Existem vários tipos de notas fiscais, usadas para documentar transações específicas. Além disso, uma nota fiscal pode sinalizar problemas em sua emissão, como ser denegada ou rejeitada.
Por isso, quem empreende, deve conhecer essas particularidades para saber qual documento fiscal usar em cada situação. Ou, ainda, para entender o que deu errado no processo de emissão e como corrigir.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo listando os principais tipos de notas fiscais utilizados no Brasil. Nele, você confere as características de cada tipo de nota. Saiba mais!
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Quais tipos de notas fiscais são utilizados no Brasil?
Confira a seguir os principais tipos de notas fiscais usados no Brasil e suas finalidades:
1. Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica — NF-e, substitui o modelo tradicional (em papel). Portanto, trata-se de sua versão digital, emitida e armazenada em meio eletrônico.
A NF-e é utilizada para registrar operações de venda de produtos físicos, nas quais há incidência do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços). Geralmente, esse tipo de nota fiscal é usado em operações entre empresas.
Assim, as normas de emissão da NF-e cabem à Secretaria de Fazenda (Sefaz) do estado onde o CNPJ está cadastrado.
Além disso, a Nota Fiscal Eletrônica de Produto deve ser acompanhada pelo DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica). Ele é uma representação gráfica e simplificada de uma NF-e.
Portanto, o DANFE funciona como um comprovante, facilitando o acesso aos dados da transação.
2. Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
A Nota Fiscal de Serviço Eletrônica registra operações de prestação de serviços para uma pessoa física ou empresa. Assim como a NF-e, ela é emitida e armazenada eletronicamente.
Esse tipo de nota fiscal é utilizado por negócios que prestam serviços em locais físicos ou em ambiente digital. Por exemplo: academias, escolas, cursos online, serviços de software, etc.
Os requisitos e regras de emissão da NFS-e são de responsabilidade dos municípios. Portanto, é preciso consultar a prefeitura da cidade onde a empresa é cadastrada para saber como emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.
Mas para o MEI prestador de serviços, a emissão da NFS-e deve ser feita pelo Emissor Nacional. Esta regra se aplica independentemente do município onde MEI está cadastrado, segundo a Resolução CGSN n.º 169/2022.
3. Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e)
A Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica é uma alternativa digital ao cupom fiscal emitido por impressoras ECF. Sua emissão deve seguir as regras da Secretaria da Fazenda do estado onde o empreendimento opera.
Diferentemente da NF-e, mais comum em operações entre empresas, a NFC-e costuma ser usada no varejo, como em supermercados, farmácias e restaurantes.
A grande vantagem da NFC-e é que ela digitaliza todo o processo de emissão do cupom fiscal. Isso facilita a geração das notas fiscais e evita fraudes.
Apesar de ser um documento digital, é possível gerar o DANFE NFC-e, sua representação gráfica simplificada, contendo um QR Code. Isso permite que os consumidores validem o documento a qualquer momento pela internet.
4. Nota Fiscal Avulsa (NFA)
A Nota Fiscal Avulsa tem a mesma validade dos demais tipos de notas fiscais, com o diferencial de ser emitida individualmente. É possível usar a NFA para a venda de produtos ou prestações de serviços.
Esse modelo pode ser usado por não contribuintes do ICMS, dispensados da emissão da NF-e. Nesse sentido, é uma alternativa para MEIs dos setores de comércio e indústria, pessoas físicas e empresas com baixo volume de vendas.
As regras para emitir a NFA variam conforme o estado. Mas, em geral, é preciso fazer uma solicitação junto à Sefaz e seguir as instruções para emitir cada NFA.
Além disso, a Nota Fiscal Avulsa é uma opção para autônomos que prestam serviços como pessoa física. Nesse caso, é preciso consultar as regras de emissão na prefeitura da cidade.
É possível usar a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) ou fazer a emissão manualmente. Em ambos os casos, é preciso seguir as normas do estado ou município competente.
5. Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Este documento fiscal é obrigatório em prestações de serviço de transporte intermunicipais.
Assim, o CT-e precisa ser emitido para garantir a movimentação legal de mercadorias, independentemente do modal utilizado. Nesse sentido, são exemplos de modais: rodoviário, aéreo, aquaviário e ferroviário.
Então, cabe à empresa responsável pelo transporte de carga emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico.
6. Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais permite vincular diversos documentos a uma única unidade de carga.
Esse documento fiscal é aplicável a empresas envolvidas no transporte rodoviário interestadual ou intermunicipal, que têm a responsabilidade pelo frete de mais de um CT-e.
Da mesma forma, é utilizado por empresas que enviam mercadorias em transportes que exigem mais de uma NF-e.
7. Nota Fiscal Complementar
Esse tipo de nota fiscal é utilizado para corrigir valores tributários e validar uma operação fiscal.
Por isso, ele é usado principalmente para corrigir erros em situações como variações na cotação da moeda em exportações, reajustes de preços de produtos e erros no cálculo de impostos.
Portanto, quando a nota original registra uma quantidade ou valor inferior ao da operação efetiva, é necessário emitir a Nota Fiscal Complementar. Além disso, é preciso justificar a emissão do novo documento.
8. Nota Fiscal de Exportação
A Nota Fiscal de Exportação é utilizada para registrar operações de venda de mercadorias para o exterior.
Vale dizer que não se trata de um modelo específico de nota fiscal, podendo ser utilizada a NF-e.
Mas, por ser usada em operações internacionais, é preciso providenciar outros documentos nas transações. Assim, antes emitir a Nota Fiscal de Exportação, é necessário gerar a fatura comercial.
Portanto, a Nota Fiscal de Exportação só deve ser emitida quando as negociações forem finalizadas, com o pagamento quitado.
E, após gerar a NF de Exportação, é preciso emitir ainda a Declaração Única de Exportação (DU-E).
9. Nota Fiscal de Devolução
A Nota Fiscal de Devolução é utilizada em situações nas quais a nota fiscal é gerada regularmente, mas a transação não é finalizada.
Isso ocorre quando a pessoa compradora recusa a entrega de um produto, por exemplo.
Por regra, a empresa que vendeu o produto deve gerar a NF de Devolução. Porém, em transações entre pessoas jurídicas, a empresa compradora pode gerar a Nota Fiscal de Devolução.
10. Nota Fiscal de Remessa
Esse tipo de nota fiscal permite registrar a circulação de mercadorias sem a intenção de venda. Ou seja: quando há isenção de impostos.
Assim, os exemplos de situações nas quais a NF de Remessa pode ser usada incluem: envio de brindes, produtos para conserto, mercadorias para exposições e transferências entre unidades.
Sendo assim, a NF de Remessa garante a regularidade do transporte de mercadorias sem fins de venda, devendo estar em posse da transportadora.
11. Nota fiscal denegada
Uma nota fiscal denegada significa que a Sefaz encontrou alguma irregularidade na inscrição estadual do CNPJ emissor ou destinatário da nota.
Dessa forma, a nota fiscal denegada não pode ser corrigida, ficando inutilizável. Mesmo assim, é preciso arquivar a nota denegada por cinco anos na estrutura contábil da empresa.
Isso porque pode ser necessário apresentar o documento para fins de comprovação a órgãos fiscalizadores.
E para resolver o problema, é preciso entrar em contato com a Sefaz e resolver as pendências que levaram à denegação da nota.
12. Nota fiscal rejeitada
A nota fiscal rejeitada ocorre quando existe algum erro no preenchimento que impede sua emissão.
Porém, se o erro que levou à rejeição for corrigido, a nota pode ser usada posteriormente. Diferentemente do que ocorre quando a nota é denegada.
Assim, para resolver o problema, é preciso consultar o erro sinalizado na nota fiscal rejeitada e fazer a correção.
Agora você já conhece os principais tipos de notas fiscais utilizados por empresas no Brasil. E, sabia que já dá para emitir suas notas fiscais na Cora? Fique à vontade para conhecer melhor essa novidade!
