Erros na contabilidade, fraudes, valores não compensados e outros problemas relacionados com o seu controle contábil são evitados a partir do momento que você descobre o que é conciliação bancária e como realizar esse processo sem burocracias.
Teoricamente, essa é uma etapa bastante simples, desde que você tenha o financeiro da empresa organizado. E já falamos em alguns posts sobre a importância de manter a contabilidade do seu negócio bem estruturada e planejada.
Um dado muito interessante para reforçar essa ideia, é fornecido pelo Instituto Brasileiro de Geografia e a Estatística (IBGE). Segundo o órgão, 25% das empresas no Brasil acabam fechando por falta de um planejamento financeiro.
Então, se você está abrindo uma empresa ou já tem seu negócio funcionando, mas não realiza a conciliação bancária, chegou o momento de estruturar esse processo.
Neste post conversaremos sobre isso e mostraremos todos os pontos necessários para você deixar o seu financeiro organizado e sem erros. Veja!
O que é conciliação bancária?
Basicamente, é o comparativo feito entre o extrato da conta bancária empresarial e o controle financeiro da empresa.
Podemos explicar melhor com um exemplo prático.
Digamos que você tem uma loja de camisetas. Em um dia, o negócio vendeu R$ 500 no cartão de débito, R$ 300 via Pix e pagou uma conta de R$ 100 por boleto. Todos esses valores são, normalmente, anotados no controle interno, que é feito em planilhas ou sistemas próprios.
Consideramos que o seu ciclo contábil seja semanal. Isso quer dizer que, uma vez por semana, você puxa os relatórios financeiros para saber quanto a loja faturou nesses dias.
Para deixar o processo ainda mais assertivo, além de puxar a relação das vendas, que é o controle interno que citamos no início do exemplo, você também analisa o extrato bancário, para se certificar que, todos os valores registrados em um documento, também constam no outro.
Isso é conciliação bancária! É você analisar o “extrato manual” – planilhas de venda ou relatórios gerados por sistemas da loja – com o extrato de entradas e saídas da empresa.
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Vantagens da conciliação bancária
Entendendo melhor o que é conciliação bancária, deu para perceber que esse processo funciona como uma auditoria financeira da empresa. Dessa forma, você sempre verificará se não há irregularidades com lançamentos e poderá repará-los quando for necessário.
Entre as vantagens que mais se destacam, podemos apontar:
- monitorar as vendas via cartões e boletos bancários;
- analisar se não houve fraude financeira durante o ciclo de apuração;
- analisar erros de registros financeiros em planilha ou sistemas utilizados na empresa;
- acompanhar o fluxo de caixa;
- facilitar a organização de dados para o balanço patrimonial;
- fazer os fechamentos mensais com o menor risco de erro;
- corrigir prejuízos imediatos;
- monitorar as despesas da empresa;
- ajustar, sempre que necessário, o planejamento estratégico da empresa para que ela só cresça.
Claro que, dependendo do seu mercado de atuação, algumas outras vantagens podem ser destacadas na lista acima. No geral, a conciliação bancária ajuda a manter o seu negócio sempre sustentável e com o financeiro em dia.
Como fazer uma conciliação bancária sem erros
Para criar a sua conciliação bancária sem erros e nem dificuldades, primeiro é preciso estruturar o financeiro seguindo os três passos abaixo.
Passo 1: faça o monitoramento do fluxo de caixa
Se a conciliação bancária for feita em uma planilha simples, o monitoramento do fluxo de caixa deve conter informações essenciais, como:
tarifas bancárias, como as taxas de manutenção da conta, cobranças por transferências, entre outras;
- pagamentos feitos aos fornecedores;
- recebimentos de clientes;
- pagamentos de empréstimos, caso haja;
- pagamento de salário de funcionários e terceirizados;
- impostos e outras taxas relacionadas a tributos;
Caso você receba ou realize outros tipos de pagamentos na sua conta PJ, é fundamental que eles também estejam destacados nesse monitoramento.
Lembre-se também de realizar a apuração para todas as contas da empresa!
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Passo 2: compare os dados apurados com o extrato bancário da conta PJ
Com o monitoramento do fluxo de caixa completo, o próximo passo é puxar o extrato bancário do mesmo período e fazer a comparação de cada uma das transações feitas na conta da empresa.
Cada uma das incoerências encontradas precisa ser registrada e, de preferência, com os responsáveis por ela. Dessa forma, você além de manter o controle e buscar as correções sem risco, ainda consegue analisar quais os erros mais comuns e poderá traçar um plano de ação para que eles não aconteçam mais.
Lembre-se também de realizar a apuração para todas as contas da empresa!
Passo 3: crie demandas para corrigir os erros encontrados
O que torna a conciliação bancária incrível para uma empresa, é a possibilidade de encontrar o erro, corrigi-lo e se prevenir para que o mesmo problema não apareça novamente.
Algumas falhas não terão como serem corrigidas de imediato. Por isso, é muito importante que você crie demandas para o seu financeiro, de forma que os responsáveis pela contabilidade da empresa possam tratar cada caso separadamente e com atenção.
Como a conta Cora pode te ajudar a realizar a conciliação bancária?
As melhores ferramentas que a sua conta Cora tem e que pode ajudar bastante na conciliação bancária são a exportação automática do extrato e a gestão de cobranças.
Agora você pode configurar os períodos que deseja receber o extrato, os formatos e também escolher se deseja compartilhar o seu extrato com alguém, como a pessoa contadora ou responsável pela gestão financeira da sua empresa.
E tem mais: você também pode extrair as transações do seu extrato de forma manual, com a mesma praticidade e receber o documento por e-mail em até 03 formatos: CSV, PDF e OFX. Quer entender mais como fazer isso? Confira esse conteúdo sobre o extrato da Conta Cora.
Além disso, no seu aplicativo, você consegue monitorar todos os pagamentos registrados por boleto que estão na situação de vencidos, recebidos e a vencer. Ou seja, o acompanhamento do seu fluxo de caixa fica muito mais fácil e você ainda consegue aproveitar outras funções da conta.
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