A pessoa empreendedora precisa se familiarizar com alguns termos e processos para cumprir suas obrigações legais. Saber o que é folha de pagamento e como elaborar esse documento entra nessa lista.
Toda empresa que contrata pessoas funcionárias precisa fazer o cálculo da folha, como determina a lei.
E, justamente por ser um documento importante, sua elaboração costuma trazer uma série de dúvidas.
Para ajudar, preparamos este artigo explicando o que é folha de pagamento, quais informações ela deve apresentar e um passo a passo de como fazer.
O que é folha de pagamento?
Em resumo, a folha de pagamento é uma lista de informações sobre a remuneração que cada pessoa funcionária recebe em uma empresa.
A elaboração da folha é obrigatória, como estabelece o artigo 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e o artigo 225 do Decreto 3048/1999.
A partir do controle de folha de pagamento, a empresa consegue acompanhar os investimentos mensais em pessoal.
Já as pessoas funcionárias têm um detalhamento de todos os valores recebidos e descontos no mês. Esse demonstrativo serve inclusive para comprovar renda.
Não existe um modelo oficial de folha de pagamento, porém, algumas informações são indispensáveis.
Informações que precisam constar na folha de pagamento:
- Dados da empresa;
- Dados da pessoa funcionária, cargo e função;
- Tipo de contrato da pessoa funcionária (CLT, estagiário, autônomo, etc.);
- Descontos realizados;
- Acréscimos e benefícios;
- Número de dias ou horas trabalhadas;
- Valor bruto do salário;
- Valor líquido do salário:
- Forma de pagamento e data em que o valor é pago.
Os descontos realizados podem ser referentes ao INSS, Imposto de Renda, contribuição sindical, adiantamentos, vale-transporte, vale-refeição, a atrasos e faltas não justificados, que podem ser descontados.
No campo de acréscimos e benefícios, podem entrar: salário-família, adicionais (noturno, insalubridade, periculosidade), horas extras, descanso semanal remunerado e férias.
Salário bruto é o valor registrado no contrato de trabalho. Já o salário líquido é o valor final que a pessoa funcionária recebe, após os descontos.
Salário e remuneração também são conceitos diferentes. O salário é a contraprestação paga à pessoa funcionária pela prestação do serviço, conforme estipulado no contrato de trabalho.
A remuneração engloba o salário estipulado em contrato (salário bruto) mais benefícios e adicionais, como horas extras, comissões e gratificações.
Geralmente a folha de pagamento é feita a cada mês, mas também pode ser semanal ou quinzenal, conforme o sistema de pagamento da empresa.
Passo a passo de como fazer folha de pagamento
Por ser uma obrigação, toda empresa, independente do porte e de ter ou não um departamento pessoal, precisa fazer a folha de pagamento.
Como explicamos no tópico anterior, não existe um modelo oficial de folha, embora algumas informações sejam obrigatórias.
A lei diz que a folha de pagamento pode ser calculada à mão, de forma mecânica ou eletrônica.
Sendo assim, é possível utilizar planilhas ou mesmo um software de gestão financeira para elaborar o documento.
Veja o passo a passo de como fazer a folha de pagamento:
1) Classificar a pessoa funcionária
É necessário determinar a classificação de ocupação da pessoa funcionária, pois é a partir da categorização que se obtém as regras utilizadas no cálculo da folha.
2) Cálculo das horas trabalhadas
Registrar todas as informações referentes à jornada de trabalho, incluindo faltas não justificadas, atrasos, horas extras e afastamentos.
A partir dessas informações, são registrados todos os acréscimos de salário e descontos referentes às horas trabalhadas.
3) Registar os encargos e impostos
Calcular e registrar os descontos do INSS e do Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF). Tais informações são indispensáveis para garantir os direitos de aposentadoria da pessoa funcionária e situação regular perante a Receita Federal.
4) Lançar a base de cálculo do FGTS
Embora os valores referentes ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não sejam descontados da remuneração, a informação deve constar na folha de pagamento.
A empresa deve fazer o pagamento do FGTS da pessoa funcionária até o dia 7 de cada mês.
5) Registrar os demais descontos legais
Nessa etapa devem ser registrados os descontos referentes a benefícios como vale-transporte, vale-refeição, plano de saúde e adiantamentos, conforme os limites estabelecidos por lei. As taxas podem variar conforme o salário da pessoa funcionária.
6) Como fazer a divisão entre proventos e descontos?
Proventos são todos os pagamentos de natureza salarial que a empresa faz à pessoa funcionária. São considerados proventos:
- Salário base
- Remuneração
- Horas extras
- Adicional de insalubridade
- Adicional de periculosidade
- Adicional noturno
- Adicional de transferência
- Salário família
- Salário maternidade
- Descanso semanal remunerado
- Adiantamentos
Os descontos são os valores descontados da remuneração da pessoa funcionária. Os principais descontos em folha de pagamento são:
- INSS
- IRRF
- Adiantamentos
- Vale-transporte
- Vale-refeição
- Atrasos e faltas não justificados
Como fazer o cálculo da folha de pagamento?
Para saber como calcular folha de pagamento, é preciso apurar os valores referentes aos proventos e descontos, como vimos no passo a passo apresentado em outro tópico.
Agora vamos usar um exemplo fictício para explicar como funciona o cálculo dos descontos, na prática. Neste exemplo, a pessoa funcionária recebe um salário de R$ 2 mil por mês.
- Salário base: R$ 2 mil
- INSS: R$ 180 (a alíquota para quem recebe esse valor é de 9%)
- IRRF: 150 (alíquota de 7,5%)
- Vale-transporte: R$ 120 (6% do salário, máximo de desconto permitido por lei)
- Vale-alimentação: R$ 100
Nesse exemplo, a empresa paga R$ 500 de vale-alimentação e desconta 20% (máximo permitido por lei) desse valor do salário.
A pessoa não teve faltas e atrasos a serem descontados. Logo, o valor total dos descontos foi de R$ 550.
Sendo assim, o salário líquido que a pessoa funcionária recebeu na folha de pagamento foi de R$ 1.450.
Como calcular o custo da folha de pagamento para empresa?
Além da remuneração paga à pessoa funcionária, composta pela soma dos proventos, o custo da folha de pagamento também inclui encargos trabalhistas.
As principais obrigações pagas pela empresa são:
- Previdência Social (INSS)
- FGTS
- Riscos Ambientais do Trabalho (RAT)
O valor desses encargos depende do regime tributário da empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
Portanto, o cálculo do custo da folha de pagamento para a empresa deve incluir a remuneração líquida e os encargos trabalhistas relacionados à pessoa funcionária.
Vimos que a elaboração da folha de pagamento é uma obrigação de todas as empresas e seu cálculo envolve todos os proventos e descontos na remuneração da pessoa funcionária.
Seu cálculo deve ser feito com atenção, afinal, manter as obrigações em dia é fundamental para continuar empreendendo com segurança e liberdade.
