Acompanhar todas as receitas e despesas é o primeiro passo para fazer um controle financeiro empresarial eficiente. E você pode usar a tecnologia para ter mais eficiência nessa hora, com uma plataforma de controle financeiro.
Afinal, anotar tudo no caderno ou utilizar planilhas consome um tempo que poderia ser gasto em tarefas mais estratégicas. Além disso, um sistema automatizado ajuda a evitar erros nos registros.
Pensando nisso, preparamos este post explicando as funções básicas de uma plataforma de controle financeiro e os critérios que você pode usar na hora de escolher o melhor sistema para a sua empresa.
O que é uma plataforma de controle financeiro para empresas?
Uma plataforma de controle financeiro para empresas é um software ou aplicativo projetado para ajudar empresas a terem mais agilidade e eficiência em tarefas ligadas à gestão financeira.
Para tal, esse tipo de plataforma fornece recursos para monitorar e controlar despesas, receitas, fluxo de caixa, emitir cobranças, projeção bancária e outras atividades financeiras.
Alguns exemplos de recursos que podem ser encontrados em uma plataforma de controle financeiro incluem:
Categorização de transações: a partir de categorias definidas conforme o perfil da empresa, essa função facilita a classificação e o rastreamento de despesas e receitas;
Notificações: as notificações automáticos podem informar sobre contas a pagar, status de cobranças emitidas, necessidade de reposição de estoques, limites de orçamento, auxiliando no controle de processos e prazos;
Gráficos e relatórios: permitem visualizar o desempenho financeiro da empresa, a partir de indicadores como lucros e perdas, controle de fluxo de caixa, despesas por categoria, entre outro;
Integração com a conta PJ e outros sistemas: para automatizar a importação de transações e dados financeiros;
Emissão de notas fiscais: algumas plataformas permitem a emissão e gerenciamento de notas fiscais eletrônicas, trazendo mais agilidade ao processo.
Estes foram apenas alguns exemplos de funcionalidades, já que existem diversos sistemas no mercado, voltados a diferentes perfis de negócio.
De todo modo, uma plataforma de controle financeiro pode ser útil para empresas de todos os tamanhos, desde pequenos negócios até grandes instituições.
Isso porque adotar um sistema automatizado ajuda a reduzir erros manuais, aumentar a eficiência da gestão financeira e fornecer informações atualizadas para a tomada de decisões estratégicas.
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Como utilizar uma plataforma de controle financeiro?
Como adiantamos, existem várias plataformas de controle financeiro empresarial. Logo as funcionalidades podem variar, tendo em vista o perfil de negócio a que o sistema se destina.
Além disso, a plataforma pode ser na nuvem, sem necessidade de instalação nos computadores da empresa, ou ter instalação a partir de um software fornecido pela empresa responsável.
De qualquer forma, os passos para usar uma plataforma de controle financeiro geralmente incluem:
Escolher uma plataforma
Pesquise e escolha a plataforma que melhor atenda às necessidades do seu negócio, considerando inclusive o volume de operações e número de pessoas que utilizarão o sistema.
Fazer o cadastro na plataforma
Forneça as informações necessárias para começar a utilizar o sistema e comece a explorar os recursos disponíveis.
Configurar as contas da empresa
Configure as contas bancárias da empresa na plataforma, assim como outras contas financeiras, como cartão de crédito PJ e contas de fornecedores.
Registrar as operações da empresa
Registre todas as transações financeiras da sua empresa na plataforma, incluindo receitas e despesas.
Além disso, certifique-se de categorizá-las corretamente para facilitar o acompanhamento.
Acompanhar as informações
Acompanhe o fluxo de caixa da sua empresa na plataforma e controle o saldo em caixa disponível.
Da mesma forma, monitore as previsões de entrada e saída de dinheiro para tomar decisões financeiras bem embasadas.
Gerar relatórios
Aproveite a plataforma para gerar rapidamente relatórios financeiros precisos, como balanços, demonstrações de resultados e relatórios de fluxo de caixa.
Analisar os resultados
Analise os resultados da sua empresa a partir dos relatórios gerados e informações da plataforma. Então, tome decisões estratégicas com base nas informações obtidas.
Atualizar regularmente
Certifique-se de atualizar regularmente as informações financeiras da sua empresa na plataforma para manter a precisão dos dados.
Lembrando que cada plataforma pode ter processos diferentes, conforme os recursos disponíveis.
De todo modo, você pode recorrer a treinamentos e tutoriais da empresa fabricante para dominar todos os recursos e explorar ao máximo os benefícios da solução.
A propósito, todas as pessoas que vão utilizar a plataforma devem receber treinamento adequado, além de suporte para tirar dúvidas, principalmente nos primeiros dias de uso.
Leia mais | Como fazer um planejamento estratégico em 10 passos
Como escolher um sistema de gestão financeira?
Agora que já vimos como uma plataforma de gestão pode ajudar a controlar melhor as finanças da empresa, seguem alguns critérios para escolher qual sistema usar no seu negócio.
Funcionalidades
A plataforma de controle financeiro deve atender às necessidades do seu negócio. Logo, pense nas funções indispensáveis na hora de escolher o melhor sistema.
Da mesma forma, se você precisa apenas de recursos básicos, uma solução mais avançada e complexa pode não fazer sentido.
Custo
O valor da mensalidade ou anuidade da plataforma deve ser compatível com o orçamento da sua empresa.
Além disso, é importante considerar todos os recursos oferecidos para avaliar o custo-benefício da solução.
Capacidade
Observe se a plataforma é compatível com o volume de operações e dados que o seu negócio precisa registrar diariamente. Além disso, considera o número de pessoas que utilizarão o sistema.
Atendimento e suporte
Avalie a qualidade do atendimento e suporte da plataforma antes de contratar. Pois, em caso de dúvidas ou problemas técnicos, é preciso contar com auxílio rápido e eficiente.
Nesse sentido, você pode consultar avaliações de clientes no Google e em sites como o Reclame Aqui para conhecer a reputação da plataforma.
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A Cora é uma conta PJ sem tarifas, pensada para simplificar o dia a dia de quem empreende.
Por isso, além de oferecer uma conta empresarial livre de taxas, a Cora tem recursos para otimizar a gestão financeira de pequenas empresas, como:
- Gestão de cobrança: visualize todas as cobranças emitidas por status de pagamento;
- Projeção bancária: veja os pagamentos, recebimentos e saldo previstos para o período selecionado.
Além dessas funções, na Cora você pode emitir boletos de cobrança ilimitados, sem taxa de emissão ou compensação.
Sem falar que a Cora permite integrações com diversas plataformas e sistemas de gestão financeira, para otimizar ainda mais seus processos.
E se você gostou da ideia de ter uma conta PJ sem tarifas, pode conferir o post que mostra como abrir uma conta PJ gratuita.
