Quem empreende no setor de educação pode precisar de um modelo de carta de cobrança escolar em algum momento.
Afinal, diversos motivos podem levar a pessoa responsável a atrasar o pagamento das mensalidades, desde um esquecimento até problemas financeiros.
Mas, independente do motivo, o atraso prejudica o faturamento do negócio, portanto, é necessário implementar ações de cobrança para garantir o recebimento, sempre respeitando os limites estabelecidos pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC).
Quando usar a carta de cobrança escolar?
O modelo de carta de cobrança escolar pode ser usado como parte da estratégia de cobrança quando ocorre atraso no pagamento das mensalidades.
Lembrando que o prazo de vencimento deve ser registrado em contrato, assim como o percentual de juros e multa por atraso.
A carta de cobrança é um recurso amigável para cobrar valores em atraso, sem recorrer a uma ação judicial.
Ela pode ser utilizada quando a instituição não conseguiu contactar a pessoa responsável por outros meios, como WhatsApp e telefone.
Como enviar a carta de cobrança?
O envio da carta pode ser feito inicialmente por e-mail. Caso não tenha retorno, pode-se recorrer ao envio da carta impressa pelos correios.
Nesse caso, para confirmar o recebimento, a postagem pode ser feita com o serviço de AR (aviso de recebimento).
Dessa forma, o remetente recebe uma confirmação de entrega quando a carta chega até o destinatário
O que incluir na carta de cobrança de mensalidade?
Em resumo, a carta de cobrança escolar deve ser enviada ao responsável financeiro pelo contrato e nela devem constar:
- Local e data do envio;
- Nome, CPF e endereço do responsável financeiro;
- Descrição da(s) mensalidade(s) atrasada(s): valor, mês de referência e data de vencimento;
- Dados da instituição escolar (nome, CNPJ, meios de contato, etc.);
- Nome da pessoa responsável pelo envio da carta de cobrança e setor.
Tentar uma aproximação amigável é a melhor forma de iniciar um contato de cobrança de mensalidades atrasadas. É importante ter isso em mente ao elaborar a carta de cobrança.
Portanto, é fundamental que a pessoa devedora se sinta respeitada na negociação e perceba que a instituição está empenhada em ajudá-la a regularizar o débito.
Lembrando que a escola não pode cancelar a matrícula da pessoa aluna devido à inadimplência, nem impedi-la de fazer provas e trabalhos ou ter acesso aos boletins.
Igualmente é ilegal reter documentos ou impedir a transferência para outa instituição de ensino.
A base legal dessas proibições é o artigo 42 do CDC, que veda a exposição da pessoa consumidora a constrangimento, ameaça e procedimentos abusivos de cobrança.
Porém, a escola não é obrigada a renovar a matrícula quando existem mensalidades em aberto e pode inclusive recorrer a uma cobrança judicial para receber o valor da dívida.
É aconselhável ainda incluir todas as medidas de cobrança que podem ser adotadas no contrato de prestação de serviços educacionais.
Leia mais | Como gerar boleto de cobrança?
Modelos de carta de cobrança escolar
Para ajudar no processo de cobrança de mensalidades em atraso, seguem três modelos de carta de cobrança escolar.
Modelo de carta de cobrança escolar para atraso recente
Este modelo de carta de cobrança amigável pode ser usado em situações de atraso inferior a 30 dias e quando não existem outros valores em aberto.
(Cidade), (dia) de (mês) de (ano)
Caro(a) Sr.(a) (Nome da pessoa responsável), CPF (xxxx)
Como vai?
Verificamos em nossos registros a ausência do pagamento da mensalidade escolar referente ao mês de (xx), vencida em (data do vencimento).
Solicitamos gentilmente que entre em contato conosco para quitar ou negociar o valor em atraso. Caso o pagamento já tenha sido realizado, por favor desconsidere esse aviso.
Estamos disponíveis para conversar de (dia da semana) a (dias) de (horário de atendimento), pelo telefone (xxx), WhatsApp (xxx) e pessoalmente, no endereço (endereço da escola).
Atenciosamente,
(Responsável pela emissão da carta e setor)
(Dados da instituição)
(Meios de contato)
Carta de cobrança escolar para vencimento acima de 30 dias
Este modelo pode ser usado quando o vencimento da mensalidade já foi ultrapassado em 30 dias ou mais.
(Cidade), (dia) de (mês) de (ano)
Caro(a) Sr.(a) (Nome da pessoa responsável), CPF (xxx)
Consta em nossos registros o valor de R$ (valor atualizado) que, devido ao atraso de (xx) dias, sofreu acréscimo de multa de (percentual) e juros de (percentual).
Se não for possível realizar o pagamento total da parcela, entre em contato conosco para buscarmos formas de viabilizar o pagamento do débito em atraso.
Estamos abertos para dialogar e entender o que motivou o atraso da mensalidade. Compreendemos que imprevistos podem acontecer.
Caso o pagamento já tenha sido realizado, por favor ignore esse aviso e encaminhe o comprovante de pagamento para o e-mail (xxx), por gentileza.
Cordialmente,
(Responsável pelo envio da carta e setor)
(Dados da instituição)
(Meios de contato)
Modelo de carta de cobrança para mensalidades em atraso
Quando existe mais de uma mensalidade em aberto, o texto abaixo pode ser usado na carta.
(Cidade), (dia) de (mês) de (ano)
Caro(a) Sr.(a) (Nome da pessoa responsável) CPF (xxx)
Em nossos registros, encontram-se valores em aberto referentes às mensalidades escolares.
Em decorrência do atraso, os valores foram reajustados com acréscimo de (especificar percentuais de juros em multa), conforme previsto em contrato.
Seguem as mensalidades em atraso com seus respectivos valores atualizados e novas datas de vencimento:
- (Listar as mensalidades com os valores reajustados e novas datas de vencimento dos boletos)
Se não for possível fazer o pagamento do total das parcelas vencidas, entre em contato conosco para buscarmos formas de viabilizar o pagamento do débito em atraso.
Estamos abertos para dialogar e entender o que motivou o atraso das mensalidades. Compreendemos que imprevistos podem acontecer.
Caso o pagamento já tenha sido realizado, por favor ignore esse aviso e encaminha o comprovante de pagamento para o e-mail (xxx).
Cordialmente,
(Responsável pelo envio da carta e setor)
(Dados da instituição)
(Meios de contato)
Além de utilizar modelos de carta de cobrança de mensalidade, implementar um sistema de cobrança automatizado pode ajudar a otimizar os processos e a reduzir a inadimplência na sua instituição. Conheça a gestão de cobrança Cora.
