A régua de cobrança é fundamental para reduzir a inadimplência nas empresas e aumentar o controle sobre os pagamentos recebidos.
Trata-se de uma ferramenta que visa padronizar a gestão de cobranças a fim de determinar mensagens, ações e canais de comunicação ao longo de todo o processo de pagamento dos clientes.
Se a sua empresa ainda não tem esse tipo de estratégia, a dica é entender tudo sobre régua de cobrança para começar a implementá-la agora mesmo e garantir a saúde financeira do seu negócio. Confira, a seguir, o conteúdo que preparamos sobre o assunto.
O que é uma régua de cobrança?
Antes de mais nada, é importante ter clareza sobre o conceito de régua de cobrança.
Trata-se de uma ferramenta de organização utilizada com o objetivo de cobrar os clientes de uma empresa e, assim, reduzir os riscos de inadimplência.
Por meio desse processo, são estabelecidas datas para o envio de lembretes de pagamento, informações sobre faturas em atraso e outros pontos importantes que garantem a efetividade da cobrança.
Portanto, esse tipo de régua faz parte de um planejamento de ações com foco em combater a inadimplência e, por isso, é necessário pensar em cada etapa que está atrelada ao pagamento.
Isso significa considerar desde o método de pagamento escolhido (boleto, cartão de crédito, Pix, etc) até atrasos, sejam estes de poucos dias ou de anos.
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Como funciona uma régua de cobrança?
Uma régua de cobrança pode ser implementada manualmente ou com mensagens automatizadas. Na prática, são notificações que comunicam o cliente sobre faturas pendentes, que já venceram ou que irão vencer em breve.
Na Cora, por exemplo, todos os clientes têm acesso a uma funcionalidade muito vantajosa para envio de notificações automáticas de cobrança. Isso facilita bastante o dia a dia da empresa e garante que os clientes recebam mensagens sobre suas dívidas antes, depois ou na data de vencimento.
Isso é importante porque, ao otimizar os processos de cobranças, você está aumentando as chances de recuperar pagamentos que já estão em aberto e, ao mesmo tempo, evitar novos casos de inadimplência.
Os canais mais utilizados para entrar em contato costumam ser e-mail, SMS, telefone e WhatsApp. Vale analisar o perfil do cliente para entender a melhor abordagem de acordo com a mensagem que precisa ser transmitida.
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Quais são as vantagens de uma régua de cobrança?
Contar com uma régua de cobrança bem estruturada faz toda a diferença nos negócios. Confira os principais benefícios:
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Redução da inadimplência
A primeira e mais óbvia vantagem da régua de cobrança não poderia ser outra: maiores chances de diminuir a inadimplência.
Algumas pessoas se esquecem de realizar pagamentos por falta de atenção e não porque estão sem condições de arcar com as suas dívidas. Nesses casos, as mensagens automáticas de cobrança serão grandes aliadas para evitar esse tipo de situação.
Há contextos, no entanto, em que o cliente realmente está com dificuldades para realizar os seus pagamentos em dia. Aqui a régua de cobrança atua como uma forma de criar um canal de comunicação para possíveis negociações e esclarecimentos sobre os riscos de continuar inadimplente.
Portanto, independentemente do cenário, esse sistema de organização garante maior eficiência nas cobranças para que a balança financeira da empresa sofra o mínimo possível.
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Maior organização financeira
Quando uma régua de cobrança é realmente eficaz, a tendência é que a maioria dos pagamentos sejam realizados dentro do prazo correto. Assim, o negócio não sofre impactos negativos em seu caixa.
Além da régua, uma gestão de cobrança eficiente passa pela organização de tudo o que entra na conta da empresa.
Na Cora, os clientes têm acesso a um dashboard de gestão de cobranças para acompanhar o status de boletos emitidos, que ficam classificados como pagos, em aberto ou atrasados. Assim, você tem uma visão completa de todos os recebimentos.
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Garantia de profissionalismo nos processos de cobranças
As notificações automáticas de cobranças transmitem muito mais confiança e credibilidade aos consumidores, demonstrando que há profissionalismo por trás de tudo o que a empresa faz.
Com mensagens padronizadas contendo orientações sobre como resolver pendências e quitar débitos, o cliente passa a ter muito mais clareza sobre os riscos que está correndo e as possibilidades de solução para o problema.
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Como criar régua de cobrança na sua empresa?
Implementar uma régua de cobrança na sua empresa não é tão complexo como, a princípio, pode parecer. Confira um passo a passo simples e eficaz:
1. Avalie todo o processo de pagamento
Comece entendendo todas as etapas de pagamento pelas quais os seus clientes passam. Isso é importante para identificar os momentos em que será necessário se comunicar com o consumidor.
O mais comum é que a empresa envie notificações de cobrança antes, depois ou na data de vencimento de uma dívida em aberto.
Também é possível definir datas em que a cobrança será intensificada levando em consideração quanto tempo o pagamento está em atraso.
2. Defina as mensagens e os canais de comunicação
Cada tipo de notificação deverá ter uma mensagem específica.
Aquela que é enviada antes da data de vencimento, por exemplo, é apenas um lembrete, ou seja, não deve ter um tom agressivo de cobrança.
Já o envio quando o prazo de pagamento está vencido precisa conter informações sobre os riscos da inadimplência e as possibilidades de negociação para resolver a situação.
No caso de boletos, é importante reforçar ao cliente os juros e as multas aplicadas a cada dia de atraso. Por parte da empresa, é recomendado adicioná-los nas cobranças por boletos justamente para incentivar o pagamento.
Inclusive, esta é mais uma das funcionalidades oferecidas para quem tem conta na Cora. Além do fato de que os boletos são ilimitados e gratuitos, ou seja, não há taxas para a emissão.
Aqui, vale entender por quais canais será feito o contato com o cliente. Na maioria dos casos, é por e-mail ou WhatsApp, mas podem ser necessárias ligações telefônicas também.
3. Tenha clareza sobre quando é necessário negativar o cliente
O objetivo da régua de cobrança é evitar ao máximo que a situação chegue ao ponto de negativação, mas às vezes a empresa não tem outra saída. Por mais que sejam feitas tentativas de contato amigáveis propondo negociação, nem todos os clientes estão dispostos a resolver o problema.
O recomendado, de acordo com padrões gerais do mercado, é que a negativação de inadimplentes em órgãos de proteção ao crédito seja realizada apenas depois que a dívida estiver pelo menos 30 dias atrasada.
Outro ponto importante aqui é emitir apenas boletos que podem ser protestados. Afinal, no caso de inadimplência, essa é uma forma de cobrar o pagamento que está prevista em lei. Todos os boletos gerados pela Cora podem ser protestados, uma tranquilidade para quem empreende.
Na Cora, sua empresa emite boletos de cobrança sem taxa e sem burocracia
O que considerar nos modelos de régua de cobrança?
Por fim, vale entender um pouco sobre os principais modelos de régua de cobrança. Lembrando que é preciso conhecer as necessidades específicas do seu negócio. Mas, no geral, as recomendações são:
- A primeira notificação é enviada por volta de 10 dias antes do vencimento.
- Antes do prazo final, também são enviados mais avisos prévios com 5 dias e 1 dia de antecedência.
- Na própria data de vencimento, é enviado um lembrete reforçando o prazo e a importância de evitar atrasos para não pagar multas e juros.
- Nos casos de ausência contínua de pagamento, é recomendado enviar notificações após o vencimento considerando 1, 7, 15, 20, 25 e 30 dias, reforçando os riscos da negativação e se colocando à disposição para negociação.
- Quando totalizar 30 dias de atraso, a comunicação em relação à negativação deve ser reforçada como um prazo final para resolver a situação.
Como enviar notificações automáticas de cobrança no app da Cora?
Agora que você já sabe a importância da régua de cobrança, que tal aproveitar para entender como enviar notificações automáticas para os clientes pelo app da Cora? É muito simples e prático. Confira!
– Adicione o e-mail e os dados do contato
Para começar a usar o recurso, você pode adicionar o e-mail e os dados do seu cliente no menu Gestão de Contatos ou no momento de emitir um novo boleto.
– Escolha quais notificações serão enviadas
Você pode definir o envio de lembretes automáticos considerando diferentes datas:
- 2, 5, 7, 10 ou 15 dias antes do vencimento;
- No dia do vencimento;
- 2, 5, 7, 10 ou 15 dias depois do vencimento;
- Ou uma notificação de confirmação de pagamento para seu cliente, quando a cobrança for paga.
– Pronto! A Cora envia as notificações automáticas de cobrança.
Os e-mails automáticos são enviados com a identificação do nome da sua empresa e o valor da cobrança gerada, com o boleto no formato PDF para o cliente fazer o download.
Descomplicada, sem taxas abusivas, sem burocracia e com atendimento ágil pelo aplicativo.
Agora você já sabe como elaborar régua de cobrança. Para conhecer melhor a Cora, acesse nosso site e confira todas as vantagens e funcionalidades oferecidas aos nossos clientes. Até a próxima!
