Por mais que a empresa tenha critérios ao escolher suas parcerias, a troca de fornecedor pode ser necessária às vezes. Nessa hora, é importante saber conduzir a mudança para não prejudicar a operação do negócio.
Isso porque, problemas com um produto ou serviço essencial podem afetar a produtividade da empresa e até a relação com o público.
Mas, com as dicas que preparamos, seu negócio estará pronto para fazer uma troca de fornecedor com planejamento e segurança.
Quais os motivos para fazer uma troca de fornecedor?
As parcerias são fundamentais para qualquer empresa. Afinal, o negócio depende do fornecimento de produtos e serviços para realizar suas atividades, gerar receita e lucrar.
Porém, diferentes razões podem levar a gestão a considerar uma troca de fornecedor. Entre as mais comuns, podemos citar:
Aumento do preço
Reajustes periódicos na precificação são normais. Porém, o aumento do preço de um produto ou serviço pode levar à troca de fornecedor.
Nesse sentido, é preciso considerar as cláusulas contratuais de reajuste e o impacto do aumento na margem de lucro da empresa, entre outros aspectos.
Porém, se o custo do fornecedor for incompatível com o planejamento orçamentário empresarial, a mudança deve ser considerada.
Lembrando que o preço não deve ser o único critério de escolha de um fornecedor, pois também é preciso analisar fatores como qualidade, entrega e suporte, entre outros.
Problemas de qualidade
Se o produto ou serviço vem apresentando problemas de qualidade, também pode ser hora de mudar de fornecedor.
De todo modo, aqui também é preciso considerar as condições e garantias previstas em contrato para uma avaliação justa.
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Atrasos nas entregas
O descumprimento dos prazos de entrega pode ter sérios impactos na operação da empresa, trazendo prejuízo.
Nesse sentido, o negócio pode sofrer com o desabastecimento de produtos ou não ter condições de prestar um serviço, por exemplo.
Por isso, atrasos frequentes e não justificados também estão entre os principais motivos para trocar de fornecedor.
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Suporte ineficiente
Se a empresa tem dificuldade para acessar o fornecedor quando precisa de suporte, também é um motivo para considerar uma substituição.
Pois, assim como os atrasos nas entregas, os problemas de suporte podem paralisar as operações, prejudicando as finanças do negócio.
Estes são os motivos mais comuns para cogitar uma troca de fornecedor. Mas você pode avaliar a mudança sempre que uma parceria descumprir suas obrigações e não demonstrar intenção de solucionar os problemas, após ser notificada.
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9 dicas para fazer uma troca de fornecedor com sucesso
A troca de fornecedor é um processo que exige planejamento e cuidado. Caso contrário, a produtividade da empresa pode ser prejudicada, assim como a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
Porém, sabendo como conduzir o processo, você consegue fazer a mudança sem trazer impactos negativos para o negócio.
Então, preparamos algumas dicas para fazer uma troca de fornecedor bem-sucedida.
1. Tenha clareza sobre o motivo da troca
Em primeiro lugar, é preciso definir com precisão os motivos que levaram à decisão de trocar de fornecedor.
Dessa forma, fica mais fácil definir quais as características e requisitos para fazer a substituição, para nortear a escolha do novo fornecedor.
2. Avalie as necessidades atuais da empresa
Além de considerar os motivos que levaram à mudança de fornecedor, é preciso considerar a situação atual da empresa para definir suas prioridades.
Nesse sentido, pode ser que a redução de custos seja prioridade, fazendo com que o preço do produto ou serviço contratado tenha um peso maior.
Em outras situações, o foco pode ser a qualidade, rapidez de entrega ou mesmo o suporte oferecido pelo fornecedor.
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3. Busque alternativas
Faça uma pesquisa para encontrar possíveis fornecedores do produto ou serviço em questão.
Para isso, você pode pedir indicações a outras pessoas empresárias, além de perguntar em fóruns e grupos na internet ligados ao nicho da sua empresa.
Outra forma de encontrar fornecedores em potencial é frequentar eventos de negócios do seu segmento de atuação. E uma boa pesquisa no Google também pode ajudar.
4. Organize as informações dos fornecedores
Já com a lista de potenciais fornecedores pronta, é hora de organizar as opções. Para isso, você pode fazer uma planilha contendo informações como preços, lista de produtos ou serviços disponíveis, sistema de entrega, canais de contato, etc.
Assim, ao organizar essa planilha, você já consegue avaliar quais opções estão mais alinhadas ao que a empresa busca com a mudança, funcionando como uma pré-seleção.
5. Avalie os fornecedores em potencial
Nesta etapa, você deve entrar em contato com os possíveis novos fornecedores de sua lista, para obter mais informações e tirar dúvidas.
Desse modo, o objetivo dos contatos e reuniões é entender se o fornecedor realmente pode atender às necessidades da empresa. Avalie inclusive as condições e garantias contratuais propostas.
Lembre-se de que investir o tempo necessário na seleção é fundamental para atingir os resultados esperados com a mudança de fornecedor.
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6. Faça um teste, se possível
Se possível, faça um período de teste antes de fechar um contrato mais longo com o novo fornecedor. Afinal, por maior que seja o cuidado na seleção, você só conhece realmente o produto ou serviço com o fornecimento.
7. Planeje e alinhe as datas dos contratos
Para que a empresa não fique “descoberta”, é importante alinhar a data da rescisão do contrato de prestação de serviço do antigo fornecedor e o início da nova parceria.
Sendo assim, você pode deixar até que os contratos se sobreponham por um tempo, para garantir que não haverá falta do produto ou serviço em questão.
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8. Comunique a mudança ao time
É importante que todas as pessoas colaboradoras impactadas pela mudança de fornecedor sejam comunicadas sobre a troca com antecedência.
Dessa forma, elas podem fazer sugestões para a nova parceria e conseguem se preparar para possíveis alterações nos processos.
9. Escolha a melhor época para a troca
É válido considerar ainda a melhor época para fazer a troca de um fornecedor. Nesse sentindo, períodos de alta na produção ou movimento devem ser evitados.
Assim, você protege a empresa de um impacto maior no fluxo de caixa, caso dê algum problema com o novo fornecedor.
Essas foram as dicas para trocar de fornecedor sem estresse. Esperamos que o artigo ajude sua empresa conduzir esse processo da melhor forma.
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