Sua empresa tem processos definidos para cobrar clientes? Se a resposta foi “não”, é hora de pensar num planejamento estratégico de cobrança.
Isso porque, em resumo, ter esse planejamento significa saber exatamente quando e como cobrar cada cliente, além de definir as ações e os canais mais adequados conforme o tempo de atraso.
Dessa forma, a empresa pode obter benefícios como redução da inadimplência, melhoria do fluxo de caixa e menor gasto de tempo com as cobranças.
Mas sabemos que criar um planejamento de cobrança pode parecer desafiador. Então, preparamos este conteúdo explicando sua importância e o passo a passo para criar o do seu negócio. Confira!
O que é um planejamento estratégico de cobrança?
Um planejamento estratégico de cobrança é um processo de definição de estratégias e ações para otimizar a recuperação de dívidas.
Sendo assim, o planejamento de cobrança visa criar diretrizes eficientes para evitar a inadimplência e recuperar valores em aberto.
Além disso, contribui para manter o relacionamento com clientes inadimplentes. Para tal, são definidas várias etapas e ações que compõem o processo de cobrança.
Dessa forma, as etapas de um planejamento estratégico de cobrança podem incluir:
- Análise do perfil de clientes inadimplentes da empresa;
- Definição dos canais de contato, recursos disponíveis e procedimentos em cada etapa de cobrança;
- Montar as estratégias de comunicação, incluindo canal de envio e tom das mensagens, conforme o perfil da pessoa devedora;
- Ter diretrizes de negociação e acordos: possibilidade de oferecer descontos e parcelamentos para facilitar a resolução das dívidas;
- Monitoramento e controle da estratégia: análise de resultados e identificação de pontos de melhoria no planejamento.
Além disso, o planejamento de cobrança pode adotar ferramentas para ter mais rapidez e eficiência nos processos.
Um exemplo é a gestão de cobrança da Cora, um recurso gratuito da nossa conta PJ sem taxas.
Com ela você tem funcionalidades para automatizar sua cobrança por e-mail e acompanhar os recebimentos da sua empresa, tudo bem simples e prático.
Sem falar que na Cora você pode emitir boletos de cobrança ilimitados sem pagar nenhuma taxa.
Na Cora, sua empresa emite boletos de cobrança sem taxa e sem burocracia
Vantagens de fazer o planejamento estratégico de cobrança
Um planejamento estratégico de cobrança traz como principais vantagens para a empresa:
- Recuperação eficiente de crédito
Processos organizados e eficientes aumentam as chances de recuperar os valores devidos.
- Redução da inadimplência
Medidas proativas evitam atrasos nos pagamentos e diminuem o risco de não receber valores em aberto.
- Melhoria do fluxo de caixa
Recuperar os valores pendentes melhora o fluxo de caixa, essencial para financiar operações e investimentos do negócio.
- Preservação do relacionamento
Uma abordagem de cobrança respeitosa, empática e flexível fortalece a confiança e ajuda a resolver as pendências com maior eficácia.
- Redução de custos operacionais
A otimização de etapas nos processos de cobrança e o uso de soluções tecnológicas reduzem os custos dessa área.
- Tomada de decisões embasadas
O acesso a informações detalhadas permite análises precisas, identificação de padrões, ajuste de estratégias e metas realistas.
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Como estruturar o planejamento de cobrança da empresa em 8 passos?
Agora você confere os passos básicos para criar um planejamento estratégico de cobrança do zero na sua empresa:
1. Defina os objetivos da estratégia de cobrança
Comece estabelecendo os objetivos específicos para o seu plano de cobrança. Redução da inadimplência, melhoria do fluxo de caixa e otimização dos processos são algumas possibilidades.
Além disso, mesmo que a empresa já use algum método de cobrança, é possível otimizar os processos.
Por exemplo, optando pelo envio automático de notificações de cobrança. Dessa forma, economiza-se o tempo que seria gasto para escrever e enviar mensagens para cada cliente.
A propósito, com a conta Cora você pode configurar notificações automáticas de cobrança para os boletos emitidos. Este é um serviço gratuito, assim como as demais funções da gestão de cobrança da Cora.
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2. Analise a situação atual
Para criar uma estratégia, realize uma análise detalhada da situação atual da empresa em relação à cobrança.
Para isso, avalie o histórico de inadimplência e identifique os principais problemas e desafios enfrentados. Analise, ainda, métricas como índice de inadimplência e prazo médio de recebimento.
Dessa forma, fica mais fácil definir os objetivos da estratégia e criar metas para avaliar seu desempenho.
3. Entenda sua carteira de clientes
Compreenda o perfil de clientes da empresa, suas características e necessidades. Para isso, é válido analisar fatores como o histórico de pagamentos e padrão de compras para fazer uma segmentação.
Desse modo, é possível personalizar as estratégias de cobrança para obter melhores resultados.
4. Estabeleça políticas e procedimentos
Desenvolva políticas claras de cobrança que definam os prazos de pagamento, as penalidades por atraso, as formas de comunicação, entre outros.
Assim, com a chamada régua de cobrança, a empresa já define quais ações devem ser tomadas conforme o tempo de inadimplência e perfil de cliente.
Tais ações podem incluir desde o envio de avisos de cobrança até a negativação de clientes inadimplentes e medidas mais graves.
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5. Otimize a cobrança com ferramentas
Utilize ferramentas para automatizar e simplificar sua estratégia. Isso pode incluir sistemas de envio de boletos, lembretes automáticos de vencimento, acompanhamento de cobranças, entre outros.
Lembrando que na Cora você visualiza rapidamente a situação de todos os boletos emitidos (a vencer, pago ou em aberto). Essa é mais uma função gratuita da nossa gestão de cobrança.
Descomplicada, sem taxas abusivas, sem burocracia e com atendimento ágil pelo aplicativo.
6. Treine a equipe de cobrança
Capacite sua equipe de cobrança, fornecendo treinamento adequado sobre as políticas, os procedimentos e as melhores práticas de atendimento.
Assim, o treinamento deve abordar habilidades de comunicação, negociação, resolução de conflitos e gestão do relacionamento com o público.
7. Estabeleça indicadores de desempenho
Defina métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs) para acompanhar o progresso e a eficácia da cobrança.
Nesse sentido, os indicadores podem incluir: índice de inadimplência, taxa de recuperação, tempo médio de pagamento, entre outros. Então, monitore regularmente esses indicadores e faça ajustes conforme necessário.
8. Monitore e otimize a estratégia
Ao implementar um planejamento estratégico de cobrança, é preciso acompanhar seu desempenho. Para isso, faça a análise periódica dos resultados e realize ajustes sempre que preciso.
Da mesma forma, é preciso ouvir as pessoas da equipe de cobrança e outras partes envolvidas nos processos para identificar pontos de melhoria.
Lembrando que cada empresa é única, e o planejamento estratégico de cobrança deve ser adaptado às necessidades específicas do seu negócio.
Esperamos que o artigo ajude a simplificar a cobrança na sua empresa. Até a próxima!
