Sabia que toda empresa precisa especificar detalhes de movimentações de seus recursos ao governo? Para você entender um pouco mais sobre esse processo, este conteúdo vai falar mais a respeito do Sped fiscal: o que é por que é importante conhecê-lo.
Então, continue a leitura e confira os detalhes dessa escrituração digital da Receita Federal.
Sped fiscal: o que é?
Indo direto ao assunto, Sped Fiscal é um sistema criado para agilizar a coleta de dados fiscais das empresas, com informações coletadas direto pelo ERP da companhia, mas num formato próprio do Governo Federal.
A sigla Sped significa Sistema Público de Escrituração Digital, que nada mais é que uma solução tecnológica para padronizar e oficializar os arquivos digitais das escriturações fiscais e contábeis.
Como objetivos do Sped Fiscal, tem-se:
- Promover a integração dos fiscos;
- Racionalizar e uniformizar as obrigações dos contribuintes;
- Tornar mais rápida a identificação de erros tributários;
- Eliminar a necessidade do envio de documentos em papel.
Quem é obrigado a entregar o Sped Fiscal?
Como regra, todas as empresas contribuintes do ICMS e do IPI são obrigadas a utilizar o Sped Fiscal. No entanto, se você não sabe se sua empresa faz parte dessa lista de obrigatoriedade, é possível consultar no site da secretaria da fazenda do seu estado.
Como o Sped Fiscal pode ser gerado?
Para entregar o Sped Fiscal é necessário gerar um arquivo digital com todos os seus documentos fiscais a serem enviados ao Fisco.
Pode-se dizer que o procedimento é bem simples, porém é preciso que sua empresa tenha um sistema de gestão para gerar este arquivo. Na sequência, você precisa fazer a importação do arquivo no PVA.
Depois disso, o documento tem que ser assinado eletronicamente com uma certificação digital para que o envio seja concluído.
Sobre as informações que pertencem ao Sped Fiscal, considere as seguinte:
- Registros fiscais de entrada e saída, seja de mercadorias, transportes, serviços com ICMS;
- Apuração de impostos;
- Cadastros de produtos, estabelecimento, clientes e fornecedores;
- Dados de produção, como o que foi produzido, o que entrou e saiu;
- Estoque e inventário;
- Controle de Crédito de ICMS (CIAP), como quais foram os equipamentos utilizados para produção que geraram crédito para sua empresa;
- Informações específicas de alguns setores, como combustível, energia elétrica, usinas.
Vantagens para sua empresa
Agora que você já conheceu um pouco mais sobre Sped Fiscal, o que é e como funciona, é hora de conhecer as vantagens desse processo.
Em resumo, esse recurso trouxe grandes ganhos para as empresas, sendo as principais a agilidade no processo, menos papelada e melhor controle sobre suas movimentações.
Redução de papéis
Antes do Sped Fiscal, era necessário reunir muita papelada e levar até a Receita Federal para entregá-la.
Agora, tudo isso foi eliminado. Basta fazer o download do Sped, preencher e transmitir, processo que leva poucas horas mensais.
Produtividade
Quando sua empresa começa a padronizar as informações e ter mais direcionamento para a coleta de dados, a produtividade aumenta significativamente. Além disso, o fato do envio ser feito digitalmente e integrado ao seu sistema, também resulta em mais agilidade em todo o processo.
Considere também que o Sped facilita une os setores contábil e financeiro, o que possibilita uma maior organização e integração.
Redução de custos com armazenamento
Diante das vantagens apresentadas acima, fica mais fácil perceber o ganho financeiro que o Sped Fiscal traz para a empresa.
Isso porque gera economia com recursos humanos para execução e também do custo de deslocamento, impressões de papéis e possibilidade de falhas.
5 erros que devem ser evitados
Sobre as falhas, com o Sped Fiscal, tende a ser menor a possibilidade disso acontecer, mas não nula.
Dessa forma, é preciso ter muita cautela, principalmente com a integridade e precisão das informações registradas, apesar de o próprio site dar alguns alertas sobre alguns erros mais comuns praticados.
Normalmente, esses erros são:
- Campos obrigatórios não informados;
- O contador cadastrado não é responsável pelo período de apuração;
- O código do IBGE nos parâmetros da cidade não foi informado;
- CST possui equívocos;
- O número da nota que consta no campo “chave de acesso” está diferente do informado no campo “número da nota de entrada”.
Então, para evitar esses e outros erros no seu Sped Fiscal, confira a seguir algumas dicas importantes.
Leia o Guia do Sped Fiscal
A própria Receita Federal preparou um guia gratuito que apresenta o passo a passo de como deve ser realizado o envio. Isso ajuda gestores e profissionais de contabilidade a executarem esse processo
Integre suas informações
Não importa se sua contabilidade é interna ou com um serviço terceirizado, deixar os dados integrados faz toda a diferença na hora de enviá-los ao Fisco.
Defina processos
Seja de preenchimento ou de validação das informações, crie uma rotina no controle desses processos, afinal, isso pode ajudar a evitar falhas e prejuízos com muitas.
Revise tudo
Nos processos de validação, não esqueça de incluir uma etapa de revisão. Aqui, você pode instituir que outra pessoa irá fazer a validação, para minimizar a probabilidade de erros antes de fazer o envio à Receita Federal.
Em resumo, crie uma auditoria fiscal antes de transmitir qualquer dado ou documento importante.
Multas previstas
Aqui vai uma informação bem importante sobre legislação fiscal. Ela prevê penalidades financeiras em casos de atraso de transmissão, inconsistências e omissão de informações.
Sobre valores, vai depender muito do regime tributário que seu negócio esteja enquadrado. Veja alguns exemplos:
- Empresas do Lucro Presumido: a multa por atraso de entrega é de R$500 por mês;
- Empresas do Lucro Real: o valor passa a ser de R$1.500 por mês de atraso.
Mas, antes de receber a notificação, há desconto de 50% do valor da penalidade.
Agora, se a empresa for intimada oficialmente pelo atraso, não há redução na multa e ainda tem de pagar um acréscimo de R$1 mil por mês de atraso quando fizer a prestação de contas.
Já considerando erros ou omissões de dados, a penalidade é de 0,2% do faturamento do mês anterior ao qual as informações inconsistentes se referem.
Ter esses cuidados ajuda você a ficar sempre em dia com a Receita Federal e reduz o risco de multas ou outros problemas para seu negócio. Agora você já sabe mais detalhes sobre sped fiscal: o que é a sua importância.
