Toda pessoa que presta serviço precisa saber as ações necessárias para manter a administração do trabalho em dia. E nessa hora uma das questões que costuma gerar dúvidas é o recibo de pagamento.
Saber o que é esse comprovante e quando é preciso utilizar esse documento é fundamental para todo mundo que quer empreender.
Nesse texto vamos explicar o que é e quando é necessário emitir um recibo de pagamento. Continue lendo para tirar todas as suas dúvidas!
O que é um recibo de pagamento?
O recibo de pagamento é um documento emitido por prestadores de serviço que comprova que um serviço foi pago.
A emissão do recibo deve ser feita apenas por profissionais liberais e autônomos, e não vale para quem trabalha com carteira assinada, já que essas pessoas possuem vínculo empregatício com a empresa contratante.
Para quem contrata, esse documento é fundamental para comprovar que o valor foi pago. Enquanto que para o prestador de serviço, o recibo funciona como uma forma de controlar os recebimentos, ajudando na gestão de cobranças.
Para que um recibo de prestação de serviços seja válido é preciso que ele seja preenchido de maneira correta e assinado. Também é importante a impressão de duas vias do documento para que cada parte fique com uma delas.
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Quando emitir um recibo?
Independente dos meios de pagamento oferecidos, quando houver o recebimento por um serviço prestado, é preciso emitir um recibo de pagamento. Para isso é preciso preencher o documento com a atividade realizada, de acordo com o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas).
Recibo ou Nota fiscal: quais as diferenças
Uma dúvida muito comum que costuma aparecer na hora de cobrar um serviço é se o recibo é a mesma coisa que a Nota Fiscal. E é importante saber que esses dois documentos, embora tenham semelhanças, são sim diferentes.
Como dissemos, o recibo de pagamento serve para comprovar o pagamento do serviço. Enquanto que a Nota Fiscal é um documento contábil que comprova a prestação do serviço, não necessariamente o seu pagamento.
A NF também pode ser utilizada como recibo, comprovando a quitação do valor, quando enviada após a conclusão do serviço. Além disso, apenas pessoas jurídicas podem emitir Notas Fiscais.
O recibo de pagamento, embora não seja um documento contábil, funciona como uma segurança para a pessoa pagadora de que há comprovação do pagamento do serviço.
Leia mais | Como emitir nota fiscal: passo a passo simplificado
Campos do recibo de pagamento e como preencher
Agora você já sabe o que é recibo de pagamento, quem deve emiti-lo e em quais situações isso deve ser feito. Abaixo vamos explicar quais são os campos que devem ser preenchidos e como fazer isso da forma correta:
Título
A primeira coisa a fazer é nomear o documento, para isso basta inserir um título no topo da página. Esse nome pode ser:
- Recibo de pagamento
- Pagamento de prestação de serviços
- Declaração de pagamento
- Carnê de pagamento
Descrição do recebimento
Esta é a parte em que você deve descrever o quanto foi recebido e qual o serviço foi prestado. É muito simples, basta escrever uma frase em primeira pessoa com as seguintes informações:
- Nome do prestador de serviço (seu nome)
- Nome da empresa contratante (Razão Social)
- Valor recebido (em reais)
- Serviço prestado
Como no exemplo abaixo:
“Eu, Maria dos Santos, recebi da Empresa 123 a quantia de R$ 100,00 (cem reais) pelo serviço de conserto de geladeira.”
Acima temos um exemplo simples de descrição de serviço, mas saiba que é possível adicionar outro itens a essa descrição.
Se a sua atividade requer várias atividades, você pode detalhar isso nessa parte. Assim, o documento se torna uma forma de comprovar que todos os serviços foram entregues, conforme o combinado.
Recomendação para segurança
Você deve ter reparado que no exemplo acima nós colocamos entre parênteses o valor pago por extenso.
Escrever dessa forma é importante para garantir tanto a segurança de quem realizou o pagamento, quanto de quem recebeu. Isso porque, segundo a legislação brasileira, é o valor escrito por extenso que será levado em conta em caso de divergência.
Local e data
Após fazer a discriminação do que foi feito e o valor recebido, você deverá inserir o local onde o serviço foi prestar do datar o recibo.
Para isso, basta adicionar a cidade e o estado, e a data em que o recibo foi emitido por extenso, como no exemplo: São Paulo/SP, 03 de fevereiro de 2022.
Assinatura
Por último, vem uma das partes mais importantes do recibo, a sua assinatura.
Na hora de fazer o recibo adicione uma linha para assinatura após a data e o local. E, após a impressão, basta assinar o documento e escrever abaixo dela o seu nome completo e CPF.
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Tipos de Recibo
Seguindo essas instruções acima, é possível preencher diversos modelos de recibo diferentes. Afinal, cada tipo de serviço tem suas particularidades.
Mão de obra
Esse documento deve ser usado quando o serviço prestado for referente a uma atividade manual, como uma reforma ou construção, por exemplo.
Pagamento simples
Esse tipo de recibo é o mais comum, que pode ser utilizado para comprovar o oferecimento de diversos serviços, que não sejam de natureza manual.
Aluguel
O recibo de locação é utilizado para comprovar o pagamento pela locação de um imóvel. O fornecimento desse documento ao locatário é obrigatório.
Pagamento de entrada
Para contratações a prazo em que é pago um valor de entrada, é possível emitir um recibo do pagamento desse valor inicial.
Quitação de parte de dívida
Quando alguém que tem uma dívida faz o pagamento de uma parte dela, o credor também deve emitir um recibo informando esse valor para comprovação.
RPA (referente a pagamento autônomo)
Esse tipo de recibo é utilizado para substituir a emissão de Nota Fiscal, no caso de contratação de um prestador de serviço que não tenha CNPJ.
Nesse caso, quem deve emitir o RPA é a empresa contratante, que deve recolher os impostos necessários e descontar o valor do pagamento do prestador.
No fim, ao aprender como preencher um recibo de pagamento, é possível usar um modelo pronto, ao invés de redigir do zero. Nesse caso, você deve apenas adaptar o texto e preencher com seus dados. Na hora de escolher, preste atenção em qual se enquadra melhor a sua empresa e ao seu dia a dia!
