É comum que a pessoa empreendedora trabalhe sozinha no início, mas, quando fica impossível dar conta de tudo, é hora de pensar em uma contratação, começando por saber quanto custa um funcionário para empresa.
Pois, como você já deve imaginar, os custos para manter uma pessoa empregada vão além do valor do salário, já que existem encargos sociais obrigatórios.
Assim, é importante saber calcular o custo de um funcionário, antes da contratação, para avaliar o impacto da folha de pagamento nas finanças da empresa. Confira a seguir como fazer essa conta.
Qual o custo mensal de um funcionário para a empresa?
O custo mensal de um funcionário contratado com base na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) inclui o salário registrado no contrato de trabalho e os encargos sociais obrigatórios:
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviços): 8% do salário;
- Multa por rescisão: 40% sobre o FGTS;
- Férias;
- Adicional de ⅓ sobre o valor das férias;
- 13º salário.
Caso o funcionário use o transporte público para ir de casa para o trabalho e vice-versa, a empresa terá ainda o gasto com vale-transporte, sobre o qual falaremos em outro tópico.
Assim, além do valor do salário e do FGTS, pagos de forma recorrente, a empresa deve fazer provisões mensais para cobrir os gastos com férias e 13º salário uma vez por ano.
Do mesmo modo, é preciso considerar também o FGTS sobre o valor das férias, do adicional de férias e do décimo terceiro. Existe ainda a multa de 40% sobre o FGTS por rescisão, paga em caso de demissão sem justa causa.
Dessa forma, a empresa vai compondo o caixa com frações para pagar esses encargos. Por isso, eles também devem ser considerados na hora de calcular quanto custa um funcionário para empresa.
Além desse cálculo básico, os custos com um empregado de carteira assinada variam conforme o regime tributário.
Nesse sentido, as empresas optantes pelo Simples Nacional têm menos encargos trabalhistas que as do Lucro Real ou Lucro Presumido.
Quanto custa um funcionário para empresa do Simples Nacional?
O Simples Nacional é um enquadramento tributário exclusivo para empresas com faturamento bruto anual de até 4,8 milhões, que preencham os requisitos legais de adesão ao regime.
Além de ter um processo de apuração de impostos simplificado, com pagamento em guia única (pelo DAS), o Simples Nacional pode proporcionar alíquotas mais favoráveis às empresas optantes, trazendo uma carga tributária menor.
E, diferente do que ocorre no Lucro Presumido e Lucro Real, as empresas do Simples não pagam encargos referentes ao INSS patronal, Salário Educação, SAT e SENAI/SESI /SEBRAE.
Assim, o custo mensal para uma empresa do Simples Nacional manter uma pessoa empregada será composto por:
- Salário contratual;
- 8% de FGTS;
- Provisão de férias (1/12 do salário);
- Provisão de 13º (1/12 do salário);
- Provisão de FGTS sobre férias e 13º;
- Provisão de multa sobre o FGTS por rescisão;
- Provisão de multa do FGTS sobre férias e 13º.
Leia mais | Como funciona o cálculo do Simples Nacional
Quais os encargos no Lucro Presumido ou Lucro Real?
As empresas do Lucro Presumido ou Lucro Real pagam mais encargos trabalhistas que as do Simples Nacional, como adiantamos.
Dessa forma, os custos para manter um funcionário CLT englobam ainda o pagamento dos seguintes encargos sobre o valor do salário contratual:
- INSS patronal: 20%;
- Seguro Acidente de Trabalho (SAT): até 3%;
- Salário Educação: 2,5%;
- Incra/SENAI/SESI /SEBRAE: 3,3%.
Sendo assim, para saber quanto custa um funcionário para empresa do Lucro Presumido ou Real, é preciso somar os percentuais acima ao salário contratual e demais obrigações (FGTS, 13º salário e férias).
No Lucro Presumido, o cálculo do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) é feito a partir de faixas pré-fixadas pela Receita Federal, conforme a atividade econômica da empresa.
Já no Lucro Real o cálculo do IRPJ é baseado no lucro fiscal da empresa. Esse enquadramento é obrigatório para empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões no período de apuração e do setor financeiro.
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Quanto custa para o MEI ter um funcionário?
O Microempreendedor Individual (MEI) só pode ter um único funcionário e o mesmo deve receber apenas um salário-mínimo vigente ou piso salarial da categoria, como prevê o art. 18 – C da Lei Complementar 128/2018.
Desse modo, o MEI tem os seguintes custos para ter um funcionário (além do salário contratual):
- 3% de INSS;
- 8% de FGTS.
Além disso, é preciso fazer as provisões mensais para o pagamento de férias, 13º e multa rescisória
Então, vamos fazer o cálculo de exemplo com um salário mensal de R$ 1.212 (valor do salário mínimo em 2022):
- R$ 36,36 (3% de INSS);
- R$ 96,96 (8% de FGTS);
- R$ 134,67 (provisão de férias);
- R$ 101,00 (provisão de 13º);
- R$ 4,04 (provisão de INSS sobre adicional de férias e 13º);
- R$ 10,77 (provisão de FGTS sobre férias e 13º);
- R$ 38,78 (provisão de multa sobre o FGTS por rescisão);
- R$ 4,31 (provisão de multa FGTS sobre férias e 13º).
Somando todos os valores, chegamos ao total de R$ 426,59 por mês. Portanto, o custo mensal de um funcionário para o MEI, considerando o salário mínimo de R$ 1.212, será de R$ 1.638,59.
Embora nem todos os valores sejam pagos de forma recorrendo, é importante separar as provisões para evitar surpresas.
Lembrando que ainda pode haver o pagamento de vale-transporte, devendo ser somando a esse custo.
Quais as regras para vale-transporte e alimentação?
O vale-transporte funciona como uma antecipação das despesas do funcionário com transporte público no deslocamento até o trabalho. O pagamento pela empresa é obrigatório, como determina a lei n.º 7.418/1985.
Entretanto, a referida lei permite descontar até 6% do valor do salário para cobrir o custo do vale-transporte. Desse modo, considerando um salário de R$ 1.212, o valor máximo do desconto será de R$ 72,72.
Quanto à alimentação, não existe obrigação legal de fornecimento pela empresa ao funcionário, exceto se estiver previsto no contrato de trabalho ou por convenção coletiva.
Quando o vale-refeição ou alimentação é oferecido como benefício, a legislação autoriza o desconto de no máximo 20% do salário da pessoa empregada para ajudar no custeio, com base no art. 458 da CLT.
Agora você já sabe como fazer o cálculo de quanto custa um funcionário para empresa.
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