação de novos clientes.
E um dos caminhos para otimizar o atendimento é conhecer as demandas e dúvidas comuns do seu público, podendo assim oferecer respostas rápidas e satisfatórios, inclusive por canais de autoatendimento (como chatbot no WhatsApp).
Além disso, é recomendável manter mais de um canal de comunicação, já que isso aumenta a acessibilidade para o público.
Aplicar pesquisas de satisfação também ajudar a identificar pontos de melhoria no atendimento.
5. Aposte em atualização contínua
Quando falamos em atualização contínua, isso vai além de se manter a par das alterações na legislação tributária, fiscal e trabalhista, um requisito básico para o exercício da contabilidade.
Por isso, também é preciso conhecer as tendências do próprio mercado contábil, no sentido de novos formatos de serviço, ferramentas e metodologias para a gestão de escritórios.
A contabilidade consultiva, por exemplo, é um serviço que vem ganhando espaço no mercado, auxiliando pessoas gestoras na tomada de decisões a partir das análises e dados contábeis.
6. Considere um nicho de mercado
No começa, é comum que o escritório de contabilidade seja generalista, atendendo clientes de diferentes segmentos.
Entretanto, considerar a especialização em um nicho, como contabilidade para restaurantes, para negócios digitais ou contabilidade para dentista, por exemplo, pode trazer bons resultados à gestão.
Isso porque, ao focar em um segmento ou em alguns segmentos, fica mais fácil entender as necessidades específicas do público e se manter a parte das atualizações legais.
A especialização funciona ainda como um diferencial competitivo, fazendo o escritório se destacar dos concorrentes com perfil generalista.
7. Invista no marketing contábil
Saber como atrair clientes na contabilidade é outro desafio na gestão de um escritório.
Nesse sentido, apostar em estratégias de marketing contábil é um caminho para construir autoridade e captar clientes, focando principalmente no marketing de conteúdo para contadores.
Essa metodologia utiliza a produção de conteúdos úteis e relevantes, como textos em sites e blogs, vídeos e publicações em redes sociais.
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Conheça o Programa de Contabilidades Parceiras da Cora
Coraliados é o Programa de Contabilidades Parceiras da Cora, aberto a empresas de contabilidade de todos os portes e pessoas contadoras autônomas PJ.
Assim, participando do programa, você ajuda seu público a ficar livre das taxas e burocracias com uma conta PJ simples e gratuita.
Além disso, é uma oportunidade de obter receita com as indicações e ainda receber apoio para a divulgação do seu negócio com materiais de marketing da Cora.
Você ainda pode receber indicações de clientes que necessitam de serviços contábeis.
Abertura de conta facilitada para clientes indicados e uma pessoa gerente de parceria disponível para solucionar suas dúvidas também fazem parte das vantagens.
Sem falar que você tem recursos para facilitar o recebimento de lançamentos contábeis de clientes, e ainda pode ajudar na liberação do cartão de crédito PJ.
